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Herramientas para compartir archivos en empresas

En SG, al igual que en prácticamente todas las empresas, tenemos la necesidad de compartir archivos tanto entre nuestro staff como con colaboradores externos. Hoy estaba redactando un correo a mi staff respecto a las distintas opciones y mi opinión sobre cada una. Me di cuenta que esta información podría ser de interés para los lectores de SG así que la comparto aqui, tanto por si a alguien le sirve la info como por si alguien tiene alguna sugerencia de que otra(s) herramienta considerar. ----------------

Las necesidades

La necesidad primordial es compartir o enviar archivos a otras personas. Tradicionalmente esto se hace enviando archivos por email, o subiéndolos a algún servidor (ya sea un servidor propio por ftp, o un servicio público para downloads). Sin embargo, este mecanismo tiene muchas limitaciones, especialmente en escenarios de colaboración empresarial donde el ideal es que: 1. Se tenga control/historial de versiones. 2. Todos los involucrados siempre tengan acceso a la última versión. 3. Se pueda tener control fino de permisos y acceso a archivos. 4. Se pueda compartir archivos con personas tanto dentro como fuera de la organización. 5. No solo se manejen archivos individuales, sino carpetas con estructuras de subdirectorios. 6. Se tenga "buscabilidad", no solo para facilmente encontrar archivos, sino también para buscar en los contenidos de los archivos. Adicionalmente, en el caso de SG tenemos un ambiente bastante heterogeneo con Windows (la mayoría del staff), OSX (los diseñadores) y Linux (los programadores y yo), por lo que requerimos una herramienta con cliente para estos sistemas operativos.

Alternativas

Google Docs/Drive

Google docs es un mecanismo popular para compartir documentos de texto y hojas de cálculo. La ventaja es que todos siempre tienen acceso a la versión más reciente, varias personas pueden editarla al mismo tiempo, y automáticamente se guarda el historial de cambios. Aunque se requiere una cuenta de gmail o google apps para usarlo, es un inconveniente relativamente pequeño. El inconveniente de Google Docs es que requieres estar conectado a Internet para editar documentos (sé que hay mecanismos para offline editing, más adelante hablo de ellos). Recientemente Google Docs fue "actualizado" como Google Drive, enfatizando que puedes tener ahí todo tipo de archivos, no solo documentos. Mi inconveniente con Google Drive es que no es práctico/rápido estar subiendo archivos. Por muy ágil que sea la interfaz web, requiere que habra un website, de boton a upload, seleccione el archivo de mi máquina, le de submit, y me espere a que termine el upload.

Dropbox

Dropbox se ha hecho muy popular entre los usuarios individuales, quienes lo usan principalmente para tener acceso a sus archivos personales desde distintas computadoras/dispositivos. Sin embargo, este uso ya también ha sido extendido a las empresas, donde los usuarios ven en dropbox un mecanismo sencillo para compartir archivos con terceros. Por cierto, este fenómeno donde se le da uso empresarial a herramientas originalmente diseñadas para consumidor es lo que se conoce como "Consumerization of IT", que ahorita anda muy de moda. La principal ventaja de dropbox es que es muy sencillo y práctico de usar. Mi inconveniente, al menos con las cuentas de usuario individual, es que se presta a tener un caos de carpetas ya que no hay administrador central, y estás sujeto a que las carpetas queden bajo la estructura que se le ocurrió a quien te comparte cada carpeta. Por otro lado, el manejo de permisos no es suficientemente fino para necesidades avanzadas. Existe la versión empresarial (Dropbox for teams), que se supone que resuelve muchos de estos problemas, pero el esquema de precios me parece caro (al menos para PyMEs en latinoamérica) y poco flexible (el paquete de inicio con 5 usuarios cuesta $795 al año, y $125 por usuario extra).

SugarSync

Preguntando por opciones a Dropbox me encontré con SugarSync. Encontré muy buenos comentarios pero a mi no me funciona porque no hay cliente para linux.

InSync

Otra opción que encontré fue InSync. Básicamente, lo que Insync hace es autosincronizar tu google drive con una carpeta local de tu máquina. O sea que es como dropbox pero con tu google drive. Al menos para mí, que como ya comenté utilizo mucho google docs, esa es una propuesta bastante atractiva. Su cliente de linux apenas está en beta, pero ya lo estuve utilizando y funciona. Así que creo que es lo que estaremos usando en SG.

Vedocs

Una opción creada por una empresa de software mexicana es Vedocs. Su lista de features y planes se ve interesante. http://www.vedocs.mx/planes.html . En mi caso particular, no la probé porque no tiene cliente para OSX ni Linux.

VMware Octopus

Un amigo de VMware me comentó que pronto lanzarán una herramienta con este propósito, que hasta ahora se llama Project Octopus. http://www.vmwareoctopus.com

¿Qué opinas? ¿Qué otras herramientas para este propósito conoces o utilizas? ¿Qué características te son más utiles? ¿Cómo es tu workfllow para compartir archivos?