El sector de Comunicaciones Unificadas fue definido en 2003 derivado del análisis en el uso fragmentado de las herramientas de comunicación disponibles en ese tiempo por Siemens Enterprise Communications y ofrecer una solución a las organizaciones.
Se identificaron 3 entornos de comunicación:
Entorno fijo: Teléfono de oficina, teléfono de casa
Entorno móvil: Teléfono celular, Teléfono DECT
Entorno IT: Softphone, mensajería instantánea (chat), e-mail
En estos 3 entornos se colocaron múltiples herramientas de comunicación disponibles pero que no lograban ser suficientemente efectivas porque la comunicación se encontraba aislada entre cada uno de los entornos sin tener interacción lo que generaba una comunicación fragmentada que requería ser unificada.
Los cambios en las economías del mundo y en las cuales México se encuentra inmerso han colocado a las organizaciones a enfrentar hoy un entorno complejo con retos desafiantes como reducir costos, eficiencia operacional, mejorar la productividad y colaboración para obtener ventaja competitiva que les permita ponerse delante de su competidores.
Los avances en la tecnología del consumidor sobre todo en los dispositivos móviles y la manera que interactuamos con ellos; impactan en la forma que los colaboradores de las empresas se comunican e interactúan entre sí en su vida personal a través de diferentes medios sociales lo cual genera una nueva necesidad por parte de los colaboradores a las organizaciones.
Existen tres fuertes tendencias por parte de los colaboradores que han generado lo que hoy es conocido como el “consumerization” de TI:
Movilidad sin límites: Demanda de acceso en cualquier lugar a servicios de comunicaciones e información, ya sea desde la oficina, en el hogar, el automóvil o el aeropuerto. El aumento en las velocidades de banda ancha móvil, de 3G a 4G (a 2.2 mbps en 2015), y los increíbles niveles de compra de teléfonos inteligentes(Smartphones) y tablets están intensificando esta revolución móvil y generando un entorno mucho más rico en datos y aplicaciones
La experiencia del usuario de última generación: los colaboradores se preguntan por qué sus aplicaciones y dispositivos corporativos no son tan fáciles de usar como los que tienen en sus teléfonos inteligentes para el consumidor, o por qué no es tan fácil tener acceso a ellos. La generación actual de dispositivos conectados cuenta con interfaces increíblemente naturales en las que abundan las pantallas táctiles y los controles digitalizados. Si se utiliza Android, su experiencia con teléfonos inteligentes y tablets es idéntica. Mientras tanto, Apple, y recientemente Microsoft, son los encargados de expandir esa consistencia entre todo su portafolio.
Colaboración social: los colaboradores desean comunicarse y colaborar más en las redes sociales (ya sea a través de chat de mensajería instantánea, colaboración en la web o, cada vez más, por video), pero lo que es más importante aún es que también lo desean los clientes. La colaboración social con colegas a través de mensajería instantánea, videos y conferencias web puede ayudar a que las empresas compartan los conocimientos con más eficacia (y mayor velocidad), tomen decisiones más rápidamente, aumenten la productividad e incrementen la innovación en toda la empresa. En la actualidad, incluso es posible tener acceso a redes de TI y administrarlas a través de Twitter
En este contexto “Bring your Own Device” cobra relevancia porque los colaboradores demandan la libertad de elegir el tipo de dispositivo (Smartphone/Tablet), Interfaz de usuario y Sistema Operativo con el cual se sienten más cómodos para comunicarse y colaborar en su entorno profesional.
El enfoque de solución a estas necesidades son el uso de las Comunicaciones Unificadas, las comunicaciones eficaces generan una ventaja real en las organizaciones siempre y cuando se tomen en cuenta 3 factores importantes:
Factor Humano:
Empleados entusiastas, motivados y productivos
Altamente capacitados, con profunda experiencia del sector
Empleados con los que se puede hacer negocios fácilmente:
Rápida ubicación
Capacidad de respuesta
Factor Financiero
Mejorar la rentabilidad y margen
Retención y adquisición de clientes
Costo total de propiedad menor
Maximizar el rendimiento de las inversiones
Innovación
Adopción temprana de tecnología
Tecnología alineada con los Procesos empresariales
Aprovechar la tecnología para colaboración y acelerar procesos creativos de innovación
La posibilidad de colaborar y beneficiarnos a partir del “conocimiento colectivo” nos ayuda a tomar decisiones más rápido y en el entorno empresarial dinámico en el que vivimos es fundamental. Aprovechar la tecnología y ganar tiempo en la oficina, tiempo productivo, o darles a los tele-trabajadores el mismo acceso a información y sistemas de la oficina desde su casa, inclusive podríamos emplear al mejor personal de cualquier parte del mundo.
Un impacto benéfico en la mejora de la productividad de nuestros colaboradores puede reflejarse cuando se usan tecnologías como:
Número único inteligente(One Number Service) y VoIP para reducir costos de la telefonía móvil
Conferencias de audio y web en aplicaciones de escritorio que eviten costosos proveedores externos
Integrar comunicaciones de voz y video en nuestras herramientas empresariales preferidas
Hacer clic para llamar desde nuestro sistema de correo electrónico, mensajería instantánea
Hacer que las llamadas o correos de voz se escuche en cualquier dispositivo de nuestra elección
Es importante que cuando se evalúe una solución de Comunicaciones Unificadas se consideren elementos claves como son: una solución que opere en base a protocolos y estándares internacionales tanto en hardware como en software, para asegurar la integración con sus diferentes dispositivos de comunicaciones actuales. Y por último, considerar que la arquitectura de software utilice un enfoque SOA (Service Oriented Architecture) al ser un elemento clave en la integración con las aplicaciones actuales y futuras como lo son hoy las redes sociales, CRM y ERP que existen en las organizaciones.
Las organizaciones hoy ya pueden acceder a soluciones de Comunicaciones Unificadas sin necesidad de grandes inversiones de capital porque existen en el mercado opciones que pueden ser contratas desde la “Nube” en esquema de SaaS (Software as a Service, por sus siglas en inglés) que les permite habilitarlas en base a perfiles de sus colaboradores (usuarios) y que en esquemas de pago por uso.
Es evidente que las Comunicaciones Unificadas y entregas de servicio desde la Nube detonarán la forma en que las organizaciones se comuniquen, trabajen y generen nuevos negocios a través de la ventaja competitiva obtenida de la correcta aplicación de las mismas.
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Aaron Olmedo Helgueros es Subdirector de Marketing en Siemens Enterprise Communications en México. Aarón es Ingeniero en Electrónica y Comunicaciones egresado de la Universidad Iberoamericana (UIA). Cuenta con una Maestría en Redes y Sistemas de Información para la Empresa por parte de la École Nationale Supérieure Des Télécommunications de Bretagne (ENSTB) en Rennes, Francia y una Maestría en Tecnologías de Información y Administración por el Instituto Tecnológico Autónomo de México (ITAM).
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