Evolución de la consultoría de TI

Aunque arrancar una empresa de servicios de consultoría en TI es relativamente sencillo ya que no requiere una gran inversión de capital, mantenerla a flote una vez que inicia la operación es un gran reto, y esto se ve reflejado en la alta tasa de mortalidad de empresas de este tipo; es realmente complicado encontrar una estrategia para mantenerse a flote cuando los largos ciclos de venta sólo vaticinan la extinción de los saldos en las cuentas bancarias.

Nosotros estuvimos al borde de un colapso; para darle la vuelta a las malas decisiones tomadas consideramos importante pensar en estrategias que generen valor, innovación en procesos normalmente aburridos, romper paradigmas y aplicar métodos colaborativos para el diseño de proyectos complejos.

Pensamos que, con los altos índices de competencia que existen en nuestra industria, nos debíamos preguntar: • ¿Cómo hacemos para acelerar los ciclos de venta de 4 meses a 2 semanas? • ¿Cómo nos podemos diferenciar del resto de las firmas de desarrollo de software? • ¿Cómo le podemos hacer para que todos quienes influyen en la decisión de compra o especificación de un proyecto de software estén presentes al momento de expresar sus necesidades y no ser nosotros quienes necesitamos estar mediando temas internos de nuestros prospectos? • ¿Cómo podemos cotizar ágilmente para cerrar los proyectos con quienes sí pueden pagar el desarrollo de software o asustar rápido a quienes no?

Después de vivir un proceso de reflexión intenso sobre las cuatro preguntas anteriores, en una de las empresas donde colaboré encontramos que la clave era integrar a los genios de una organización en el diseño de un proyecto de software. Para hacerlo atractivo debíamos crear un proceso divertido, intensivo y sumamente efectivo. Así nació el Innocamp [1].

El Innocamp arrancó siendo parte de nuestro proceso hambriento de venta; un taller de diseño para proyectos de desarrollo de software a la medida enfocado a empresas que buscaban distinguirse de su competencia apalancando sus operaciones en tecnologías de la información.

No tardamos mucho en descubrir las ventajas que nos generaba ofrecer a nuestros prospectos una experiencia única, divertida y ágil de diseño colaborativo para la concepción (inception phase [2]) de un proyecto de desarrollo de software:

• Todos los involucrados o afectados (stakeholders) del proyecto presentes en una misma sala exponiendo y negociando sus necesidades, prioridades, miedos, pasiones y aversiones. a. Un taller lúdico que nos logró distinguir de nuestra competencia. b. Todos enfocados y alejados de las distracciones de su operación del día a día realmente tomando posesión del proyecto desde su concepción. i. Reducción del riesgo de fracaso del proyecto gracias a la reducción de la resistencia al cambio. ii. Confirmamos que el factor humano es central en un proyecto tecnológico; mucho más que la tecnología misma. c. La integración de expertos de diversas disciplinas en el diseño de proyectos es una práctica enriquecedora que puede cambiar el rumbo completo de una idea a un camino más simple, completo y correcto. d. Las ventas de proyectos de desarrollo de software para nosotros subieron dramáticamente.
• Atención a los prospectos y clientes en nuestras instalaciones (no más tráfico, plantones o impuntualidad de la gente). Instalaciones listas para un taller lúdico e intensivo. Alimentos, bebidas, pintarrones, juguetes, paredes para trabajar, herramientas. Todo listo para diseñar.
• Todo lo discutido aterrizado en conclusiones documentadas en blanco y negro, en tiempo real y en escritos realmente útiles como lo son los mapas mentales.
• La complejidad del proyecto queda claramente representada por la cantidad de papelitos y metros cuadrados de la pared cubiertos por ellos. Una de las frases más escuchadas por una empresa de consultoría de parte de su cliente es: “¿qué tan complicado pueden ser programar algunas pantallitas?”. Después de pasar por el Innocamp, un comentario común de los participantes es “el proyecto no está tan pequeño como pensábamos”.

Para mí, la palabra clave que hemos aprendido en todos estos años es co-autoría. Es increíble lo que sucede cuando se reúnen a pensar, diseñar y construir, personas capaces, comprometidas y emocionadas por su proyecto; sea cual sea el tamaño, sea cual sea la complejidad.

Mantener a todo el equipo de trabajo de nuestros clientes inmerso en un taller de diseño durante una cantidad nada despreciable de horas no es fácil. Muchos podrían decir que no es pedagógico tener a las personas en una sala de juntas más de 2 horas. Tienen razón, por ello también cambiamos el paradigma de las juntas de trabajo. ¿Cómo logramos mantener enfocados y aportando a tanta gente en sesiones de 8 a 10 horas? Jugando.

Existen muchos métodos que se pueden integrar para crear una experiencia llena de logro, creatividad y colaboración, como:

• El juego serio [3] es un concepto creado por Johan Roos and Bart Victor cuyo objetivo es describir y confrontar puntos de vista respecto a un reto complejo. La empresa Lego ha sacado buen jugo a este concepto por medio de la iniciativa Lego Serious Play, que la ha ayudado a abrir un nuevo mercado: los corporativos.
• Las dinámicas lúdicas e intensivas permiten una comunicación fluida entre personajes que probablemente en el día a día no pueden hablar eficazmente
• El desarrollo conjunto de aplicaciones (JAD) [4] es un método creado para integrar usuarios, gerentes, directivos y desarrolladores de aplicaciones en talleres de varios días cuyo objetivo es construir las especificaciones de un sistema de software.
• Juegos de innovación [5].
• Pensamiento en diseño (Design Thinking).
• AVAX como método para identificar y estructurar acciones de valor agregado en un proyecto.

Conclusiones

• Te comparto algunos descubrimientos valiosos después de 8 años de haber diseñado más de 100 proyectos con base tecnológica:
• Los empresarios mexicanos sí pagan por un diseño de sus proyectos de software.
• Cotizar bien involucra diseñar diligentemente una solución.
• Cotizar involucrando activamente al prospecto no es solo factible, sino determinante para lograr una negociación exitosa mientras educas a tu cliente.
• No es necesario regalar el proceso de cotización para poder vender.
• Tomar procesos aburridos y hacerlos divertidos, es factible y muy rentable.

El involucramiento durante etapas tempranas de un proyecto de todos los stakeholders dentro de un marco que fomente la innovación desde una perspectiva divertida exalta las emociones, disminuye las barreras humanas y permite el flujo de ideas de valor que, no nada más incrementa las probabilidades de éxito de una iniciativa innovadora, sino que facilita que las ideaciones riesgosas y ambiciosas tengan una oportunidad concreta de suceder.

Referencias

[1] Innocamp: Campamento de innovación creado por la empresa Innox.

[2] http://en.wikipedia.org/wiki/Unified_Process#Inception_Phase

[3] http://en.wikipedia.org/wiki/Serious_play

[4] http://en.wikipedia.org/wiki/Joint_application_development

[5] http://www.innovationgames.com