Reglas para facturación electrónica

Published 20 years ago (updated 13 years ago)

Se estima que para el 2005 alrededor de 3500 compañías comienzen a usar la factura electrónica. Preocupada por el correcto uso de los estándares, la Asociación Mexicana de Estándares para el Comercio Electrónico (AMECE) ha dado a conocer los requerimientos mínimos que debe contener una solución para poder elaborar Facturas Electrónicas conforme lo dicta la ley.

Estas son las 9 reglas de oro para adquirir o desarrollar una solución para Factura Electrónica:

Contabilidad Automatizada y Simultánea: La contabilidad de la empresa debe ligarse automáticamente a la Factura Electrónica, sin necesidad de capturas manuales u otro tipo de intervención humana. La información necesaria para facturar debe ser tomada directamente del sistema contable; y al mismo tiempo, toda factura que se genere deberá modificar la contabilidad de la empresa. El proceso de comunicación entre el sistema contable y la solución de factura electrónica debe realizarse por lo menos cada 24 horas. Si una aplicación no tiene la capacidad de procesar información externa a través de un archivo plano, no cumple con los requerimientos del Servicio de Administración Tributaria (SAT) para Factura Electrónica.
Administración de Llaves y Certificados: Las soluciones para generar Facturas Electrónicas deben ser capaces de administrar las llaves públicas y privadas, así como los Certificados Digitales (Certificado de Firma Electrónica Avanzada y Certificados de Sellos Digitales) otorgados por el SAT, garantizando la completa seguridad y vigencia de estos elementos.
Folios: Es importante que la solución tenga la capacidad de importar y validar los folios para la factura, la serie y el número de aprobación de estos, todos otorgados por el SAT. Cabe destacar que los folios se administran desde la solución contable de la empresa, la herramienta que genere la Factura únicamente deberá de importarlos y validarlos.
Generación de la Firma Electrónica Avanzada (FEA): Para generar la Firma Electrónica Avanzada es necesario realizar las siguientes operaciones:
  a. Cadena Original. Serie de datos estructurada que da forma a la Firma, la cual fue definida y publicada el 1° de septiembre de 2004 en el Diario Oficial de la Federación (DOF).
  b. Digestión. Algoritmo que permite generar un resumen de la cadena original, el cual indica que no han sido modificados los datos fiscales originales.
  c. Encripción. Bajo un algoritmo –conocido como RSA- determinado por las Autoridades, el proceso de encripción asegura que la factura proviene de una fuente confiable y autorizada por el SAT. La encripción se hace sobre la digestión de la cadena original y debe hacerse con la llave privada del emisor.

En un mediano plazo, el SAT pondrá a disposición de los usuarios de Factura Electrónica un servicio en Internet que permitirá validar la firma electrónica avanzada.
Formato XML: Cualquier desarrollo para la generación, interpretación y conservación de una Factura Electrónica debe considerar al formato XML como único. El esquema XML está definido únicamente para contener los datos fiscales y la información adicional (información comercial, código de barras, descuentos, promociones, número de orden de compra, entre otros), para que pueda ser insertada dentro de la factura en una etiqueta llamada .
Comunicación con el SAT: Este proceso es obligatorio y actualmente propone la conexión directa con la página del SAT para realizar tareas como validación de folios y Certificados Digitales, así como emitir el reporte mensual, ya que hasta el momento no se ha definido el esquema de interacción automática de una solución para Factura Electrónica con el SAT.
Reporte Mensual: Cada mes se deberá reportar al SAT el uso de los folios solicitados en el mes anterior. En un inicio, este reporte se realizará a través de la página de Internet del SAT. El formato definido para el reporte de folios está publicado en el DOF, en su anexo 20, del 1° de septiembre de 2004. Toda aplicación que se ofrezca en el mercado deberá tener la capacidad de generar este reporte. En el anexo 20 se encuentran la estructura y los datos mínimos requeridos para este reporte.
Impresión de la Factura Electrónica: La impresión de la factura electrónica, además de los datos fiscales, debe contener la cadena original, el Certificado de Sello Digital o número de serie, la Firma Electrónica Avanzada o sello digital y la leyenda “Este documento es una impresión de un comprobante fiscal digital”.
Resguardo: El resguardo de la información es vital, sin embargo hay que asegurarse que se realice bajo los parámetros definidos por el SAT, esto quiere decir que toda factura electrónica generada y/o recibida deberá guardarse en su formato original: XML.

Una aplicación para factura electrónica debe cumplir con estas 9 reglas. Si no está seguro que la solución ofrecida en el mercado cumple con estos requerimientos, AMECE recomienda no adquirirla.

Para apoyar al mercado mexicano hacia la adopción de la Factura Electrónica y para cumplir con su misión de incrementar la productividad y competitividad empresarial, AMECE comenzará a validar las aplicaciones disponibles en el mercado para asegurar que cumplan con estas reglas.

Acerca de AMECE

La Asociación Mexicana de Estándares para el Comercio Electrónico. AMECE, es un organismo empresarial de la iniciativa privada que se han reunido con el objetivo de incrementar su productividad y competitividad, a través del uso de la tecnología.

A través de más de 18 años de trabajo, la Asociación está abierta a cualquier empresa o institución que realice operaciones comerciales y reúne a fabricantes, comerciantes, tecnólogos y autoridades para que identifiquen formas de operar que convengan a todos y mejoren su interacción.

AMECE sabe que su tarea de informar y asesorar en todo lo concerniente con este tema es por demás relevante y útil, acorde con los requerimientos para una óptima realización de transacciones comerciales. La fuerza empresarial que AMECE representa, la ha convertido en un participante activo en los foros nacionales e internacionales donde se discuten y acuerdan leyes y normas que tienen que ver con la automatización de la actividad comercial. Sus asociados están representados en esos foros y al tanto de sus avances.

Información de AMECE disponible en: www.amece.org.mx