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Cómo optimizar la gestión de la información en sólo tres pasos

Por: Rodrigo Llop, Director de Desarrollo de Negocios
SAS Latinoamérica Norte

El manejo de los datos es el tema que se subestima generalmente en cualquier proyecto empresarial, pero es de suma importancia para lograr los objetivos de negocio. En Estados Unidos, se pierde al año 600 bdd por la baja calidad de datos, según The Data Warehousing Institute. La división de SAS Institute, DataFlux, reporta que 88% de los proyectos de integración de datos fallan por problemas en la calidad de éstos.

La gestión de la información debe ser estratégica: ahora que se tienen grandes cantidades de información, la pregunta es cómo procesarlas rápida y eficazmente para obtener datos relevantes para la organización. De esta manera, se puede alcanzar una reducción significativa en costos al utilizar la información correctamente e incrementar la productividad y el valor para la empresa.

Hace tres años la pregunta era ¿qué significa la gestión de la información y por qué la necesitamos? Hoy en día, las organizaciones saben que necesitan aprovechar al máximo sus datos; ahora la pregunta es ¿cómo empezamos? El error más común en las empresas es no alinear sus datos con las oportunidades de negocio, y enfocarse sólo en las plataformas de tecnología.

En México, la necesidad de un acceso rápido a soluciones de Business Intelligence de calidad y de mayor autonomía en las áreas decisivas del negocio ha hecho imperativa y compleja la gestión eficaz de los activos de información.

En muchas ocasiones los datos en las empresas son de difícil acceso y están “contaminados” por otros inservibles. Al no disponer de soluciones analíticas, las bases de datos que han conseguido almacenar información relevante no pueden rentabilizarse al máximo.

Para lograr una gestión estratégica se requiere:

• Reconocer la información de la empresa como un activo estratégico que debe ser manejado como tal.
• Un proceso de definición y gestión para el diseño y el modelado.
• La integración contextual de todos los datos sin importar el tipo (estructurado, semi-estructurado o no estructurado), origen (interno o externo) y ubicación.

Así como la analítica se aplica a diferentes problemas de negocio para ganar eficiencia y generar valor, también sirve para optimizar las rutinas de gestión de la información, sentando las bases de un enfoque estratégico de administración de la información.

3 pasos para una gestión estratégica

Para garantizar el éxito, es fundamental seguir tres pasos que conducen a una cultura basada en el uso de la información:

1. Planificación: fijar objetivos claros y diseñar la estructura tecnológica para lograrlos; lo importante es que la empresa no se ahogue en demasiadas soluciones tecnológicas sin utilidad.
2. Almacenamiento de datos: trabajar con las soluciones de extracción, transformación y carga de datos, las cuales los detectan, integran y limpian antes de almacenarlos. Se requiere una gran flexibilidad en la acumulación y acceso a los datos, así como tecnología de seguridad, reserva y recuperación para el manejo de grandes volúmenes de información.
3. Implementación de soluciones de inteligencia: utilizar las herramientas que faciliten el análisis de datos para obtener conocimiento inteligente a partir de los mismos. Existen distintos grados de complejidad: primero las soluciones de reporting que elaboran informes predeterminados con tan sólo pulsar una tecla; luego, las aplicaciones OLAP (online analytical processing) que permiten a los usuarios diseñar sus propios procesos de gestión de datos para obtener conocimientos muy precisos; y por último, las más poderosas basadas en analítica y minería de datos que responden a preguntas clave a través de modelos matemáticos como estadística, redes neuronales, entre otros.

SAS cuenta con diversas soluciones, herramientas, metodologías y flujos de trabajo para la gestión de la información, los cuales permiten administrar los datos como un activo valioso e impulsar, tanto los principales procesos operativos, como la toma de decisiones estratégicas.

Para lograr el proceso de tres pasos se necesita que las TI adquieran un enfoque estratégico, al apoyar otras áreas como ventas y atención al cliente para facilitar la recopilación y administración de datos en transacciones, compras, pagos, quejas, entre otros. El principal riesgo es convertir en un ejercicio académico lo que debería ser un conjunto de tácticas específicas a llevar a cabo, pero ¿acaso no vale la pena emprender el reto para llevar a la organización a otro nivel de evolución?