Una nueva forma de comunicación

Usando Web 2.0 como una herramienta empresarial

La evolución de las tecnologías de la información nos ha llevado al punto en que, logramos comunicarnos eficientemente y en tiempo real con compañeros de trabajo que se encuentran geográficamente distribuidos. Hoy en día, es de lo más normal trabajar por medio de oficinas virtuales, comunicarnos a través de mensajería instantánea, video conferencia, voz por IP, y la lista continúa. ¿Cómo es posible que nos podamos relacionar, comunicar, intercambiar formas de pensar?, y mejor aún, generar valor a través de la información que producimos en nuestros equipos de trabajo...

Esta evolución nos guía hacia una nueva forma de comunicación, conocida como Web 2.0, la cual podríamos decir, se enfoca en tres ideas principales:

1. Internet no sólo vista como fuente de información, sino también como un repositorio universal para la generación de contenido.
Es decir, no sólo ver a la red de redes como un lugar para “navegar”, sino para encontrar información y, a partir de ésta, generar mayor conocimiento. El concepto de comunicación entre los usuarios de la Internet está cambiando, esto es en esencia diferente de simplemente publicar información de interés, o incluso un catálogo de ventas, o encontrar trabajo. Los Blogs y los Wikis, soportan la posibilidad de la distribución y retroalimentación de distintas ideas, pensamientos, e incluso innovación. Esta forma de relacionarse, será llevada a ambientes mucho mayores, empezando por las universidades, donde los estudiantes aprenden a relacionarse con sus compañeros y profesores; a compartir ideas, estrategias, formas de pensar y actuar, a niveles incluso profesionales y de negocios.

Las herramientas y soluciones de productividad que proveen productos como Web Office, seguirán este mismo camino: el que la Web no sólo es para consumirse de forma unidireccional, sino que aporte un apoyo para la creación de una comunidad universal de conocimiento.

Los profesionistas podrán usar los Blogs y Wikis como un medio disponible para hacer más eficiente la comunicación en las empresas, incluso para compañías transnacionales donde no es tan fácil mantener el contacto y comunicación, o estar enterado de lo que se está haciendo al otro lado del mundo. Inclusive podrán utilizar estas herramientas como medios para coordinar esfuerzos, habilidades, investigación y desarrollo, seguimiento de cuentas, coordinación de proyectos e incluso la capacidad de poder contar con espacios de discusión instantáneos sin que la localidad geográfica parezca un impedimento.

2. La publicación de contenido, para ser consumida y utilizada a través de muchos medios, representa una ventaja significativa en la comunicación de información.
Con el uso de Blogs y Wikis a nivel empresarial, cuando una persona escribe o publica un artículo, la información se almacena con un formato estructurado. Al ser publicado de esta forma, quiere decir que se guarda con un formato universal que puede ser entendible o leído por cualquier tipo de lector en formato XML. Como sabemos, XML es un estándar de descripción de datos que se emplea en todo el mundo, con la finalidad de contar con un idioma universal para compartir información sin importar el sistema, solución, plataforma o infraestructura donde se encuentran sustentados los sistemas que llevarán acabo esa transferencia o intercambio de información. XML define el contenido mismo que incluye, es decir, explica o detalla la información que viaja en un mensaje. De esta forma, cualquier sistema receptor podrá entender la información que una aplicación emisora envía, independientemente de la plataforma, infraestructura y código fuente en el que se haya desarrollado la solución. No es necesario explicar el valor de este estándar, pues sólo con pensar en modos de comunicación o envío de información entre departamentos o áreas de trabajo es suficiente. También es posible pensar en el lenguaje XML como formato para la comunicación entre empresas, proveedores, clientes, etcétera; para esto sería necesario establecer las normas que regulen dicha comunicación para que sea confiable, y segura.

Ahora, muchos lectores dedicados a analizar la información publicada en Blogs o Wikis, lo hacen a través de mecanismos que se les llama Canales o Feeds, que están dedicados a consumir la información que se publica por ejemplo en un Blog, acerca de un tema o categoría en particular.

Cada vez más, hay portales corporativos, por ejemplo: de noticias o periódicos, incluso páginas web, que permiten la suscripción a dichos canales de publicación de contenido a través de lo que se le llama RSS. Uno puede darse cuenta cuando está disponible al público, porque se localiza un icono generalmente con la leyenda “RSS” (también existen otros como “atom” y “opml”). Esta siglas significan Really Simple Sindycation, y es la forma en la cual es interpretado y publicado el contenido del sitio o página al público en general (en formato XML) para que un usuario pueda subscribirse al canal de información y recibir actualizaciones en tiempo real directamente en su computadora a través del lector de RSS de su elección (existen otros tipos de lectores de RSS que pueden configurarse para recibir las actualizaciones de información vía correo electrónico, consultando una página web, etcétera).

Llegará un punto en que la información podrá ser usada de varias formas eficientemente. Por ejemplo: la información publicada por un empleado acerca del seguimiento de sus proyectos, gracias al potencial de los Blogs y Wikis, podría ser consumida de igual forma por Recursos Humanos para así, contar con un reporte automático del desempeño del personal de acuerdo con sus responsabilidades; y por otra parte, podría existir también el mecanismo que agrupase toda la información de seguimiento que tuviera que ver con “X” cliente o proyecto, independientemente del empleado que le de seguimiento o lo publique. Esto ya es posible.

3. Hágalo usted mismo. La posibilidad de ser autosuficiente en tareas sencillas sin depender del departamento de soporte de TI de la empresa, genera un gran valor al usuario final.
Hoy en día, existe la necesidad de poder interactuar con la información a través de distintas aplicaciones, para así tener la opción de presentarla a varias personas con distintos privilegios e intereses. Hay escenarios donde incluso se genera el reporte por un lado, y por medio del conocido y muy utilizado copy-paste, se proporciona la información a otros sistemas.

La tendencia va hacia la construcción y elaboración de soluciones inteligentes que permitan a los usuarios finales la posibilidad de generar sus entornos de trabajo de manera sencilla y de la mano, de modo tal que, les permite llevar a cabo sus actividades diarias de modo eficiente y sin necesidad de depender del área de TI, por lo menos para las tareas más comunes.

Escenario en un proyecto de software
Hablemos del potencial de los Blogs en un proyecto de desarrollo de software. Imaginemos que, el personal de la organización cuenta con su propio Blog, que contiene información relacionada a cada uno de ellos. Por ejemplo: sus habilidades o competencias, los proyectos en los que ha trabajado y en lo que se encuentra actualmente. Podríamos renombrar estos Blogs como “Página Personal del Profesionista”. Esto podría ser la base de una estructura que sustentara y permitiera relacionar automáticamente a personas, de acuerdo a sus capacidades y habilidades; y éstos, relacionados a los proyectos que han desarrollado o les han dado seguimiento de acuerdo a la cartera de clientes que lleva la empresa.

¿A dónde voy con esto? Pensemos en definir por lo pronto tres tipos de Blogs: Personales, Clientes y Proyectos. Los Blogs tipo Cliente y Proyecto, serían editados o actualizados por un grupo de personas, que son los que llevan la cuenta del cliente o el proyecto correspondiente. Ahora, al momento que una persona registrara como terminada una actividad correspondiente a un proyecto, se podrían actualizar los tres Blogs: en el personal se actualizaría la información relevante al desempeño del individuo; en el del proyecto se actualizaría la información relevante al avance del proyecto, y en el del cliente se publicaría la información relativa al impacto que tendrá hacia el cliente la conclusión de dicha tarea. Esto ya se puede hacer hoy en día, pues existen herramientas y procedimientos que permiten actualizar información automáticamente que se publique en un Blog, y que se replique en otro.

¿Y, qué logramos con esto? Bueno, cuando una persona registre un nuevo proyecto, automáticamente se actualizaría la lista de proyectos en el Blog correspondiente, de igual forma la lista de responsabilidades actuales en el Blog personal, y en otro Blog definido, la lista de proyectos de un cliente, que se estén ejecutando. Con esta sencilla estructura, el personal de la organización podría encontrar la información automáticamente estructurada de manera muy sencilla y rápida. Ahora, muy posiblemente esta estructura evolucionará hacia algo más complejo, pero estas son las bases.

Acerca del autor
Luis Du Solier Grinda es consultor especialista en herramientas de colaboración enfocadas a la productividad empresarial y personal. Es reconocido MVP por Microsoft en herramientas de colaboración, y es líder de la comunidad IT Pros de Microsoft TechNet México acerca de herramientas de productividad. También es vocero de la alianza Culminis para apoyo a comunidades de Tecnología en México. Luis puede ser contactado a través de su blog en http://Iduso.spaces.live.com o en luis.dusolier@gmail.com

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