MAAGTIC: Tips de instrumentación

Como muchos de ustedes saben, en noviembre de este año vence el plazo otorgado para que las Unidades de Tecnologías de la Información (UTIC) de la Administración Pública Federal en México concluyan la instrumentación del MAAGTIC (Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de TIC). A pesar de que ya hemos compartido en estas páginas artículos que describen MAAGTIC, consideramos oportuno ahondar en algunos aspectos importantes para su instrumentación, que no necesariamente son obvios. Flexibilidad de instrumentación

El contexto del MAAGTIC no sólo se refiere a los cuerpos de conocimientos y modelos de referencia en los que se basó su definición, también hay trabajo que realizar hacia el interior de la Dependencia o Entidad.
Parte de la confusión que se ha provocado con este marco de rerencia, tiene que ver con los aspectos técnicos que son a discreción de la UTIC y los que son de observancia obligatoria por su carácter normativo. La UTIC puede y debe decidir sobre los aspectos técnicos de adopción e instrumentación relativos al Modelo de Gobernabilidad de las TIC’s.
Los aspectos normativos residen en la sección de reglas de cada proceso del MAAGTIC definido por la SFP, de manera que deberán de ser observados, o en su defecto, justificar porque no fueron instrumentados. La manera en la que la UTIC realiza su adopción e instrumentación es flexible, siempre y cuando observe y cumpla con las reglas y el demás marco normativo observable.

La complejidad para realizar cambios

Además de la tarea abrumadora de instrumentar la Gobernabilidad de las TIC’s basándose en el MAAGTIC, se pueden requerir cambios en otros contextos que a primera vista no son tan obvios, pero que sí resultan necesarios en el entorno de la Administración Pública Federal.
La figura 1 muestra los probables cambios implicados en el cumplimiento del MAAGTIC.
Los cambios estructurales son los más arduos de lograr, ya que generalmente dependen de la autorización e intervención de Entidades Normativas Globalizadoras como son Secretaría de la Función Pública y Secretaría de Hacienda, entre otras.


Figura 1. Probables cambios implicados en el cumplimiento del MAAGTIC.

Algunas de las razones para iniciar estos cambios son:
1. El marco regulatorio observable debe de moldearse para ser coherente y consistente con la adición del MAAGTIC.
2. La coyuntura del MAAGTIC para institucionalizar la innovación y modernización de la gestión administrativa a través de las TIC’s.
3. La conveniencia de que la UTIC dependa directamente del titular de la dependencia o entidad, para agilizar y facilitar la colaboración y sinergia con las demás Unidades Responsables (UR’s).
4. Que la UTIC cuente con una estructura autorizada adecuada, para cumplir con los niveles de operación pactados con las demás UR’s, en particular con aquellos servicios que sean delicados por su importancia a nivel de responsabilidades.
5. La existencia de asimetrías o falta de alineación estructura o jurídico-facultativa, que implique la actualización del reglamento interno o algún otro instrumento jurídico equivalente.

MAAGTIC deja sin efecto la normatividad que hubiera emitido la institución relativa a cualquier aspecto de Gobernabilidad de las TIC’s, pero no hay que perder de vista que sus reglas deben amoldarse y acomodarse con respecto al marco regulatorio observable.

Los principales componentes normativos que típicamente integran el marco regulatorio observable son:
• Leyes, reglamentos y circulares emitidos por organismos globalizadores o normativos, relevantes para la dependencia o entidad.
• Reglamento interno o equivalente.
• Guía técnica para la elaboración de manuales.
• Manual de la organización.
• Manual de políticas y normas.
• Plantilla laboral autorizada.
• Manual de procesos y/o procedimientos.
• Observaciones de auditorías pendientes de atender o en proceso de atención.

Es necesario revisar el marco jurídico y administrativo que debe ser observado. Si la operación de la UTIC no es conforme a lo que jurídica o administrativamente se debe de apegar, existe un riesgo muy alto e innecesario de que tras una auditoría, al personal de mando se le finquen responsabilidades administrativas ante la SFP, en un escenario de incumplimiento grave a la normatividad.

Coordinación con otras áreas

Su adopción involucra a toda la Dependencia o Entidad Federal, no solo a la UTIC, por lo que con las demás áreas, conviene contemplar las siguientes actividades:
• Difundir su impacto en el quehacer de la institución y en su relación con la UTIC.
• Explicar y concertar los acuerdos de niveles de operación (OLA), así como allegarse de los recursos necesarios para poder cumplirlos.
• Definir su participación en: la planeación estratégica de las TIC’s, la administración del portafolio de proyectos de las TIC’s, el proceso de administración de la evaluación de la TIC’s.
• Compartir el nuevo modelo de contacto, a partir de la mesa de servicios, el cual es resultado de la instrumentación del MAAGTIC.
• Comunicar el proceso para allegarse una solución tecnológica, tomando en cuenta el MAAGTIC.

Adicionalmente, por su estrecha relación con procesos, es necesaria la coordinación específica con las siguientes áreas:
• La Dirección General de Personal.
• La Dirección General de Recursos Materiales.
• La Dirección General de Recursos Financieros.
• El área de Programación y Presupuesto.

Este involucramiento conviene realizarlo lo más temprano posible, buscando que las áreas se sensibilicen y asimilen que el cumplimiento del MAAGTIC es de su interés y competencia.

Cambios a nivel operativo de la UTIC

Los procesos en los que deben involucrarse los mandos superiores y que no es conveniente delegar a los mandos medios, son:
• Establecimiento del Modelo de Gobernabilidad de TIC (EMG).
• Administración de la Evaluación de TIC (AE).
• Operación del sistema de gestión y mejora de procesos de la UTIC (OSGP).

Los procesos en los que conviene que en sus iteraciones iniciales participen mandos medios y superiores, son:
• Administración del portafolio de servicios de TIC (APS).
• Diseño de servicios de TIC (DSTI).
• Operación de la mesa de servicios (OMS).

Todos los servidores públicos de mando de la UTIC deben involucrarse para lograr la implantación del MAAGTIC. La estrategia de asignar la tarea a un puñado de personas no es recomendable debido a que:
• El esfuerzo de adopción está entre 20 y 40 meses hombre, para una dependencia o entidad mediana.
• Hay muchas áreas y dominios tecnológicos involucrados, por lo que difícilmente un pequeño equipo interno tendrá el cúmulo suficiente de conocimientos y experiencias para desarrollar todos los aspectos sin ayuda interna y externa.
• Es imprescindible que las áreas realicen las definiciones de los procesos para hacerlos suyos, facilitando el proceso de adopción del cambio.

La mejor estrategia de instrumentación es mediante ciclos evolutivos, buscando que cada ciclo materialice procesos y productos que vayan dando visibilidad, sustentabilidad y que permitan una transición más cómoda hacia el modelo de gobernabilidad que busca el MAAGTIC. Sobre esta recomendación y la profundización sobre el tema ya se ha hablado con anterioridad, pero es conveniente reiterarlo.
El arranque del MAAGTIC comienza con la planeación presupuestal del 2012, asociado con los proyectos TIC’s y la sustentabilidad presupuestal de los actuales servicios.