¿Cómo Evitar que su Empresa se Convierta en una Fábrica de Desperdicios?

¿Cuántos procesos de su empresa fabrican desperdicios? Ante esta pregunta puede que usted se diga, “en mi empresa, como en cualquier otra, cometemos algunos errores, pero de eso a fabricar desperdicios, de ninguna manera”. Veamos algunos capítulos de la fábrica de desperdicios:

1er capítulo: desperdiciando tiempo. Hay reunión de trabajo y la mayoría de la gente llega entre 5 y 10 minutos tarde. Para este evento están convocadas 20 personas. Debido a los que no pudieron llegar a tiempo, ya se generó un desperdicio de 100 minutos en promedio. Se requiere repetir lo que ya se comentó al inicio de la reunión y se pueden generar discusiones posteriores o pláticas estériles por no haber entendido el material del inicio. Esta media hora multiplicada por 20 personas es igual a 600 minutos, que sumándolos a los anteriores 100 minutos da un total de 700 minutos de desperdicio, alrededor de 12 horas hombre por reunión.

2do capítulo: desperdiciando recursos. Muchos programadores no siguen una metodología para hacer sus desarrollos. Cuando se encuentran con un error desconocido y después de varias horas de trabajar en vano para hallar el problema, buscan la solución en internet durante todo un día, a fin de encontrar el código que pueda resolver su problema. Si esto llega a ocurrir dos veces al mes, y se multiplica el número de programadores en la empresa por dos, y luego por un día y medio de búsqueda, se puede llegar a conocer el cúmulo de horas importantes desperdiciadas para este evento.

3er capítulo: desperdiciando oportunidades. El personal de ventas suele hacer compromisos de tiempos, servicios o productos que son irrealizables o difíciles de alcanzar y es muy complicado salir de tales aprietos. Ocurre comúnmente que estas personas no están adecuadamente habilitadas para ofrecer los productos o servicios de la empresa, lo cual genera que se pierdan buenas oportunidades de negocio.

4to capítulo: desperdiciando planeación. Es muy común que las empresas hagan contratos que requieren, al final, protocolos de aceptación de cambios que resultan ser diez veces más grandes que el contrato mismo ¿Por qué no hacer unos en los que se indique aquello de lo que si se tiene conciencia y dejar huecos suficientes para lo que no?

¿Alguno de “estos capítulos” le suena conocido? Si es así puede que piense que evitar lo anterior es prácticamente imposible o puede que se pregunte si habrá alguna forma de evitarlo.

Si en el párrafo anterior coincidió con la segunda opción, lo primero y más importante es que sea consciente de que el desperdicio está ahí y que tiene efectos desastrosos, aumentando los costos, afectando negativamente al personal y disminuyendo la calidad de los productos. Una buena manera de combatirlo consiste en hacer cambios pequeños no sólo en los procesos sino en la actitud de la gente. El modificar un proceso no cambia la cultura de la empresa, pero el tener una actitud distinta, si. Y el desperdicio, para que realmente pueda abatirse de manera efectiva, requiere un cambio organizacional.

Los autores de Lean Manufacturing definen desperdicio como cualquier cosa que no proporciona valor al cliente y a partir siete desperdicios descritos por estos autores, los Popendieck [1] definieron equivalencias en el desarrollo de software:

1. Trabajo parcialmente hecho, el cual tiende a ser obsoleto y además ocupa el tiempo de otro desarrollo. Es un riesgo financiero.
2. Procesos extra, como la documentación que nadie lee, que requiere de recursos valiosos y que al final se degrada y se hace obsoleta sin darle ningún tipo de valor al cliente.
3. Características extra o sobreproducción. Es importante recordar que si no son necesarias, pueden solamente representar un punto de falla más que una ayuda al sistema.
4. Cambio de tareas o proceso inadecuado. Pensar que alguien es capaz de realizar efectivamente y sin perder un momento, un cambio continuo de tareas es simplemente una ilusión. El tiempo que lleva el cambiar de una tarea a otra es un desperdicio.
5. Esperas. Los retardos en el desarrollo de software son bastante comunes, pero es importante identificar aquellos que son verdaderamente un desperdicio. Esto ocurre frecuentemente cuando se procesa una necesidad urgente por parte del cliente, propiciando que lo que está esperando a ser desarrollado y que representa valor al cliente, no sea entregado.
6. Movimiento innecesario (traslados). Si todos los miembros de un equipo trabajan en un mismo lugar, y además cuentan con la presencia constante de un representante del cliente, esto permitirá que todos estén enterados de lo que está ocurriendo y si existen dudas, muy posiblemente éstas se podrán resolver más fácilmente con ayuda del representante del cliente o con el apoyo del equipo, evitando perder el enfoque de lo que se está realizando.
7. Defectos. Ninguna fábrica es infalible, pero encontrar un defecto lo más rápido posible es la mejor forma de reducir su impacto. Y por supuesto, el defecto más barato es el que nunca existe, luchando por hacer las cosas bien desde el inicio.

Desde nuestra perspectiva se pueden encontrar otros tipos de desperdicio que se deben tomar en cuenta para beneficio de la empresa:

A. Falta de aplicación de la inteligencia colectiva. En oposición a usar métodos y sistemas de decisión jerárquicos, puede utilizar técnicas participativas para la resolución de problemas, evitando el derroche de potencialidad de los miembros del equipo.

B. No incluir “el error” en el proceso de madurez de la empresa. Cometer un error proporciona pistas sobre lo que no se debe hacer y qué ocurre en el caso de que se haga. Es un desperdicio no aprovechar la información que se genera a partir de los errores cometidos.

C. Mal uso de habilidades. Personas con ciertas habilidades no están desempeñando el rol
apropiado, desperdiciando así estas capacidades que podrían dar un gran plus a la empresa.

En un marco más general, Lean se enfoca en todo el proceso, desde la concepción de la idea hasta el consumo del producto. Bajo esta visión sistémica es más fácil identificar los desperdicios. Si se optimiza cada proceso por separado, se crearán grandes inventarios entre cada fase, lo cual conducirá a un mayor desperdicio.

Construir un mapa de flujo de valor (Value-Stream Map) es una herramienta Lean que puede usarse para encontrar desperdicios. A través de esta herramienta es posible visualizar los procesos, el orden en que se llevan a cabo, el tiempo necesario para cada uno así como los tiempos de espera entre cada proceso. Es muy importante ayudarse de la gente que verdaderamente hace cada proceso para que el planteamiento sea lo más cercano posible a la realidad.

Para hacer un mapa:

1. Liste los nombres de todos los procesos y ponga cada uno en un recuadro.
2. Indique el tiempo de cada acción en la base de cada recuadro.
3. Indique el tiempo de cada acción, es decir, el tiempo real.
4. Identifique el tiempo entre cada proceso.
5. Identifique los ciclos existentes entre los procesos.

Ver Figura 1.d

Figura 1. Esquema de mapa de flujo de valor. TR: Tiempo Real, TT: Tiempo Total, TEA: Tiempo entre acciones, y PT: Porcentaje del tiempo real consumido en cada ciclo.

Con este mapa, ahora puede evidenciar algunos desperdicios que se fabrican entre sus procesos. Es importante comentarle que el proceso presentado para la creación del mapa de flujo de valor es genérico.

Conclusión

Sea honesto consigo mismo, ¿verdaderamente su empresa no es una fábrica de desperdicios? Si tiene la menor duda haga un recorrido por sus procesos creando un mapa de flujo de valor de su empresa.

Es muy importante que al construir su mapa:

• Considere todo el escenario que implica su negocio.
• Haga una búsqueda consciente y metódica de lo que ocurre en su empresa.
• Encuentre la forma de que todo su personal sea lo más honesto posible al construir el mapa.

 Al conjuntar los fundamentos de Lean y las herramientas ágiles se facilita la creación de esta visión sistémica para acelerar la madurez de la empresa.