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¿Cómo Surge la Necesidad de Utilizar BI en las PyMEs?

Explotar los Beneficios de BI

Trabajando en un entorno cada vez más competitivo, las PyMEs ya no sólo interactúan de forma local, incluso se han aventurado en nuevas oportunidades de competencia en áreas antes totalmente desconocidas. Para lo cual se necesita explotar los indicadores de gestión, que se encargan de revisar datos procesados (históricos) para convertirlos en decisiones basadas en información clave (presente).Un sistema de monitoreo basado en indicadores de gestión, implica la capacidad de procesar en tiempo real y a una gran velocidad, cantidades importantes de datos provenientes de diferentes fuentes y en diversos formatos para generar información precisa sobre las áreas clave de éxito de la empresa. La aplicación de herramientas BI facilita el flujo de la información, reduce el costo de hacer negocios y se convertirá en una nueva fuente de ingresos.

Sin embargo, las soluciones de TI implementadas en la mayoría de las PyMEs, corresponden a sistemas transaccionales, en algunos casos se puede contar con ERP que soportan procesos administrativos, de ventas y producción, y que generan reportes de las operaciones. Pero estas soluciones no se enfocan en los indicadores de gestión, lo que provoca que se inviertan días o meses de análisis de información para tomar decisiones de forma inoportuna o incorrecta.

Dificultades detectadas en la explotación de herramientas BI en las PyMEs
Mauro González, Director de Inteligencia de Negocios de AC Group Assembler Consultants, indicó que BI son potentes sistemas implementados en las empresas más exitosas en el mundo, que resultan a veces, inaccesibles para muchas PyMEs por razones económicas o de infraestructura.

Dentro de las dificultades en la elección de herramientas BI, se encuentran que los usuarios que ya han trabajado con herramientas BI anteriormente, se inclinan por las que ya conocen o se guían por recomendaciones como las que se pudieran tomar de artículos como los publicados por Gartner; en lugar de evaluar los beneficios y costos de las mismas, así como los requerimientos específicos del negocio.

Las dificultades que existen en la explotación adecuada de las herramientas de BI ya implementadas son:
• Uso nulo o escaso por parte de los usuarios, ya sea por dificultad en su uso, por falta de información requerida, porque no es confiable o porque al usuario no le gusta.
• Se utiliza únicamente para extraer información aunque el análisis se haga manualmente.
• Se utiliza únicamente como generadora de reportes y no se aprovechan todos sus beneficios.
• Se adquirió sólo prestigio, no por una justificación válida de una necesidad de información.
• Poca adaptabilidad de usuarios que ya han trabajado con herramientas similares.
• Dar por hecho que todos los usuarios tienen el conocimiento o el tiempo para usar estas herramientas.
Si la herramienta BI está basada en hojas de cálculo, se corre el riesgo de perder calidad y consistencia en la información, ya que la fuente de datos puede ser modificada manualmente.

Consideraciones en la adquisición de BI
Para adquirir una solución BI se debe:
• Identificar los beneficios que la información generará, como acelerar un proceso, reducir costos o mejorar la productividad en un área en particular. No se debe enfocar en un objetivo general.
• Identificar el método de integración de información más oportuno y menos costoso.
• Incluir a los usuarios del negocio en la decisión para asegurarse que ésta será aceptada.
• Realizar un ROI con claridad definido, donde se identifiquen las necesidades del negocio abiertamente.
• Debe ser una herramienta capaz de favorecer la comunicación e interacción de las distintas entidades funcionales, para que la información generada fluya a todos los estratos donde se requiera tomar decisiones de forma perfectamente coordinada y en base a una sola fuente consolidada de información.
• La elección adecuada de la herramienta BI debe considerar comparaciones entre la plataforma, alcance, funcionalidad, tecnología y arquitectura de cada opción, lo que definirá criterios técnicos y funcionales para su adquisición.

Alternativas de BI para PyMEs
Para poder explotar los beneficios de la inteligencia de negocios en las PyMEs, la alternativa más común es recurrir a las hojas de cálculo, que tienen una amplia capacidad de gestión empresarial. En esta aplicación se pueden importar datos desde otros sistemas de información (minería de datos) y monitorear los cambios en tiempo real a partir de las gráficas, con la misma efectividad que herramientas propias de BI.

Esta alternativa se hace accesible porque no requiere adquisiciones adicionales como licencias o mayor infraestructura. Dentro de algunas soluciones propias de BI, ofrecidas en el mercado se encuentran:
• Microstrategy Solutions for Microsoft
Excel de Microstrategy.
• Cognos TM1 Midmarket Edition de Cognos
• Productos de Hyperion: Hyperion Strategic
Finance, Hyperion Capital, Expense Planning,
Hyperion Workforce Planning, etcétera.
• Solutions for Mid Size Companies de
Information Builders.
• SAS Desktop Data Mining for Midsize Business y SAS Business Intelligence for Small to Midsize Business de SAS.

Conclusión
En el mundo globalizado en el que se desempeña la PYME, donde la competencia es fuerte y la posibilidad de subsistencia depende de las decisiones que se tomen por los ejecutivos, se requiere de herramientas que permitan procesar las grandes cantidades de información de manera eficiente, para conducir la adecuada toma de decisiones. Las actividades empresariales se desarrollan diariamente, lo que requiere de un concienzudo análisis que derivará en la elección e implementación de sistemas adecuados de soporte a la decisión, como lo es la inteligencia de negocios.

Esta tarea no es sencilla, y en ocasiones requiere de grandes proyectos de reingeniería para alinear los distintos procesos del negocio. El error de automatizar o incorporar sistemas en PyMEs donde aún no se han establecido claras directrices del negocio, podría estar condenándolas al fracaso. En cambio, si se realiza un análisis minucioso de las capacidades de la empresa, sus necesidades, el presupuesto disponible y los beneficios de la herramienta, la implementación de una herramienta de BI llegará a ser exitosa.

Referencias
[ Colón S. “Aplique la Inteligencia de Nego-
cios en su Empresa”, El Economista. 28 de
febrero de 2008 ]
[ topmanagement.com.mx ]
[ Rodríguez M.; Sarmiento M. “Monitoreo
competitivo del entorno tecnológico:
Importancia de la aplicación de sistemas
inteligentes”. Revista Transferencia.
Octubre 2002 ]
[ Turban, E.;Aronson, J.; Liang, T.
“Implementing MSS in the E-Business
Era. Decision Support Systems and
Intelligent Systems”. Prentice Hall 2005 ]

Acerca del Autor

Ma. Ernestina Ortíz García es Licenciada en Sistemas Computacionales Administrativos en la Universidad Veracruzana, Maestría en Administración de Tecnologías de Información por parte de la Universidad Virtual del ITESM. Actualmente es Jefe del Departamento de Sistemas de la Universidad del Golfo de México, Rectoría Norte. Se interesa en lo que tiene que ver con la aplicación de la tecnología en soluciones al trabajo cotidiano, o como propuesta de mejora o innovación de procesos.