MAAGTIC: Guía de implementación

El Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de TIC (MAAGTIC) tiene por objeto establecer las disposiciones administrativas en materia de tecnologías de la información y comunicaciones que se deberán observar en el ámbito de la Administración Pública Federal (APF) y, en lo conducente, en la Procuraduría General de la República. En julio de este año se publicó el MAAGTIC en el Diario Oficial de la Federación, y compartí con ustedes la noticia por medio de un artículo en el sitio web de SG (Un vistazo al MAAGTIC). Si les interesa conocer la estructura y principios básicos del MAAGTIC, le recomiendo que lean dicho artículo. En el presento artículo, me dedico a dar algunas recomendaciones para quienes están a cargo de implementar un proyecto de mejora para lograr el cumplimiento del MAAGTIC.

A partir de la publicación del MAAGTIC, la Unidad de Gobierno Digital de la SFP ha dirigido acciones que han llevado a las Unidades de Tecnologías de la Información (UTIC) de la APF a evaluar sus procesos actuales contra las actividades, productos, indicadores y reglas definidas en el MAAGTIC, con el propósito de obtener una línea base del estado actual de sus procesos y cumplimiento normativo. En base a esto, las UTIC plantearán un proyecto de mejora y cronograma de implementación para lograr un cumplimiento del MAAGTIC a más tardar en noviembre del 2011.

La SFP ha puesto a disposición de los interesados una serie de artefactos y lineamientos para facilitar la evaluación inicial, publicados en el sitio www.maagtic.gob.mx. Estos incluyen entre otros un mecanismo para determinar el grado de implementación y un cronograma maestro de implementación.

Ante este reto, las UTIC han procedido a realizar la valoración solicitada. En la mayoría de los casos, se ha concluido que existe una brecha significativa por cubrir. Dado que el tiempo y los recursos son bastante limitados, se requiere administrar de manera muy efectiva los proyectos de implantación/mejora de procesos.

Sin duda, cada institución es un caso particular y su programa de mejora deberá responder a sus condiciones y necesidades específicas. Sin embargo, sugiero aquí algunos lineamientos generales que podrían ser de utilidad al establecer dicho plan.

Definir el ciclo de vida para el proyecto de mejora

Dado que se va a administrar un programa de proyectos de implantación/mejora de procesos recomiendo que se defina un ciclo de vida genérico que permita controlar y dar seguimiento al avance de cada proyecto a partir de fases, hitos y entregables bien definidos que permitan asignar un porcentaje de avance en la implementación a partir entregables y objetivos verificables.

La figura 1 muestra un ejemplo de ciclo de vida que se podría seguir para estos proyectos de mejora. En éste diagrama, las letras en itálicas son productos definidos en el proceso Operación del Sistema de Gestión y Mejora de los Procesos de la UTIC (OSGP). Recomiendo que se proceda a definir estos productos tan pronto como sea posible para que todos los procesos que se implementen ya cumplan con la normatividad de este proceso, el cual es el corazón del programa de mejora.

Figura 1. Estructura del ciclo de vida.

Asignación clara de roles y responsabilidades

Es de vital importancia asignar claramente los roles y responsabilidades de los interesados. En particular, hay que cuidar la definición y comunicación de los roles:

• Responsable de mejora de procesos,
• Grupo de trabajo de mejora continua de TIC (que sugiero que se defina por proceso),
• Responsable del proceso,
• Administrador del Programa de Mejora (Administrador de iniciativa de TIC en el Manual),
• Administrador de proyecto (de implantación/mejora)

Si estos roles se confunden se puede entorpecer la administración efectiva del avance, gestión de riesgos y escalamiento de asuntos. Idealmente, se debería cuidar que estos roles se definieran conforme al Manual (proceso de Administración del portafolios de proyectos de TIC y el OSGP).

Iterar incrementalmente

Con esto me refiero a evitar iniciar la implementación de todos los procesos al mismo tiempo. Es mejor escalonar en iteraciones de manera que se inicie en cada iteración un subconjunto de procesos seleccionados de acuerdo a su prioridad, estado actual, complejidad, madurez y relacionamiento con los otros procesos. En base a la capacidad instalada por la primera iteración previa, se procede a la siguiente iteración. Idealmente estas iteraciones se deberían escalonar (una después de la otra), pero dada la restricción del tiempo, suponiendo que cada proyecto de implementación lleva aproximadamente 5 meses (+- 2 meses), se podrían plantear 3 iteraciones con tiempos como los que se aprecian en la figura 2.

Figura 2. Cronograma de iteraciones.

Evitar implementar los procesos por niveles de la arquitectura

Aunque en primera instancia suena atractivo implementar primero todos los procesos de Gobierno y después los de Organización/Estrategia y así descendiendo hasta los procesos de soporte (ver el artículo referido arriba para conocer la estructura y categorías de la arquitectura del procesos del MAAGTIC), esta estrategia pierde de vista las relaciones y dependencias entre algunos procesos y la madurez que se requiere para realizar algunos de ellos.

Evitar aplicar la receta

El MAAGTIC establece las disposiciones administrativas en materia de tecnologías de la información y comunicaciones que deberán observar los procesos que diseñes e implementes, PERO NO SON LOS PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS que debes implementar. Es importante adecuar y detallar los procedimientos que se van a implementar de acuerdo al tamaño, riesgo, complejidad, infraestructura y recursos de tu organización.

Conclusión

Las UTIC enfrentan un reto considerable para mejorar sus procesos para cumplir con el MAAGTIC en poco más de un año. En este espacio hemos planteado algunas recomendaciones de alto nivel para manejar estos proyectos.

En las siguientes entregas de esta columna seguiremos dando seguimiento a esta importante iniciativa de la SFP. Mientras tanto, los invito a que visiten el sitio del Grupo de Aprendizaje en Gobierno de TI disponible en SG Campus y con gusto responderé a sus preguntas y comentarios.

Referencias

1. G. Quintanilla. “Un vistazo al MAAGTIC”. http://bit.ly/sg29r9
2. MAAGTIC, Normateca Federal. http://www.maagtic.gob.mx
3. “Gobierno de TI”, SG Campus. http://www.sgcampus.com.mx