Al iniciar cualquier proyecto de software, es necesario definir y capturar las necesidades que debe resolver el sistema a desarrollar, así como las características que debe reunir para conseguirlo. Una técnica utilizada ampliamente es capturar esto en casos de uso. Sin embargo, lanzarnos directamente a desarrollar casos de uso puede ser una práctica equivocada. Antes de hacer esto, debemos encontrar y aterrizar de manera correcta:
• Necesidades de negocio o sistema.
• Reglas de negocio.
• Visión del producto.
• Requerimientos (usuario, sistema, hardware, etc.).
• Casos de uso.
• Casos de prueba.
Una técnica recomendable para generar esto es el taller de requerimientos. Un taller de requerimientos nos permite conocer las necesidades de los diferentes involucrados (stakeholders) y tomadores de decisiones, reduciendo así el tiempo de levantamiento de información en 50%, con el beneficio adicional de obtener un mayor compromiso por parte de los usuarios. En este artículo muestro los pasos que se deben llevar a cabo para desarrollar un taller de requerimientos exitoso.
Identificar Involucrados
El primer paso consiste identificar y/o verificar quiénes son los patrocinadores, tomadores de decisión, y usuarios representativos. Una vez identificados, debemos asegurarnos que se encuentren dentro del plan de comunicación del proyecto, para asegurar el compromiso y comenzar con el flujo natural de retroalimentación. Claro que esto se debe hacer respetando el marco metodológico que se esté aplicando. Como breviario cultural, les recuerdo que el líder de requerimientos debe reflejar las actividades posteriormente expuestas en el plan inicial del proyecto.
Planeación
Lo que prosigue es la planeación del taller, para lo cual se recomienda cumplir los siguientes lineamientos:
• Asegurar que en la primera sesión el sponsor del proyecto esté presente.
• Conjuntar a los principales stakeholders en la primera sesión.
• Asegurar la participación de los usuarios principales durante todas las sesiones.
• El Project manager del proyecto no asiste a los talleres, ni el equipo de desarrollo.
• El facilitador del taller debe ser un ingeniero de requerimientos experimentado (líder de requerimientos en el proyecto) puede contar con la ayuda de máximo dos analistas, dependiendo del número de participantes.
• El número de asistentes no debe rebasar las 15 personas.
La agenda de la primera sesión debe cubrir las necesidades de negocio y los requerimientos generales.
A continuación les muestro un ejemplo de una agenda detallada para una primera sesión, con una duración de 4 horas:
10 minutos - Presentación, logística evento.
5 minutos - Reglas de grupo.
1.30 hrs - Detección de necesidades.
15 minutos - Receso.
15 minutos - Retroalimentación de lo encontrado.
45 mintos - Reducción de ideas.
15 minutos - Receso.
30 minutos - Detección funcionalidad general.
15 mintos - Cierre primera sesión.
Necesidades de Negocio
Existen diferentes técnicas para desarrollar y capturar las necesidades del negocio. Una de estas es la lluvia de ideas, o brainstorming dentro del grupo. Sin embargo, para que sea exitosa se requiere de un moderador experimentado, ya que de otra forma la sesión puede salirse de control, o no generar la participación necesaria. Para emplear esta técnica, se organiza al grupo en forma circular, nunca de auditorio, ya que se simula una mesa redonda donde los participantes expondrán la necesidades que ellos consideran que debe satisfacer el sistema.
El moderador se abstendrá de intervenir en proposiciones de solución, simplemente mide tiempos y traduce la información que se está dando a lo que se tiene planeado durante las sesiones. Para la utilización de la lluvia de ideas la principal regla es “dejar que la imaginación fluya con toda libertad”. Ya el mismo grupo determinará la viabilidad de sus peticiones y tomará las decisiones pertinente de las implicaciones.
Elementos de Apoyo
Regresando a materia, para captar las necesidades de negocio tendremos que cumplir con este proceso básico:
Figura 1. Flujo para captar necesidades de negocio.
Es recomendable manejar diferentes elementos visuales como apoyo durante nuestras sesiones. A continuación listo algunos elementos que pueden utilizarse como apoyo, indicando sus usos y limitantes:
Para alguien que inicia con los talleres, recomiendo dibujos, y posters mezclados con diagramas de flujo sencillos para una primera sesión. Los participantes también podrán aportar sus propios elementos visuales.
Debemos tomar consciencia que nuestros participantes no tienen la obligación de saber y entender qué es un diagrama de caso de uso, un actor, etc. Por esta razón, durante la ejecución del taller todo se debe exponer de manera que sea entendible para cualquiera y se determine de manera general “qué debe hacerse”. El “cómo” es la parte técnica que no forma parte de un taller de requerimientos.
Resultados del Taller
Una vez aseguradas las necesidades de negocio, las cuales no pueden resultar en un número exagerado, tendremos que parar y hacer una retroalimentación con nuestro grupo utilizando la reducción de ideas. Es recomendable representar las necesidades de negocio de manera jerárquica, para que a partir de éstas pueda irse definiendo la funcionalidad requerida por el nuevo sistema. Las ideas finales deben irse reflejando de manera visual para el auditorio e ir almacenando el contenido en un documento que bautizaremos como “Resultados del Taller”.
El siguiente diagrama muestra un ejemplo del flujo de entregables que se podría generar a través de una serie de talleres. No es absolutamente necesario que ustedes planeen sus talleres para obtener esta misma serie de entregables, pero es una buena referencia:
En otro artículo les mostraré un ejemplo de un documento de resultados de taller, y veremos cuales son los siguientes pasos.
Hasta la próxima lección..
Acerca del autor Mónica Vázquez es ingeniero de software con un doctorado en tecnologías de la información especializada en metodologías de desarrollo. Su área de especialidad son los requerimientos de software, y está certificada como Master en Requerimientos de Rational. Mónica cuenta con casos de éxito publicados en la implantación de metodologías de desarrollo, y ha tenido gran éxito aplicando su tan personalizado estilo de talleres en diversas compañías privadas e instituciones gubernamentales.
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