Un ERP, ¿para qué?. Aspectos a tener en cuenta.

Mi primer contacto con los ERPs fue en 1995, cuando se decidió en la empresa instalar uno. En esa época, los principales fabricantes eran SAP, Baan, Oracle Financials, JD Edwards y People Soft. Realmente pocos sabían en qué consistía un ERP. Lo primero que hice fue investigar qué empresas —en las cuales tuviera algún amigo— ya contaban con uno de estos sistemas. Me enteré que en una empresa líder en la fabricación de computadoras ya tenía uno y que no estaban muy contentos con su desempeño pues los inventarios de producto terminado no eran confiables, por lo que cuando tomaban alguna decisión con base en dicha información, resultaban teniendo problemas ya sea porque vendían computadoras que no tenían o dejaban de vender algunas que sí tenían. Esto se debía a que en ese tiempo el ERP con el que contaban hacía trabajaba con varias bases de datos las cuales se sincronizaban diariamente en la noche, lo que hacía que la información sólo estuviera actualizada en todos lados en la madrugada, pero una vez iniciada la jornada de trabajo empezaban las diferencias.

La primera recomendación que me dio Ernesto —amigo que trabajaba en esa empresa— fue que el proyecto completo lo pagara el corporativo y que él decidiera cómo parametrizar el sistema de tal forma que fuera homogéneo a todo lo largo de la empresa, la cual contaba con varias divisiones autónomas. Pero debido precisamente a esa autonomía, no se aceptó que sólo el corporativo pagara, por lo que cada división compró el ERP, aduciendo que al ser el mismo sistema en todas las divisiones se iba a poder comunicar sin problemas. Sin embargo, derivado de que las configuraciones fueron distintas en cada división, a la fecha no podemos tener una integración fluida entre las diferentes divisiones, siendo el problema más grave la diferencia de catálogos.

Hablando de catálogos, hay que tener mucho cuidado con este aspecto tan “inocente”, pues no sólo los proveedores, sino también algunos informáticos convencen a sus clientes o usuarios de que se puede usar una tabla de conversión para traducir los códigos de un catálogo a otro. Sin embargo, al implementar esta solución, la misma dinámica de la operación tiende a provocar que las interfaces de traducción fallen. Lo más conveniente es planear las cosas para que los catálogos de todo tipo sean únicos a lo largo de toda la empresa.

Ya que toqué el punto de las interfaces, vamos a abordarlo un poco más en detalle. En la mayoría de los casos, es necesario desarrollar interfaces con el ERP. Las razones más comunes para esto son: brechas en la funcionalidad del ERP, buscar facilidad de uso, cumplimiento con políticas y consulta a información histórica. Veamos cada una de éstas:
Brechas de funcionalidad. Existen funcionalidades que son fundamentales para la empresa, y que no están cubiertas por el ERP. Por ejemplo, la nómina y el cálculo de impuestos en México son muy complicados, por lo que es común manejar esto por separado. También hay industrias muy especializadas, para las cuales no existen soluciones desarrolladas. El hecho de que el ERP no tenga la funcionalidad de los sistemas actuales hace que conservemos algunas partes y hagamos interfaces para solventarlo.

Facilidad de uso. La forma como se opera un ERP puede ser muy complicada para los usuarios acostumbrados a otras aplicaciones, por lo que se desarrollan aplicaciones que facilitan el la captura de información y posteriormente ésta se introduce a través de una interfaz.

Políticas. Hay procesos que se desarrollan en la empresa y que a todas luces van en contra de las mejores prácticas, pero que por política se tienen que llevar a cabo. Tal es el caso de empresas que deben cumplir con una normatividad gubernamental o que es exigida por el corporativo de un grupo de empresas. También se da el caso de la separación física y lógica de información confidencial de las bases de datos comunes en la empresa, lo cual implica la implementación de interfaces.

Podríamos encontrar algunas otras razones, pero el problema reside en que no es fácil el manejo de las interfaces; entre los aspectos más importantes a considerar y que normalmente se menosprecian están los formatos, el tipo y longitud de los datos, la liga entre tablas, la conversión de datos, la validaciones de los mismos, la verificación de versiones de archivos origen y el manejo de las cifras de control, aspectos que a la postre no son triviales

En fin, si queremos un ERP para seguir operando como hasta ahora con las mismas facilidades y sin considerar que un ERP cambia la cultura misma de la empresa, vamos a tener que hacer un uso intensivo de interfaces, las cuales ocasionan todo tipo de contratiempos, como la falla de ellas mismas, la desactualización de la información, el retraso en algunos eventos o procesos, el alto costo de su mantenimiento agravado por los cambios de versión, etc. Entonces, mi recomendación es eliminar las interfaces; no usarlas en ninguno de los casos antes mencionados, tener el ERP lo más simple posible. No lo olviden, cuándo vayan a implementar un ERP, pregúntense para qué, podría salir muy costoso y con un beneficio, si es que existe, marginal.