Análisis del ROI: Una Herramienta para Justificar la Mejora de Procesos

Mucho se ha cuestionado si la mejora de procesos de software basada en CMMI, realmente trae beneficios tangibles para las compañías de nuestro país. Las empresas que quieren comenzar a implementar un esfuerzo de esta naturaleza, se cuestionan cómo poder justificar los recursos que van a invertir para ello, y si se aprovecharán de manera adecuada. Aunque para muchas de estas empresas, la obtención de un nivel de madurez sigue siendo el principal móvil para implementar CMMI. La realidad muestra que, tales iniciativas, logran un éxito significativo cuando son vistas como un objetivo de negocio, que traerá consigo beneficios económicos y que resolverá problemáticas relevantes en la organización.

Las preguntas que típicamente surgen al plantear un programa de mejora son: ¿cuánto nos va a costar?, ¿qué beneficios vamos a obtener?, ¿cómo justifico el gasto ante el Consejo?, ¿existe información de resultados obtenidos por empresas similares en México?

Para poder generar un adecuado entendimiento de implicaciones y beneficios asociados con un programa de mejora, el análisis del Retorno de Inversión o ROI (Return of Investment) es una herramienta de utilidad, que permite apoyar la justificación de la inversión en términos tangibles para los tomadores de decisiones en la organización.

El ROI es un concepto sencillo de comprender y aplicar. Supongamos el caso de una empresa que enfrenta la decisión de si invertir o no, en un programa de mejora. El análisis del ROI significa evaluar si la inversión es rentable, comparada con otros proyectos u opciones de inversión disponibles, es decir, ¿por qué no mejor invertir este dinero en el banco a taza del 8%?, o ¿por qué no invertirlo como capital de trabajo en proyectos para buscar un margen de utilidad del 35%? O quizá destinarlo a mejorar la infraestructura de cómputo. A fin de cuentas, la implementación de un programa de mejora de procesos de software compite por recursos humanos y económicos limitados.

Actualmente, las compañías utilizan el ROI para evaluar los proyectos de inversión que tienen en puerta. Sin embargo, para un programa de mejora basado en CMMI, la complejidad de este análisis radica en obtener la información suficiente y confiable para calcularlo correctamente.

Análisis del Retorno de Inversión

El proceso para analizar el ROI de un programa de mejora se ilustra en la siguiente figura, y se describe a continuación:

Figura 1. Procedimiento para el análisis del ROI.

1. Determinar el alcance de la iniciativa de mejora

A fin de acotar el alcance del programa de mejora, la organización debe decidir:

• La representación del modelo que utilizará (escalonada o continua).
• Las áreas de proceso a implementar.
• El nivel de madurez objetivo.
• Las áreas involucradas (una división, toda la organización, todos los tipos de proyecto, o sólo aquellos que pertenezcan a una u otra tecnología, etcétera).

2. Estimar el esfuerzo y los costos asociados

Como en cualquier proyecto, es necesario identificar los recursos que se requerirán para poder implementar el programa de mejora. Los principales rubros a considerar son:

• Capacitación.
• Esfuerzo para la definición, despliegue y soporte del proceso.
• Herramientas.
• Consultoría especializada.
• Evaluaciones formales.

Es importante contemplar los costos asociados, no sólo para la implementación del programa, sino también para mantenerlo operando, aun después de haber alcanzado un nivel de madurez.

3. Dimensionar los beneficios

Un programa de mejora debe estar gobernado por los objetivos de mejora definidos por el negocio. La experiencia después de innumerables sesiones de trabajo con directores de empresas de TI para identificar los objetivos de negocio, nos arroja que los cinco principales son:

• Mejorar la utilidad de los proyectos.
• Cumplir dentro del tiempo y costo estimado.
• Mejorar la satisfacción del cliente.
• Mejorar la calidad del producto.
• Mejorar la productividad del equipo.

El punto más complicado para realizar un adecuado análisis del ROI, es el dimensionamiento y la cuantificación de los beneficios que se obtendrán con CMMI, debido sobre todo, a la carencia de información; la buena noticia es que ahora existen resultados cuantitativos publicados que pueden servir como base para este análisis. En la tabla 1, se pueden observar los resultados del uso de CMMI publicados por el SEI, con datos relevantes como: la disminución del costo en un 20%, aumento en calidad en un 50%, aumento en precisión del calendario del 37%, aumento en productividad del 62% y un ROI medio de 4.7 a 1.


Tabla 1. Resultados publicados por el SEI. www.sei.cmu.edu/cmmi/results.html.

Estos datos pueden ser tomados “como referencia”, con las debidas reservas, ya que cada empresa es diferente, y los criterios para captar, calcular y presentar dicha información no necesariamente podrían ser aplicables a su empresa.

Las empresas que han aportado datos al SEI son empresas del tamaño de Boeing, Lookheed Martin, GM, Siemens, etcétera; y para la empresa promedio en nuestro país genera inquietud, sobre si estos datos les son aplicables o no. La mala noticia aquí, es que actualmente no existe un registro similar para las empresas mexicanas, pues son aún pocas las que han implementado con éxito el CMMI, y menos todavía, las que cuentan con información histórica confiable. A continuación, se presentan datos de empresas mexicanas con las cuales hemos trabajado en la empresa It Era.

• Ti-M. Evaluada en diciembre del 2006 como CMMI Nivel 3, con información de uso de sus procesos en más de 15 proyectos. Sus estimaciones de esfuerzo tienen variaciones respecto a la realidad, de menos del 10% (de -8% a +5%), lo cual habla de la madurez y confiabilidad de su operación.
• Dextra Technologies. Empresa trabajando con procesos CMMI Nivel 3, actualmente presenta datos recopilados durante 2 años, que reflejan un efectivo control en la densidad de defectos en sus proyectos. Esto le ha permitido mejorar el empleo de sus recursos, disminuyendo el retrabajo en actividades de calidad.
• Mexware Consulting. Comenzó a implementar su programa de mejora de procesos en 2005 y actualmente implementa proyectos con procesos de Nivel CMMI3. Sus resultados a la fecha para 20 proyectos ejecutados reflejan una desviación promedio de esfuerzo y tiempo del 5%
• A nivel gubernamental, está el caso de la Coordinación de Tecnología para la Incorporación y Recaudación del IMSS, que en octubre de 2006 obtuvo el Nivel 3 de capacidad de CMMI. Dentro de los resultados actualmente reportados, presenta proyectos con desviación promedio del 6.3%, un índice de apego a procesos definidos del 98.1% y un ROI de 3.5 a 1.

Algunos de los ejemplos típicos que se presentan como metas de mejora pueden ser:

• Disminuir el retrabajo por corrección a defectos en un X%
• Disminuir el retrabajo por mala especificación de requerimientos en un X%
• Acotar la desviación en esfuerzo y tiempo a un X%
• Aumentar la rentabilidad en un X%

En la tabla 2 se presenta un ejemplo para estimar los beneficios en una empresa con 60 desarrolladores, tomando como base un aumento en productividad del 10%.

4. Calcular el ROI

El cálculo del ROI, se realiza dividiendo la estimación de los beneficios estimados entre los costos asociados con el programa. Siguiendo el ejemplo anterior, si consideramos una inversión de 75 mil dólares, un beneficio esperado de 374 mil dólares al año tenemos:

ROI = 374,400 / 75,000 = 4.99


Tabla 2. Ejemplo de beneficios estimados.

5. Presentación de resultados

Comunicar a la organización el análisis realizado, los objetivos de negocio, las metas de mejora y los beneficios esperados, es importante para generar el compromiso y patrocinio de todos los participantes que pueden apoyar a que el programa de mejora tenga éxito.

Principales consideraciones
•Se requiere acceso a información relevante y sensible.
•Calcular los beneficios no es una tarea trivial.
•Falta de consistencia en la medición del ROI.
•Las organizaciones no tienen datos de su situación actual.

Conclusión
El análisis del ROI es una herramienta de suma utilidad para evaluar la conveniencia de un programa de mejora. Se requiere contemplar los costos asociados con la implementación y el mantenimiento del programa de mejora. Es indispensable establecer objetivos de negocio cuantificables que guíen y gobiernen el programa de mejora. Los beneficios económicos se determinan en b ase a estos objetivos de negocio.