Primero hay que entender, qué es “cambio”, para planear, monitorear y controlarlo, en las organizaciones:
- •Cambio es la modificación de un estado, condición o situación.
•Es un factor permanente y acelerado.
•La adaptabilidad es un factor determinante de supervivencia.
•Desarrollar la habilidad de percibir, entender y propiciar los cambios.
•Los cambios se dan en todo sistema abierto.
•Vida es un sinónimo de cambio. Cuando cesan los cambios, el organismo se muere.
Una vez mencionados los distintos conceptos de cambio, entendamos qué sucede con las organizaciones, cuando no se enfrentan a éste de manera adecuada.
En 1917, Forbes publicó su lista de las 100 mejores empresas; veinte años después (1987), sobrevivían 39, y 18 continuaban dentro de las 100 (entre ellas DuPont, GE, Kodak, GM, Ford y Procter & Gamble). Un tercio de las 500 empresas de Fortune en 1970, habían desaparecido para 1983, por lo que la esperanza de vida de una empresa multinacional es de 40 a 50 años.
Algunas estadísticas interesantes:
- • Menos del 50% de las empresas que se reestructuran, logran bajar sus costos o incrementar su productividad como resultado del proceso de cambio.
• Cerca del 80% de los programas de calidad total y reingeniería de procesos, no alcanzan resultados tangibles.
• Alrededor del 30 % de todas las fusiones y adquisiciones fallan por completo, y la mayoría no puede alcanzar las sinergias esperadas.
• Entre 55 y 90% de todos los cambios tecnológicos, no alcanzan sus objetivos porque los problemas humanos y organizacionales, no se resuelven a tiempo y de manera adecuada.
Mi objetivo es proporcionar los elementos que permitan conocer el nuevo perfil de las organizaciones, que se están transformando para responder a las innovaciones en su entorno. También deseo mostrar la forma en que distintas áreas de la organización, principalmente Recursos Humanos, fungen como áreas estratégicas, que pueden apoyar para planear y administrar los cambios necesarios para asegurar su competitividad.
En el entorno organizacional, existe un conjunto de fuerzas externas que pueden afectar el desempeño de la misma:
- 1. General (político, económico-comercial, sociocultural, tecnológico y físico). 2. Específico o de Tarea (clientes, inversionistas, proveedores, competencia, comunidad).
Para reaccionar a estas fuerzas, debemos entender aquellos aspectos formales e informales con los cuenta la organización. Estos se lisitan en la siguiente figura:
La mayoría de las organizaciones solo dan importancia a los aspectos formales y visibles, olvidando los aspectos invisibles, que representan el 90% de la pirámide.
La efectividad de un cambio depende de distintos factores. La siguiente formula representa los principales: ECP = IS x DEA x DEF x EMC
ECP: Efectividad de cambio planeado
IS: Insatisfacción sentida
DEA: Diagnóstico del Estado Actual
DEF: Diagnóstico del Estado Futuro
EMC: Energía metida al cambio
Los modelos para el cambio normalmente se basan en 4 aspectos:
1. Patrones, flujos y estilos de comunicación
• ¿Qué? ¿Quién habla con quién? ¿Durante cuánto tiempo y acerca de qué? ¿Quién inicia la interacción? ¿Es en un sentido, o en ambos?
2. Establecimiento de metas
• ¿Qué? Constitución o clarificación de objetivos, metas, métricas, estrategias de implantación, planeación estratégica u operativa.
• ¿Cómo? Talleres de trabajo, entrevistas,sesiones de planeación.
3. Solución de problemas y toma de decisiones • ¿Qué? Identificación de desviaciones y sus causas, clasificación, prioridades. Mecánica de toma de decisiones, método.
• ¿Cómo? Talleres de trabajo, entrevistas.
4. Planificación de acciones (de cambio)
• ¿Qué? Sensibilización al cambio, programas de actividades, estado actual y estado deseado, análisis de contingencias, inventario de recursos para el cambio.
• ¿Cómo? Talleres de trabajo o sesiones informativas, documentos, presentaciones, flash, etcétera.
Estos modelos se han ido modificando conforme las nuevas tendencias y la implementación de buenas prácticas:
Una vez entendidas las fuerzas externas. Los aspectos formales e informales que tenemos que involucrar para implantar el cambio, y lograr el “estado deseado”, (identificadas en cada cuadro), se pueden atacar a través de ocho estrategias:
Estrategias:
1. Identificación del equipo.
2. Asegurar el patrocino – liderazgo.
3. Establecer la alineación de los objetivos.
4. Asegurar la comunicación.
5. Acelerar el proceso del cambio mediante incentivos.
6. Estrategia pro-activa para manejar el conocimiento y habilidades: educación, entrenamiento.
7. Permitirse medir el avance para mostrar el valor del cambio.
8. Asegurarse que se cuenta con los recursos humanos, materiales y financieros
Para la implementación de estas estrategias se debe de tomar en cuenta [1]:
1. Establecer un sentido de urgencia.
2. Formar una fuerte coalición de liderazgo.
3. Desarrollar una visión y una estrategia.
4. Comunicar la visión de cambio.
5. Dar facultades a otros para actuar en la visión.
6. Generar logros a corto plazo.
7. Consolidar las mejoras, y producir, todavía más cambios.
8. Institucionalizar nuevos enfoques.
Mientras que para llevar la administración, monitoreo y control del entorno identificado, se deberá:
1. Cruzar las fronteras organizacionales en busca de información directa (boundary spanning).
2. Monitorear constantemente el entorno (environmental scanning).
3. Crear sistemas de información eficientes.
4. Reducir en lo posible el número de fuerzas.
5. Involucrar los niveles para reducir el impacto potencial de las fuerzas.
6. Crear estructuras organizacionales.
7. Elegir mejores estrategias de acuerdo entorno que se enfrenta.
Conclusiones
El cambio debe entenderse como un aspecto para la mejora continua de una organización. Para el desarrollo de estrategias clave, apoyándose en modelos de un plan de transición alineado a los objetivos organizacionales, y la capacidad de cambio, para que las acciones sean disparadores de cambio.
Fuente
1. John P. Kotter “Why Transformation Efforts Fail”. Harvard Business Review, Marzo 1995.
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