En los últimos años, el alineamiento entre las Tecnologías de la Información (TI) y la estrategia del negocio ha estado y se mantiene en el nivel más alto de prioridad de las organizaciones. Este interés radica en la manera en que las inversiones en TI, recursos, oportunidades de negocio y el portafolio de aplicaciones pueden estar en armonía con los objetivos estratégicos de la organización, de tal manera que permitan apoyar el proceso de toma de decisiones y mejorar el uso de recursos existentes para incrementar la productividad, haciendo así más efectiva y eficiente a la organización.
De acuerdo con información reportada en diversos estudios, las organizaciones enfrentan una diversa problemática al respecto. Pocas empresas seleccionan de manera exitosa un portafolio de proyectos que sea consistente con su estrategia de negocio. Un proyecto puede ser exitoso desde la perspectiva de tiempo, presupuesto y alcance, pero si falla en cumplir o satisfacer los objetivos de negocio, fracasa de manera completa.
Al igual que la selección de proyectos, la ejecución de éstos también acostumbra estar descentralizada y fragmentada. Las mejores prácticas de la industria y lecciones aprendidas derivadas de la ejecución de los proyectos no se identifican y gestionan para ser aplicadas sistemáticamente en la organización, desaprovechando la sinergia potencial entre proyectos. En otros casos, no se cuenta con procesos definidos para revisar propuestas de proyectos, ni un rastreo adecuado que permita identificar los proyectos que fracasan en el cumplimiento del valor de negocio prometido. Incluso, llega a suceder que los niveles directivos ni siquiera cuentan con una lista completa de los proyectos de TI en curso dentro de la organización. En resumen, no se cuenta con una visibilidad adecuada de lo que en realidad se está haciendo en la organización.
El resultado de estas deficiencias se ve reflejado en la ejecución de demasiados proyectos, una gran cantidad de complejidad y redundancia; así como fallas, retrasos y excesos en el presupuesto de los proyectos. Es evidente por lo tanto, que las organizaciones que no tienen control sobre sus portafolios de proyectos de TI están condenadas al fracaso.
Para solucionar esta problemática, una de las estrategias de negocio que más fuerza está tomando es la Gestión de Portafolio de Proyectos o Project Portfolio Management (PPM). PPM permite a las organizaciones alinear sus proyectos de TI y recursos con los objetivos de negocio corporativos. PPM brinda a las organizaciones una visión integral de su estrategia de TI, permite ganar control sobre sus proyectos y ayuda a generar valor al negocio.
Características y Beneficios de PPM
PPM involucra desde la identificación y priorización de oportunidades de negocio (se examinan las propuestas de proyecto con respecto a los objetivos corporativos), hasta la ejecución y cierre de proyectos, organizándolos en portafolios.
Con PPM se desarrollan y monitorean mediciones que tratan los activos de TI de igual manera como se tratarían activos o portafolios de diversas inversiones financieras; por ejemplo, inversiones estratégicas más riesgosas se balancean con inversiones más conservadoras y la mezcla se monitorea constantemente para evaluar cuáles proyectos siguen su curso, cuáles necesitan ayuda y cuáles deben ser terminados. Al mantener un portafolio balanceado, se reduce el riesgo en cada proyecto, se obtiene un mayor entendimiento de los aspectos económicos de cada uno y se genera una tasa más alta de retorno de inversión general del portafolio. Asimismo, se tiene mayor visibilidad y un uso eficiente de los recursos entre los diferentes proyectos.
PPM brinda claros y múltiples beneficios a las organizaciones. En esencia, los ejecutivos y gerentes pueden monitorear sus portafolios de proyectos facilitando la administración integrada del alcance, tiempo, costo, recursos, habilidades, adquisiciones, comunicación, reporte, predicciones y riesgos, y alineando estos proyectos a los objetivos de negocio para incrementar la productividad, apoyar la toma de decisiones oportuna e informada, y generar mayor valor al negocio.
Cómo Iniciar PPM
No hay una manera única de implantar PPM. Diferentes empresas manejan diferentes modelos y metodologías. Sin embargo, Todd Datz, Editor Ejecutivo de la revista CIO, establece ciertos pasos clave en la creación y administración de portafolios de proyectos de TI:
• Reunir.- Crear un inventario de proyectos es una tarea ardua pero bien vale la pena. En muchos casos, puede ser la primera vez que se tenga una vista completa de los proyectos de TI, y permite encontrar redundancias. Un buen inventario es la base para desarrollar proyectos alineados con los objetivos estratégicos del negocio.
• Evaluar.- Después de inventariar los proyectos, se establece un portafolio de éstos. Los líderes de las unidades de negocio, en conjunto con los líderes de TI, deben soportar los proyectos con casos de negocio que muestren estimación de costos, ROI, análisis de riesgos y beneficios esperados.
• Priorizar.- Aún después de evaluar los proyectos, la mayoría de las empresas tendrán más proyectos de los que pueden realizar. El proceso de priorización permite asignar recursos a los proyectos que estén más alineados con los objetivos estratégicos de la organización.
• Revisar.- Una vez que se tiene una lista de proyectos aprobados, es vital administrarlos activamente. Esto involucra monitorear los proyectos a intervalos frecuentes. Contar con la visión de portafolio también facilita la decisión de cancelar proyectos cuando sea necesario. Jeff Chasney, Vicepresidente de Planeación Estratégica y CIO de CKE Restaurants, comenta: “No requieres completar todos los proyectos simplemente porque los empezaste.”.
Herramientas de Apoyo a PPM
Existen diversas herramientas de software para asistir en la implantación y automatización de esta práctica. Uno de los productos más conocidos es Primavera (www.primavera.com). Se espera que en el 2005 el mercado de estas herramientas sea de $540 millones de dólares anuales. Seguramente esto es lo que motivó a IBM para entrar a este mercado con el reciente lanzamiento del Rational Portfolio Manager que, al integrarse con el resto de la plataforma de desarrollo de IBM, puede ofrecer grandes beneficios.
Como toda iniciativa nueva, la implementación de PPM requiere tiempo y esfuerzo. Sin embargo, los retos que conlleva son mínimos en comparación con el valor y beneficios que brinda a la organización.
Referencias:
Datz, Todd. “Portfolio Management, How To Do It Right”.
CIO Magazine, Mayo 2003
Reddy, Ashok. “PPM: Aligning Business and IT”.
IBM developerWorks, Mayo 2004
Autores varios. “Centralizing Management Of Project Portfolios”.
Meta Group. Enero 2002
Acerca del autor
Isabel Chillopa es consultor y responsable de la Oficina de Proyectos en Itera. Anteriormente laboró en el Instituto de Investigaciones Eléctricas (IIE), donde participó en proyectos de desarrollo de software y coordinó la certificación del sistema de calidad conforme a la norma ISO 9001. Isabel es Licenciada en Informática del Instituto Tecnológico de Zacatepec, y Maestra en Administración de Tecnologías de la Información del ITESM.
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