Definición vs. Implementación: ¿A cual darle mayor importancia?

Al comenzar un proyecto de mejora de procesos la primera pregunta que viene a la mente del líder del proyecto de mejora es: ¿por dónde comenzar? Cuando logras como líder identificar por donde atacar vienen las preguntas clave del proyecto: ¿en cuántas fases debo de dividirlo?, ¿cuál es la de mayor importancia?, ¿cuánto tiempo debo de dedicarle? Es sobre estos aspectos en los que nos estaremos enfocando en los siguientes párrafos.

Es indispensable que al comenzar el proyecto de mejora de procesos se haga un diagnóstico inicial en el cual se identifiquen las debilidades y fortalezas de las diferentes áreas de la organización para que con base a estos elementos se pueda generar un plan de acción o plan de proyecto de mejora. En otras palabras, si estás pensando en orientar las velas de tu barco para un mejor rumbo, primero revisa que no se esté metiendo el agua o que tus remos no estén rotos.

En el capítulo 3 del Competisoft nos hablan de “estrategias de implementación del modelo de procesos” en el cual proponen comenzar a implementar la mejora desde un perfil de proyectos, al revisarlo le cuestioné a una de las autoras de este capítulo sobre comenzar por proyectos y no por dirección a lo cual me contesto: “Uno debe de comenzar a implementar la mejora por las áreas donde se tenga mayor seguridad o conocimiento; sobre todo para luchar contra la resistencia al cambio”. Si entendemos que un modelo como Competisoft está orientado a pequeñas empresas de desarrollo de software, sería por el área de desarrollo de software y proyectos donde se debería de tener mayor conocimiento, a diferencia de un área de RH o de coordinación de proyectos.

Una vez generado este diagnóstico se deberá de generar el plan de acción o plan de proyecto para el proyecto de mejora de procesos y es ahí donde aparece la pregunta que nos trajo a escribir este artículo “Definición VS Implementación, ¿A cuál darle mayor importancia?”.

Hagamos una breve explicación de lo que se realizaría en cada una de las fases.

En la fase de definición, como su nombre lo indica, se definirán los productos de trabajo, procesos y actividades que se llevarán dentro del área a mejorar. En otras palabras, es la fase teórica del proyecto donde se coloca los bocetos y en papel lo que se vaya a implementar. Posteriormente, en la fase de implementación se toma lo que se generó en la fase de definición y se lleva a la práctica dentro del área a mejorar, es comprobar la teoría con la práctica. Asímismo, la implementación nos brinda retroalimentación sobre los ajustes que se tienen que generar para volver a definir.

Ventajas y riesgos

Cuándo se le da mayor importancia a la fase de Definición, entre las ventajas que se podrá tener es que se lleva una adecuada generación de los procesos, actividades y productos de trabajo para implementar en el área a mejorar. Por otro lado, hacer demasiado énfasis en la definición tiene el riesgo de que esa definición puede ser muy distante a lo que sucede en la realidad en la área a mejorar.

A su vez, cuándo se le da mayor importancia a la fase de Implementación, entre las ventajas que se podrá tener es que se va probando y piloteando lo que se definió anteriormente, dando tiempo en el proyecto de mejora a que se hagan los ajustes necesarios para que la definición se apegue a la realidad. El principal riesgo consiste en que no se tenga una adecuada definición y se genere descontrol en la fase de Implementación por la falta de lineamientos que se deberían de generar en la fase de

Importancia de cada una

Por lo tanto, la fase de definición e implementación no se podrán eliminar del proyecto de mejora o del plan de trabajo que se tiene ya que las dos fases van ligadas y se requieren una a la otra. Por lo que regresamos a la pregunta del principio ¿A cuál darle mayor importancia?

Existe un factor clave que debemos de considerar siempre que hablemos de procesos, y es algo que a los profesionistas de TIC se nos olvida y son las personas. Como dice el refrán “El martillo le ve cara de clavo a cualquier problema”. Los que somos de TIC muchas veces pensamos que todo es definir, montarlo en un sistema, automatizarlo y listo, ya tenemos procesos en la organización … ¿Y las personas? Todos los procesos que se implementen en la organización tienen que llevar un programa o actividades alternas que estén enfocadas a permear los procesos dentro de la organización y a través de las personas, ya que al final del proyecto los que van a utilizar lo que se definió serán las personas.

Un factor de éxito para todo proyecto de mejora siempre será luchar contra la resistencia al cambio, lograr que los procesos nuevos o las actividades nuevas que hayan surgido del proyecto de mejora se integren a la vida diaria de cada uno de los colaboradores de la organización. Una estrategia para poder atacar este objetivo será integrar a los diferentes sectores de la organización a definir e implementar ellos mismos sus procesos y actividades, con esto se logrará que los colaboradores de la organización se “adueñen” de la mejora y la defiendan contra la presión del día a día que siempre intenta echar abajo los procesos.

Es en la fase de Implementación en la que se enfrenta la teoría contra la presión del día a día, es en esta fase en la que los colaboradores que participaron en la definición revisan que lo que hicieron está acorde a lo que hacen. Es en esta fase donde se pilotea y se prueban las mejoras, generando ajustes tal vez para la definición. ¿Entonces tendríamos que regresar a la definición?

Iterar para mejorar

Un ciclo de vida de un proyecto de mejora no tiene que ser estrictamente en forma de “cascada”, más bien lo recomendable es que se busquen pequeñas iteraciones que vayan resolviendo problemas y se comiencen a integrar procesos al área de mejora. Con esto se podrá tener tiempo para la definición, tiempo para la implementación, tiempo para aprender y tiempo para volver a planear. En la siguiente iteración se podría ajustar en la fase de definición lo que se generó como “ajustes” en la fase de la implementación anterior; y así sucesivamente generando e integrando a los colaboradores de la organización dentro del proyecto de mejora.

Por lo tanto ¿A cuál darle mayor importancia? La clave no es darle mayor importancia a una o a otra sino más bien identificar cuantas veces se encuentra el proyecto en alguna de las fases e intentar estar más veces en un tiempo más corto. En otras palabras aumentar la frecuencia y bajar la duración de cada fase.