Como su nombre lo indíca, el PMBOK (Project Management Body of Knowledge) Guide es un documento que reúne el conocimiento relacionado con la Dirección de Proyectos. La versión en español lleva el título “Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®)”, y se encuentra actualmente en su tercera edición, liberada a finales del 2004.
La primera versión del PMBOK se publicó como un artículo especial en el año de 1983 en una revista especializada del PMI (Project Management Institute). Algunos años después, en 1986, se publicó como un libro que contenía la estructura general que conocemos hasta el día de hoy (nueve áreas del conocimiento y cinco grupos de procesos). En el año 2000 se publicó una actualización, así como la primera traducción oficial al español. Finalmente en el 2004 se publicó la tercera edición de este libro. Prueba de la difusión de este documento como un estándar mundial, fue el hecho de que se publicó de manera simultánea en once idiomas: inglés, árabe, chino simplificado, francés, alemán, italiano, japonés, coreano, portugués, ruso y español.
“La finalidad principal de la Guía del PMBOK es identificar el subconjunto de Fundamentos de la Dirección de Proyectos generalmente reconocido como buenas prácticas”. —PMBOK pág. 3
Grupos de Procesos
Los Grupos de Procesos son guías para aplicar los conocimientos y habilidades relativas a la Dirección de Proyectos. Los Grupos de Procesos tienen dependencias claras y se realizan siguiendo la misma secuencia para cada proyecto, son independientes de la industria o aplicación. El PMBOK define cinco grupos de procesos:
Iniciación.- Aquí se define y autoriza el proyecto o una fase del mismo. La repetición de estos procesos permite que el proyecto sea detenido si deja de existir la necesidad de negocio o si se considera que el proyecto no puede satisfacer esa necesidad.
Planificación.- Define y refina los objetivos, y planifica el curso de acción requerido para lograr los objetivos y el alcance pretendido del proyecto. Aquí se define el alcance y costo del proyecto o fase del mismo.
Ejecución.- En este grupo de procesos se integra a personas y otros recursos para llevar a cabo el plan de proyecto, así como realizar los cambios aprobados para el proyecto.
Seguimiento y Control.- Mide y supervisa regularmente el avance, a fin de identificar desviaciones respecto al plan de proyecto, de tal forma que se tomen medidas correctivas o preventivas cuando sea necesario para cumplir con los objetivos del proyecto. Aquí se lleva el control de los cambios al proyecto que asegura que los mismos son benéficos para el proyecto, el control de calidad del proyecto y la recopilación y distribución acerca del rendimiento del proyecto.
Cierre.- Formaliza la aceptación del producto, servicio o resultado, y termina de manera ordenada el proyecto o una fase del mismo, o cierra un proyecto cancelado.
Los cinco grupos de procesos agrupan a 44 procesos de dirección de proyectos que están clasificados por Área de Conocimiento.
Grupos de Procesos
Áreas de Conocimiento
Para poder estudiar todos los procesos de la Dirección de Proyectos, se agruparon en Áreas de Conocimiento, ya que en la vida real, estas Áreas de Conocimiento se pueden sobreponer una sobre la otra o interactuar entre sí de maneras muy diversas. Las Áreas de Conocimiento definidas en el PMBOK son:
Gestión de la Integración del Proyecto.- Incluye los procesos y actividades necesarios para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los distintos procesos y actividades de dirección de proyectos dentro de los Grupos de Procesos de Dirección de Proyectos. La necesidad de integración se hace evidente en situaciones donde procesos individuales interactúan.
Gestión del Alcance del Proyecto.- Incluye los procesos necesarios para asegurarse que el proyecto incluya todo el trabajo requerido, y sólo el trabajo requerido, para terminar un proyecto de manera satisfactoria, básicamente es controlar lo que está incluido en el proyecto y lo que quedará fuera del mismo. Aquí se desarrolla la especificación del trabajo, o Statement of Work (SOW).
Gestión del Tiempo del Proyecto.- Tiene todos los procesos necesarios para lograr terminar el proyecto en tiempo, como son la definición y secuencia de las actividades, así como los recursos necesarios para cada actividad y la duración de las mismas. El producto principal es el Cronograma del proyecto.
Gestión de los Costos del Proyecto.- Aquí se tienen todos los procesos que permiten que el proyecto termine dentro del presupuesto aprobado. Se menciona que no sólo se debe poner énfasis en los costos del proyecto, sino en la repercusión que éstos pueden tener en el cliente, por ejemplo, disminuir el número de revisiones de aseguramiento de calidad al proyecto puede reducir el costo del proyecto, pero puede incrementar los costos que tendrá que pagar el cliente por tener un producto que no cumpla sus necesidades de acuerdo a lo pactado en el proyecto.
Gestión de la Calidad del Proyecto.- Esta área de conocimiento incluye todas las actividades que determinan las políticas, objetivos y responsabilidades relacionadas con la calidad del proyecto que satisfaga las necesidades por las cuales se originó.
Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto.- Incluye todos los procesos que coordinan los trabajos de un equipo de proyecto en el cual se han definido roles y responsabilidades.
Gestión de las Comunicaciones del Proyecto.- Es el área de conocimiento que incluye los procesos necesarios para asegurar que la información del proyecto sea entregada en tiempo y forma a todos los involucrados en el proyecto, algunos señalan que es en esta área donde el Gerente de Proyecto debe destinar la mayor parte de su tiempo. Se debe definir para cada involucrado en el proyecto el tipo y la frecuencia con que debe recibir información del proyecto, se debe informar a todos los niveles, hacia arriba, hacia abajo y hacia los lados.
Gestión de los Riesgos del Proyecto.- Aquí se realiza la planificación de la gestión de riegos, la identificación y análisis de riegos, las respuestas a los riegos, y el seguimiento y control de los riesgos de un proyecto, se pretende con esto aumentar la probabilidad e impacto de los eventos positivos, y disminuir la probabilidad e impacto de los eventos contrarios al éxito del proyecto. Los riesgos son eventos o condiciones inciertos que, en caso de ocurrir, tienen un efecto positivo o negativo sobre alguno de los objetivos del proyecto, ya sean tiempo, costo, alcance o calidad.
Gestión de las Adquisiciones del Proyectos.- En esta última Área de Conocimiento se incluyen todos los procesos de comprar o adquirir productos o servicios externos al equipo de proyecto necesarios para realizar el trabajo. Se incluye la administración de cualquier contrato, que es un documento legal entre un comprador y un proveedor, asumiendo que el comprador forma parte del equipo del proyecto y el proveedor no.
Conclusión
Conclusión De una manera breve se muestra cómo está estructurado el PMBOK; para aquellos relacionados con la Ingeniería de Software puede ser un complemento interesante y un libro de consulta por excelencia que permita desarrollar proyectos de software cumpliendo con las necesidades de los clientes. Si mezclamos el SWEBOK (ver sección Fundamentos de SG Año 01 No.01) con el PMBOK, tendremos dos excelentes documentos que nos permitirán establecer el marco de referencia para desarrollar software de calidad.
Referencias
• Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos. Project Management Institute. 3era Edición, 2004.
• “Fundamentos: Ingeniería de Software”. Revista SG Año 01 No.01
Acerca del autor Ramón Hernández es Gerente de proyecto con más de diez años de experiencia en Tecnología de Información concentrado en proyectos para el sistema financiero. Ramón es PMP certificado desde 1999 y colabora en el capítulo del PMI en la Ciudad de México.
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