Published 16 years ago
(updated 13 years ago)
El pasado 31 de diciembre de 2008, el Project Management Institute (PMI), publicó de manera simultánea la actualización de cuatro de sus estándares fundamentales. De ellos, el más importante y difundido es por mucho La Guía PMBOK.La actualización de los estándares del PMI
Los estándares reflejan prácticas comunes y un lenguaje universalpara la profesión. Esto resulta en una mejor entrega de proyectos,incrementos en el retorno de la inversión y por supuesto,cuando son adoptados correctamente, una empresa más competitivapor el incremento en su productividad.
El pasado 31 de diciembre el PMI liberó actualizaciones a sus cuatroestándares fundamentales. Estos estándares representan las cuatrodisciplinas clave en la profesión de dirección de proyectos:
• A Guide to the Project Management Body of Knowledge
• The Standard for Program Management
• The Standard for Portfolio Management
• Organizational Project Management Maturity Model (OPM3)
Con la liberación simultánea de las nuevas versiones,el PMI busca alinear estos estándares fundamentales.Esto ayuda a asegurar que los profesionales de esta disciplina hablen el mismo idioma incrementando elentendimiento.
Con ello, el PMI inició el proceso de armonización, incluyendo la evaluación de inconsistencias a lo largo de los cuatro estándares. Al final de lo que fue un largo y complicado proceso de revisión, los equipos participantes lograron estándares que no sólo están alineados sino que presentan la información de una forma clara y consistente.
Los cambios en la 4ta. edición de la Guía PMBOK
La Guía PMBOK 4ta. edición se enfoca en la ejecución de un solo proyecto a través de los distintos grupos de procesos y establece una relación cruzada con las áreas de conocimiento.
Esta guía refleja la evolución del conocimiento dentro de la profesión de dirección de proyectos; la guía también refleja las prácticas comúnmente aceptadas para dirigir proyectos. PMBOK sirve como un marco de referencia y establece un lenguaje común para los practicantes de esta disciplina alrededor del mundo.
1. Redacción mejorada
En general, la 4ta. edición refleja un enfoque centrado en mejorar la consistencia y claridad de sus contenidos. Los equipos que participaron en el proceso de actualización tomaron muy en cuenta la eliminación de información redundante y agregaron algunos párrafos explicativos para clarificar conceptos complejos. Esto implicó una nueva redacción en todos los procesos, usando el formato de verbo en infinitivo más sustantivo. El uso estándar de verbos fue incorporado a todo el documento al describir conceptos
recurrentes para facilitar el entendimiento. Las descripciones de los procesos, que por cierto se repiten en cuatro lugares distintos, fueron re-escritos de manera más consistente a lo largo del documento. Los sitios donde podemos encontrarlos son:
• Capítulo 3
• Al inicio de los capítulos de cada área de conocimiento
• En la primera oración de la descripción de procesos aplicables
• En el glosario.
2. Factores ambientales y activos de los procesos de la organización
Se usó un enfoque estándar para discutir los factores ambientales y los activos de los procesos de la organización; es decir, mientras que en la versión 3 estos conceptos sólo se describían una sola
vez, en la versión 4 se listaron en las entradas y salidas de cada proceso y se incluyeron descripciones específicas de cómo estos conceptos deben ser entendidos en cada proceso en particular.
3. Estandarización del concepto Solicitud de Cambios
Otra área en la que se incluyeron algunas clarificaciones fue todo lo relativo a las solicitudes de cambio. En la 4ta. edición se incluye un enfoque estándar para discutir los cambios solicitados, las acciones preventivas, las acciones correctivas y la corrección de defectos. Todos estos conceptos se engloban ahora bajo el término: “solicitud de cambios”.Esta revisión ayuda a racionalizar las entradas y salidas de gran cantidad de procesos, mientras que a la vez provee visibilidad de los distintos tipos de solicitud de cambios que pueden existir.
4. Procesos eliminados, nuevos y combinados
Procesos eliminados
En la 4ta. edición de La Guía PMBOK se borraron dos procesos: Desarrollo de la Declaración Preliminar del Alcance y Planeación del Alcance. En el primer caso, a decir del PMI, se tomó la decisión de eliminarlo debido a que ésta es sólo una forma de elaboración progresiva del acta de constitución del proyecto a la declaración de alcance. La Planeación del Alcance fue borrada debido a que la salida de este proceso es el plan de administración del alcance, el cual es parte del plan de administración del proyecto así que no era necesario tener un proceso separado para tal efecto.
Procesos nuevos
A esta versión se incorporan 2 nuevos procesos: Identificar Interesados y Recopilar Requisitos. Identificar Interesados se mencionaba previamente en la declaración del alcance. Sin embargo, debido a la importancia crítica que tiene esta actividad para el éxito del proyecto, se agregó un proceso con múltiples salidas. La incorporación del proceso Recopilar los Requisitos representa una evolución en la profesión. Al igual que el caso anterior, esto se mencionaba previamente en la declaración del alcance, sin embargo, la disciplina ha evolucionado de tal manera que una gran cantidad de proyectos inician con un tipo de recopilación de requisitos. Este proceso se añadió para reconocer esta situación.
Procesos Combinados
Planeación de Compras y Adquisiciones y Planeación de los Contratos se combinaron en Planear las Compras. Solicitud de Respuestas de los Proveedores y Selección de Proveedores, fueron combinados en un proceso que se denominó Planear las Compras.
5. Distinción entre plan para la dirección de proyectos y documentos usados para dirigir el proyecto.
El plan para la dirección del proyecto y los documentos del proyecto han sido diferenciados con mayor claridad. Esto se hizo con el propósito de destacar los planes subsidiarios y las distintas líneas base como los componentes principales de este plan; mientras que los documentos del proyecto son usados para ayudar al gerente de proyecto a dirigir el proyecto, por lo tanto estos no son parte del plan.
6. Reemplazo de diagramas de flujo de procesos por diagramas de flujo de datos
Los diagramas de flujo de procesos de cada capítulo fueron reemplazados con diagramas de flujo de datos que muestran de dónde viene la información y hacia dónde va. Esto se hizo buscando mejorar el entendimiento en cuanto a la fuente de la información y su destino para cada proceso.
7. Complemento a la triple restricción
La triple restricción, que había venido sobreviviendo a las distintas versiones y que era mencionada en la introducción de la tercera edición, ha sido extendida para incluir otras restricciones potenciales: calidad, recursos y riesgo. Sin embargo, dado que cada proyecto es único, es probable que no todos los proyectos se vean afectados por todas las restricciones potenciales.
8. Reconocimiento de la importancia de las habilidades interpersonales del gerente de proyecto
Los gerentes de proyectos llevan a cabo el trabajo requerido a través del equipo del proyecto y otros interesados. Los gerentes de proyecto efectivos desarrollan un balance entre habilidades técnicas, conceptuales e interpersonales que les ayudan a analizar las situaciones y a interactuar de manera apropiada.
En la cuarta edición se agregó un nuevo anexo que describe las habilidades interpersonales más importantes para un gerente de proyecto:
• Liderazgo
• Integración de equipos
• Motivación
• Comunicación
• Influencia
• Toma de decisiones
• Conciencia cultural y política
• Negociación
Aunque no es una lista exhaustiva de las habilidades interpersonales que deben usar los gerentes de proyecto, este anexo busca destacar las habilidades que, usadas apropiadamente, ayudan al gerente de proyecto a obtener los resultados más favorables.
Conclusión
La Guía PMBOK es uno de los libros técnicos más vendidos en el mundo. Supongo que tiene varios méritos para ello. La actualización constante es uno, el otro es quizás que estas actualizaciones provienen de personas como tú y como yo, que han encontrado alguna forma de “más o menos hacer bien algo” en un proyecto y quieren compartirlo.
El mérito del PMI es, además de la visión que ha tenido para conjuntar estas prácticas, haber establecido los procesos que permiten que el documento evolucione y refleje las cosas que la comunidad de profesionales en esta disciplina, hemos ido aprendiendo a base de muchas cicatrices de guerra.
Acerca del Autor
Jorge Valdés Garciatorres (PMP, ITIL, CC) Es socio Director de la firma global de consultoría y educación en procesos de negocio y dirección de proyectos TenStep Latinoamerica. Participa como vicepresidente de Desarrollo Profesional en el PMI capitulo México en donde además es miembro del consejo editorial.
Es miembro del consejo editorial de SG y es miembro activo de Toastmasters International. jvaldex@tenstep.com.mx
Los estándares reflejan prácticas comunes y un lenguaje universalpara la profesión. Esto resulta en una mejor entrega de proyectos,incrementos en el retorno de la inversión y por supuesto,cuando son adoptados correctamente, una empresa más competitivapor el incremento en su productividad.
El pasado 31 de diciembre el PMI liberó actualizaciones a sus cuatroestándares fundamentales. Estos estándares representan las cuatrodisciplinas clave en la profesión de dirección de proyectos:
• A Guide to the Project Management Body of Knowledge
• The Standard for Program Management
• The Standard for Portfolio Management
• Organizational Project Management Maturity Model (OPM3)
Con la liberación simultánea de las nuevas versiones,el PMI busca alinear estos estándares fundamentales.Esto ayuda a asegurar que los profesionales de esta disciplina hablen el mismo idioma incrementando elentendimiento.
Con ello, el PMI inició el proceso de armonización, incluyendo la evaluación de inconsistencias a lo largo de los cuatro estándares. Al final de lo que fue un largo y complicado proceso de revisión, los equipos participantes lograron estándares que no sólo están alineados sino que presentan la información de una forma clara y consistente.
Los cambios en la 4ta. edición de la Guía PMBOK
La Guía PMBOK 4ta. edición se enfoca en la ejecución de un solo proyecto a través de los distintos grupos de procesos y establece una relación cruzada con las áreas de conocimiento.
Esta guía refleja la evolución del conocimiento dentro de la profesión de dirección de proyectos; la guía también refleja las prácticas comúnmente aceptadas para dirigir proyectos. PMBOK sirve como un marco de referencia y establece un lenguaje común para los practicantes de esta disciplina alrededor del mundo.
1. Redacción mejorada
En general, la 4ta. edición refleja un enfoque centrado en mejorar la consistencia y claridad de sus contenidos. Los equipos que participaron en el proceso de actualización tomaron muy en cuenta la eliminación de información redundante y agregaron algunos párrafos explicativos para clarificar conceptos complejos. Esto implicó una nueva redacción en todos los procesos, usando el formato de verbo en infinitivo más sustantivo. El uso estándar de verbos fue incorporado a todo el documento al describir conceptos
recurrentes para facilitar el entendimiento. Las descripciones de los procesos, que por cierto se repiten en cuatro lugares distintos, fueron re-escritos de manera más consistente a lo largo del documento. Los sitios donde podemos encontrarlos son:
• Capítulo 3
• Al inicio de los capítulos de cada área de conocimiento
• En la primera oración de la descripción de procesos aplicables
• En el glosario.
2. Factores ambientales y activos de los procesos de la organización
Se usó un enfoque estándar para discutir los factores ambientales y los activos de los procesos de la organización; es decir, mientras que en la versión 3 estos conceptos sólo se describían una sola
vez, en la versión 4 se listaron en las entradas y salidas de cada proceso y se incluyeron descripciones específicas de cómo estos conceptos deben ser entendidos en cada proceso en particular.
3. Estandarización del concepto Solicitud de Cambios
Otra área en la que se incluyeron algunas clarificaciones fue todo lo relativo a las solicitudes de cambio. En la 4ta. edición se incluye un enfoque estándar para discutir los cambios solicitados, las acciones preventivas, las acciones correctivas y la corrección de defectos. Todos estos conceptos se engloban ahora bajo el término: “solicitud de cambios”.Esta revisión ayuda a racionalizar las entradas y salidas de gran cantidad de procesos, mientras que a la vez provee visibilidad de los distintos tipos de solicitud de cambios que pueden existir.
4. Procesos eliminados, nuevos y combinados
Procesos eliminados
En la 4ta. edición de La Guía PMBOK se borraron dos procesos: Desarrollo de la Declaración Preliminar del Alcance y Planeación del Alcance. En el primer caso, a decir del PMI, se tomó la decisión de eliminarlo debido a que ésta es sólo una forma de elaboración progresiva del acta de constitución del proyecto a la declaración de alcance. La Planeación del Alcance fue borrada debido a que la salida de este proceso es el plan de administración del alcance, el cual es parte del plan de administración del proyecto así que no era necesario tener un proceso separado para tal efecto.
Procesos nuevos
A esta versión se incorporan 2 nuevos procesos: Identificar Interesados y Recopilar Requisitos. Identificar Interesados se mencionaba previamente en la declaración del alcance. Sin embargo, debido a la importancia crítica que tiene esta actividad para el éxito del proyecto, se agregó un proceso con múltiples salidas. La incorporación del proceso Recopilar los Requisitos representa una evolución en la profesión. Al igual que el caso anterior, esto se mencionaba previamente en la declaración del alcance, sin embargo, la disciplina ha evolucionado de tal manera que una gran cantidad de proyectos inician con un tipo de recopilación de requisitos. Este proceso se añadió para reconocer esta situación.
Procesos Combinados
Planeación de Compras y Adquisiciones y Planeación de los Contratos se combinaron en Planear las Compras. Solicitud de Respuestas de los Proveedores y Selección de Proveedores, fueron combinados en un proceso que se denominó Planear las Compras.
5. Distinción entre plan para la dirección de proyectos y documentos usados para dirigir el proyecto.
El plan para la dirección del proyecto y los documentos del proyecto han sido diferenciados con mayor claridad. Esto se hizo con el propósito de destacar los planes subsidiarios y las distintas líneas base como los componentes principales de este plan; mientras que los documentos del proyecto son usados para ayudar al gerente de proyecto a dirigir el proyecto, por lo tanto estos no son parte del plan.
6. Reemplazo de diagramas de flujo de procesos por diagramas de flujo de datos
Los diagramas de flujo de procesos de cada capítulo fueron reemplazados con diagramas de flujo de datos que muestran de dónde viene la información y hacia dónde va. Esto se hizo buscando mejorar el entendimiento en cuanto a la fuente de la información y su destino para cada proceso.
7. Complemento a la triple restricción
La triple restricción, que había venido sobreviviendo a las distintas versiones y que era mencionada en la introducción de la tercera edición, ha sido extendida para incluir otras restricciones potenciales: calidad, recursos y riesgo. Sin embargo, dado que cada proyecto es único, es probable que no todos los proyectos se vean afectados por todas las restricciones potenciales.
8. Reconocimiento de la importancia de las habilidades interpersonales del gerente de proyecto
Los gerentes de proyectos llevan a cabo el trabajo requerido a través del equipo del proyecto y otros interesados. Los gerentes de proyecto efectivos desarrollan un balance entre habilidades técnicas, conceptuales e interpersonales que les ayudan a analizar las situaciones y a interactuar de manera apropiada.
En la cuarta edición se agregó un nuevo anexo que describe las habilidades interpersonales más importantes para un gerente de proyecto:
• Liderazgo
• Integración de equipos
• Motivación
• Comunicación
• Influencia
• Toma de decisiones
• Conciencia cultural y política
• Negociación
Aunque no es una lista exhaustiva de las habilidades interpersonales que deben usar los gerentes de proyecto, este anexo busca destacar las habilidades que, usadas apropiadamente, ayudan al gerente de proyecto a obtener los resultados más favorables.
Conclusión
La Guía PMBOK es uno de los libros técnicos más vendidos en el mundo. Supongo que tiene varios méritos para ello. La actualización constante es uno, el otro es quizás que estas actualizaciones provienen de personas como tú y como yo, que han encontrado alguna forma de “más o menos hacer bien algo” en un proyecto y quieren compartirlo.
El mérito del PMI es, además de la visión que ha tenido para conjuntar estas prácticas, haber establecido los procesos que permiten que el documento evolucione y refleje las cosas que la comunidad de profesionales en esta disciplina, hemos ido aprendiendo a base de muchas cicatrices de guerra.
Acerca del Autor
Jorge Valdés Garciatorres (PMP, ITIL, CC) Es socio Director de la firma global de consultoría y educación en procesos de negocio y dirección de proyectos TenStep Latinoamerica. Participa como vicepresidente de Desarrollo Profesional en el PMI capitulo México en donde además es miembro del consejo editorial.
Es miembro del consejo editorial de SG y es miembro activo de Toastmasters International. jvaldex@tenstep.com.mx
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