Administración Colaborativa de Riesgos

Introducción
Después de varios años trabajando y dando consultoría en empresas de diferentes giros, llego a la conclusión de que la administración de los riesgos es un asunto únicamente de los Project Managers. Son los únicos preocupados por la detección y seguimiento de los riesgos de sus proyectos. Esta situación crea una falta de preocupación por parte del resto del equipo respecto a los riesgos de su proyecto e imposibilita el análisis colaborativo y las ventajas que con éste podemos lograr.
Esta técnica surge enfocada en atender esta problemática, la cual consiste en administrar los riesgos de una manera Colaborativa para que de esta forma todos los miembros del equipo se sientan involucrados y puedan aportar a la identificación y monitoreo de los riesgos de su proyecto.

Administración Colaborativa de Riesgos
Es necesario que el Project Manager coordine la dinámica asumiendo el rol de “Facilitador”. Él será el encargado de definir los asistentes para las sesiones de identificación y seguimiento de los riesgos, establecer un lugar con el tamaño adecuado para las sesiones, enviar las invitaciones y obtener los recursos necesarios para las sesiones (tarjetas, marcadores, plumas, proyector, etc.). Si existieran asistentes virtuales, ocuparse de que las herramientas de teleconferencia estén disponibles al momento de las sesiones.

1.Identificando Riesgos
Propósito: detectar los riesgos por el EQUIPO del proyecto y otros invitados. Consiste en los siguientes pasos:

a. Dividir a la audiencia en grupos (si es menor a 6 personas, considerar a cada uno de los asistentes por separado), según el contexto invitar a otros stakeholders como por ejemplo: gerentes del área técnica, representantes del área usuaria, directores y/o gerentes del área usuaria, etc.
b. Entregar tarjetas a cada uno y pedir que escriban los riesgos que detectan, uno por tarjeta.
c. Pedir a cada miembro o grupo que peguen los riesgos en una pizarra y los expliquen (ver figura 1). A través de este ejercicio obtendremos una mayor participación, una mejor cobertura y una comprensión compartida de las preocupaciones de todos.

2. Agrupando Riesgos
Propósito: evitar tener riesgos repetidos o muy parecidos, para eso se utilizará la técnica de Agrupación por Afinidad.

a. El facilitador leerá cada uno de los riesgos y los asistentes indicarán si está relacionado con algún otro colocando la tarjeta del riesgo junto con la del que se relaciona.
b. Repetir éste paso con cada uno de los riesgos y lograr el consenso de la agrupación de ellos.

3. Categorizando Riesgos
Propósito: priorizar los riesgos identificados, tener una representación gráfica que proporcione información visual clara de los riesgos identificados y evaluados colectivamente por el equipo.

a. Dibujar los ejes de Probabilidad/Impacto, considerando en el eje de las “y” la Probabilidad de ocurrencia del riesgo y en el eje de las “x” el Impacto del mismo (ver figura 2).



b. Pedir a uno de los grupos o asistentes que coloque un riesgo entre los ejes y pasarle la posibilidad de ocurrencia al siguiente. Los riesgos más graves quedarán en el extremo superior derecho, los riesgos menos críticos en el extremo inferior izquierdo, probablemente no vale la pena preocuparse por ellos (ver figura 3).



c. Los siguientes pueden mover el riesgo anterior, colocar un nuevo riesgo o no hacer nada.
d. Repetir éste paso hasta que todos hayan participado y no se necesiten más movimientos de los riesgos.

4. Monitoreando Riesgos

a. Una vez categorizados los riesgos, establecer en conjunto con los asistentes un responsable para cada uno.
b. Cada uno de los responsables tomará su riesgo y lo colocará en el “Tablero de Amenazas” (ver figura 3) según la estrategia de respuesta que seleccione.
c. Cada uno de los responsables establecerá en una tarjeta las acciones que se llevarán a cabo de acuerdo a la estrategia de respuesta seleccionada.
d. Los riesgos podrán ser cambiados de lugar y sus actividades podrán ser tachadas o alteradas por el responsable de ellos.
e. El tablero deberá estar en una parte donde mínimamente el equipo pueda observarlo (si existieran miembros que participan de manera remota, utilizar algún software que permita establecer el tablero y el eje cartesiano, para poder administrar los riesgos de manera virtual).
f. Establecer reuniones regulares en las que se monitorearán los riesgos con el grupo que participó en la identificación inicial. Durante este monitoreo se revisarán los riesgos que fueron detectados anteriormente y quedaron en el eje de Prioridad/ Impacto como no críticos, ya que pueden cambiar su prioridad en el transcurso del proyecto. Luego se comienza con el paso 1 nuevamente.

Recomendaciones sobre el uso del Tablero de Amenazas
El Tablero de Amenazas (ver figura 3) consiste en dos filas horizontales aparte de la de Títulos, una de “Por Hacer” y otra de “Hecho”. También contiene una columna por cada estrategia de respuesta a riesgos:

•Evitar: realizar acciones para remover por completo el riesgo.
•Transferir: realizar acciones para traspasar el riesgo a otra persona o entidad. Esta estrategia presupone una inversión importante para poder hacer esta transferencia, obviamente que este gasto debería ser mucho menor al que se incurriría si el riesgo se transformara en problema.

Uno de los ejemplos más claros de acciones para esta estrategia es la contratación de seguros.

•Aceptar/Contener: el responsable del riesgo no ha identificado otra estrategia adecuada, esto se debe a que no siempre se pueden eliminar todas las amenazas de un proyecto. Esta estrategia de aceptación puede ser Activa o Pasiva, para el caso de la primera estrategia se establecen actividades de contingencia, mientras que para la segunda el riesgo directamente puede pasar a la fila de “Hecho” ya que no se llevarán a cabo actividades.
•Mitigar/Contener: se establecen actividades para disminuir la probabilidad de ocurrencia y/o el impacto del riesgo. También se pueden establecer actividades para la Contingencia, es por eso que en el riesgo 4 de la figura 3 (ver rectángulo con línea de punto) existen dos tarjetas de acciones asociadas al riesgo, uno relacionada a las actividades de Mitigación (marcada con una M en el extremo superior derecho) y otro relacionada a las actividades de Contingencia (marcada con una C en el extremo superior derecho).

Establecer reglas básicas:

a. El color de las tarjetas pueden indicar algo, por ejemplo para identificar los riesgos se utilizan las amarillas, para establecer las acciones a realizar se utilizan las rosadas y para registrar las acciones que se fueron realizando las verdes.
b. Establecer las secciones que contendrán cada una de ellas por ejemplo:
Considerar escribir las reglas a un costado del tablero para que estén siempre visibles y cualquiera que vea el tablero lo pueda entender.

Consideraciones para el facilitador
•Si hay una gran cantidad de movimiento que puede tomar un tiempo para que los riesgos se estabilicen, sea paciente, deje que el equipo sienta la divergencia en el grupo y permítales decidir cuándo es hora de dejar de mover los riesgos.
•Si hay participantes remotos, dividir los ejes (ver figura 2) en una rejilla de 4x4 y enumere cada celda, pida a cada participante remoto que le diga en qué celda colocar los riesgos. Lo mejor es que lo visual sea compartido, considere el uso de una herramienta de conferencia web y una herramienta que pueda mostrar los ejes de riesgos.
•Es bueno permitir debates sobre el movimiento que se realizan de los riesgos, siempre que contribuyan a comprender mejor el riesgo y su respuesta. Evite discusiones que no tengan este espíritu y obstruyan la dinámica.
•Busque que todos los participantes colaboren, en grupos grandes preste atención a los debates internos de los grupos y considere las expresiones de los miembros.

Conclusiones
Para terminar me gustaría recordar el significado de la palabra Riesgo, “es un evento incierto que puede provocar una pérdida, daño o perjuicio”. Esto quiere decir que un riesgo no es un problema, ya que el problema es un evento cierto, algo que ya sucedió y que tenemos que solucionar. Esto es lo que hace tan importante desde mi punto de vista a la administración de riesgos y es por eso que si la ejecutamos de manera correcta y oportuna, nos puede evitar grandes dolores de cabeza.
Para lograr esto es necesario que todos los involucrados en el proyecto tengan las capacidades necesarias para realizar una administración de riesgos eficiente. El contar con diferentes puntos de vista debido a la colaboración de involucrados con diferentes habilidades, nos permitirá aportar mayor valor, construyendo equipos de proyectos altamente proactivos.