Cada día me parece más evidente que el mercado de ECM en México tiene gran potencial: en tan solo una semana he escuchado de tres fuentes distintas que "solo se necesita escanear los documentos". Un asociado, un cliente potencial y un conocido que trabaja en una institución de gobierno utilizaron casi las mismas palabras: "los usuarios/empleados/clientes solo quieren escaner sus documentos para consultarlos después". ¿cómo los van a consultar? ¿cómo van a controlar quién consulta qué documentos? ¿de qué forma deben organizarse los documentos para agilizar su consulta? ¿por qué los necesitan consultar? ¿cuál es el origen de esos documentos? ¿a qué procesos le dan soporte? Esas son preguntas que no le preocupan a los usuarios/empleados/clientes.
Detrás de esa necesidad de escaneo y consulta existen procesos manuales, procesos que se llevan a cabo en sistemas transaccionales o procesos automatizados que pueden ser beneficiados por el uso de una plataforma de ECM; y la consulta de los documentos per se es una actividad que requiere la clasificación, protección y facilidad de uso que un usuario no puede obtener si se escanean los documentos a un directorio compartido, a un CD o, incluso, a una BD; aún y cuando se pueda agregar un motor de indexación y búsqueda.
Y si pensábamos que el advenimiento de la oficina sin papel está cada día más cerca y que el escaneo de los documentos es un actividad que a mediano plazo no será necesaria, entonces habría que revisar el reporte de The Paper Free Office - dream or reality? (con la suscripción gratuita es posible consultar el documento) para encontrar varios puntos interesantes:
El estudio se llevó a cabo entre Noviembre de 2011 y Enero de 2012 en empresas de todo el mundo, aunque el 56% están en USA y solamente el 2% se ubican en Latinoamérica; con estos el escenario en México podría ubicarse en un manejo mayor del papel.
En este estudio hay otros datos interesantes, como los principales elementos de ROI de un proyecto de escaneo o la adopción de escaneo desde dispositivos móviles
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