La Coordinación de Tecnología para la Incorporación y Recaudación del Seguro Social (CTIRSS) a cargo del Lic. Marco Gabriel Rojano, es parte de la Dirección de Innovación y Desarrollo Tecnológico del IMSS. Entre sus principales responsabilidades está el diseño, conceptualización, desarrollo e implementación de las soluciones tecnológicas y de sistemas de información para las funciones de incorporación de los derechohabientes a los servicios y prestaciones del IMSS así como del registro y mecanismos de recaudación de las cuotas obrero-patronales.
Necesidades de cambio
Uno de los principales retos de la Dirección de Innovación y Desarrollo Tecnológico (DIDT) es evolucionar hacia un modelo que ofrezca servicios públicos personalizados como un único punto de contacto proporcionando servicios uniformes soportados por procesos, estructuras, tecnología y normas con una visión al ciudadano. Para sustentar la evolución de este modelo, se requiere que los sistemas de información desarrollados, se basen en procesos alineados a las mejores prácticas de la industria de software, que sean sustentados por métodos y herramientas de innovación tecnológica con la finalidad de dar información veraz y oportuna a los usuarios.
La Coordinación deseaba incorporar una metodología basada en un proceso unificado que contara con herramientas totalmente automatizadas y que a su vez agilizara, controlara y midiera los procesos de ingeniería de software y el ciclo de vida de las aplicaciones. La implantación de este proceso requería una visión de integración con la metodología adoptada para el desarrollo de sistemas y la arquitectura tecnológica del Instituto.
Otro de los elementos clave para el cambio fue la necesidad de evolucionar la estructura organizacional, orientándola a una organización orientada a procesos. Esta nueva estructura debería permitir una especialización por actividad, donde se contemplen los roles necesarios para ubicar al personal de acuerdo al perfil y rol que desempeña; esta situación permite dotar a la estructura organizacional de flexibilidad para que pueda adecuarse a las cargas de trabajo.
Estrategia
La CTIRSS encomendó a la División de Mejora Continua de Procesos, dirigida por el Ing. Juan Carlos Lass Bernal, un plan de acción para implantar en esta organización mejores prácticas de modelos como CMM, ISO 9001:2000 y PMBoK.
Para lograr los objetivos planteados, se decidió incorporar a la organización una metodología basada en el Proceso Unificado. Ésta fue complementada con el uso de las herramientas Rational ClearQuest y Rational ClearCase para automatizar y organizar aspectos clave del proceso, tales como la gestión de requerimientos y el control de cambios.
El equipo de la División de Mejora Continua de Procesos, llevó a cabo un importante esfuerzo para la implantación de estas prácticas dentro de la CTIRSS. A la par de éste, se implementó un plan de capacitación sobre el conocimiento y uso adecuado de estas nuevas técnicas y herramientas para las áreas usuarias.
Etapas del proyecto
El programa inició con un diagnóstico de la madurez de los procesos identificando fortalezas y debilidades a través de una evaluación CBA-IPI. Con base en los resultados obtenidos, se definieron las iniciativas de mejora para incrementar el nivel de madurez.
Como resultado de la evaluación previa se definió un plan de acción que apoyara a la CTIRSS a alcanzar un nivel 2 de CMMI, para lo cual se realizaron las siguientes actividades:
•Ajuste y aprobación del proceso usado internamente (Proceso de Software Organizacional, o PSO) para cubrir con las brechas identificadas con respecto al modelo CMMI
•Capacitación del personal en el proceso ajustado
•Selección de proyectos pilotos
•Soporte a la implementación en proyectos piloto
•Evaluaciones de avance
•Institucionalización del proceso en el resto de los proyectos de la coordinación
En junio del 2006 se obtuvo una carta emitida por el Lead Appraiser, Giuseppe Magnani, la cual certificaba la alineación del Proceso de Software Organizacional (PSO Versión 6.0) al CMMI Nivel 2.
La siguiente etapa, realizada de julio a octubre de 2006 consistió en implantar los procesos del PSO alineado al CMMI, en el resto de los proyectos de la coordinación.
Finalmente, en noviembre del 2006 se llevó a cabo la evaluación formal SCAMPI A, donde se obtuvo el Nivel 2 (Administrado) de Madurez de procesos de ingeniería de software y el Nivel 3 (Definido) de Capacidad para los Procesos de Administración de Requerimientos, Planeación de Proyectos, Monitoreo y Control de Proyectos, Aseguramiento de la Calidad, Administración de la Configuración, Administración de Proveedores y Medición y Análisis.
Detalles significativos
Para la realización del proyecto de mejora se recurrió al apoyo de consultores expertos en mejora de procesos. En este caso, la empresa que realizó dichas actividades fue Itera.
El programa de mejora involucra a cerca de 60 recursos, entre los cuales hay un líder del programa de mejora, un responsable de métricas y aseguramiento de calidad, un responsable de proveedores, y un responsable de capital intelectual.
Desde abril del 2006, la CTIRSS se encuentra participando en el Premio IMSS Calidad alineándose a los estándares del Instituto, lo que le ha permitido confirmar su cultura organizacional, estableciendo una forma de trabajo que considera parámetros de calidad institucional complementados con modelos de referencia de calidad internacional.
Resultados
Como resultado del programa de mejora, actualmente la CTIRSS ha logrado la evaluación satisfactoria en CMMI Nivel 2 de Madurez y Nivel 3 de Capacidad, ha establecido una mesa de ayuda que soporta algunos de los sistemas de la coordinación, una división de administración de proyectos para el seguimiento y control de los mismos, así como métodos y herramientas que han automatizado servicios de recepción de requerimientos de usuarios y aseguran la integridad de la información generada en la coordinación.
Entre los principales logros de este programa están:
•Definición del Proceso de Software Organizacional (PSO) cuyo propósito es establecer un proceso organizacional con prácticas de administración de proyectos e ingeniería de software para los proyectos de desarrollo y mantenimiento de aplicaciones logrando de esta forma: cumplir con las fechas de entrega comprometidas, cumplir con el presupuesto de los proyectos, reducir el retrabajo por corrección de defectos en los productos de software entregados
•Entrenamiento en la CTIRSS sobre el CMMI y herramientas de RUP
•Aseguramiento de Calidad sobre los proyectos vigentes
•Se cuenta con una intranet de la CTIRSS para la difusión de: procedimientos del PSO, formatos de documentos, guías de llenado, ejemplos, manuales de procedimientos y herramientas automatizadas, proyectos vigentes de la coordinación
La siguiente tabla resume los principales beneficios
A pesar de los logros obtenidos la CTIRSS continúa su proceso de mejora, detectando estrategias que le permitan plantearse nuevos retos y desafíos para el perfeccionamiento de sus productos y servicios.
Lecciones aprendidas
De acuerdo a un análisis retrospectivo es posible realizar recomendaciones para aquellos que deseen realizar una reestructura.
•Contar con el apoyo de la alta dirección, patrocinio. De esta forma se logra una mayor conciencia y una visión global.
•Es importante identificar el nivel de madurez del área antes de comenzar un proceso de cambio. De esta manera se combate la resistencia al cambio de una manera más efectiva y gradual
•La consultoría especializada para la administración del cambio debe estar presente desde el inicio del proceso para minimizar el impacto de los cambios dentro de la organización.
•Contar el apoyo consultores especializados que brinden su experiencia en la implementación de procesos con un enfoque objetivo
•Tener en cuenta en todo momento que no se trata de un esfuerzo separado. Es un beneficio para todos y por lo tanto todo el equipo debe tomarlo como propio
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