Carta a la Tía Margarita: Del software para mejorar tu negocio

Nota del editor: El presente artículo fue originalmente publicado por Marco en su blog y lo hemos retomado con su permiso para publicarlo en esta edición de SG.

Querida tía Margarita (o estimado emprendedor que quieres utilizar aplicaciones de software para tu negocio y apenas sabes cómo encender una computadora):

Me has platicado del éxito en tu negocio y me da mucho gusto pues has dedicado muchos años para lograrlo. Me dices de tus ahorros y de tu intención de invertirlos en un proyecto para mejorar tu negocio e integrarlo al mundo de las posibilidades ofrecidas por las nuevas tecnologías interconectadas cada vez de forma más ubicua a través de internet. Dices que es un proyecto inevitable si no quieres perder el éxito obtenido. Deseo con sinceridad que logres tus propósitos y te diré algo que yo pensaría si estuviera en tus zapatos.

Nicholas Carr publicó en 2003 un ensayo titulado “IT Doesn’t Matter”que contiene algunas observaciones sobre por qué las tecnologías de información se han convertido en materia prima para los negocios y ya no representan un criterio determinante de diferenciación con respecto a su competencia. Desde entonces se ha visto que no le faltaba razón. Así que un objetivo modesto para tu proyecto sería colocarte a la par de otros negocios con proyectos similares, y para lograrlo quizá no se requiera crear nada nuevo sino tan solo adquirir una solución tecnológica ya existente. Si tal adquisición está en el alcance de tus ahorros, y satisface tus necesidades prioritarias, entonces esa podría ser una buena opción. De otro modo, si eliges un objetivo más ambicioso para diferenciar tu negocio, entonces deberás pensar en crear una solución a la medida de lo que necesitas.

No digo que sea fácil adquirir e integrar algo existente sino que, en definitiva, la creación de una solución basada en software para problemas o retos de negocio representa palabras mayores en términos de complejidad. La organización Standish Group investiga cada año las estadísticas para este tipo de proyecto y publica los resultados de su sondeo en el ya tradicional Chaos Report. Según dicho reporte, la fracción de proyectos que cada año logran los tres criterios de éxito (con la funcionalidad esperada, en el tiempo planeado y con el costo planeado) gira alrededor de un tercio.

Año tras año el reporte contiene una relación de los factores que contribuyeron a los resultados, en esos factores deberás concentrar tu atención. Suelo agruparlos en las siguientes categorías: el perfil del personal involucrado, el proceso de creación, la estrategia de diseño y la tecnología utilizada. Al considerar su impacto sobre el resultado, los factores en cada categoría tienen un impacto superior comparado con el de los factores de la categoría sucesiva. Es decir, por ejemplo, si la estrategia de diseño es impecable pero no se cuenta con un proceso adecuado para realizarla entonces su impacto es marginal; lo mismo ocurre si el proceso es muy bueno pero no se tiene al personal que sepa cómo adecuarlo sobre la marcha ante el dinamismo de los negocios. Las personas y su capacidad para enfocar tanto ideas generales como detalles específicos, y comunicarlos efectivamente, representan el factor más determinante para el éxito de tu proyecto; empezando por ti misma. Te sorprenderá el nivel de detalle al que es necesario especificar los requisitos para que puedas en efecto verlos realizados en una aplicación tecnológica.

Ahora, en cuanto a la selección del proveedor. Si el caso fuese una cirugía a cerebro abierto entonces buscarías al mejor neurocirujano que puedas conseguir. El caso de tu proyecto no es tan distinto si consideramos el tipo de esfuerzo intelectual y el nivel de esmero requeridos para el éxito. Lo propio del caso es asegurarte que tratas no sólo con administradores sino directamente con quienes tienen la capacidad para crear, con su mente y manos, las piedras angulares del proyecto; desde contribuciones al diseño de un modelo extendido de negocio, pasando por el diseño de la nueva interacción con tus clientes y proveedores, hasta los componentes técnicos de alta calidad que harán funcionar tu solución tecnológica.

Todavía hoy predominan proveedores de servicios de software cuya organización se basa en un taylorismo postindustrial. Como sabes, para que aquel modelo pudiese funcionar, los trabajadores debían ser baratos y de muy bajo perfil intelectual, realizar trabajo mecánico repetitivo en una línea de producción y saber obedecer los estrictos dictados del grupo de administradores de la fábrica.

Los factores para el éxito, cuyas categorías ya mencioné, son claves para entender qué tipo de actividad es crear software y cómo realizarla en proyectos comerciales privados o proyectos gubernamentales del dominio público. Formular software es una actividad reciente que inició hace unos sesenta años. Durante esta naciente etapa la industria del software ha adoptado opiniones ya caducas de la industria de manufactura de siglos pasados. Por ejemplo, la idea de división de trabajo; esta idea está detrás de puestos de trabajo como ‘analista’, ‘arquitecto’, ‘diseñador’, ‘programador’, o ‘tester’. Estos puestos coinciden con las etapas del modelo en cascada (secuencia lineal de etapas sucesivas) para el ciclo de vida del software: análisis, arquitectura, diseño, programación y pruebas. Quizá te sorprenda saber que Winston W. Royce, el supuesto inventor del modelo en cascada, jamás dijo que ese modelo funcionaría. De hecho, en su publicación original advierte en contra de intentar una secuencia lineal de etapas sucesivas. En años subsecuentes afirmó que su trabajo fue gravemente malinterpretado. Como verás, la actividad de creación de soluciones de negocio basadas en software tiene mucho por madurar como profesión y como industria. Su actual imagen de glamour se debe más al buen trabajo de publicistas y comerciantes oportunistas que a una ética profesional interna y madura. Por supuesto, esta industria debe financiar su proceso de madurez de sus propios bolsillos y no a costa de los ahorros de personas como tú; es decir, no permitas que malformadas opiniones sobre los factores críticos de éxito afecten el potencial resultado de tu proyecto.

Necesitarás una estrategia para que tú misma te formes buenas opiniones de los factores críticos de éxito; una estrategia para distinguir entre conocimiento confiable y mera opinión. Pues en un tema de moda, como lo son las computadoras e internet, con mucha frecuencia las meras opiniones son las más vociferadas. Por eso, para pensar tu proyecto, no digo que logres la erudición en el tema sino que salgas del analfabetismo computacional. De otro modo tú misma serías un factor de riesgo para tu proyecto pues, con mayor facilidad, fomentarías interpretaciones erróneas de lo que significa el avance y los hitos que cimentan el éxito final; por ejemplo, si al inicio del proyecto exiges una calendarización de todo el proyecto y luego usas tal proyección para juzgar avances y retrasos entonces estarás midiendo cantidad de actividad pero no cantidad de progreso. Para no tropezar con preconcepciones y meras opiniones debes practicar tres hábitos del conocimiento confiable: la duda, la razón y la experiencia. Entre más destreza tengas ejerciendo esos hábitos más oportunidades tendrás de lograr cada vez mejores opiniones en el tema. Tal estrategia no es otra que la usada por ti misma para salir del analfabetismo en otras áreas de la vida.

Lograr una mera opinión es algo muy fácil, basta con dejarse llevar por la corriente actual de la cultura popular, y esa facilidad revela, en parte, por qué son tan frecuentes. Los problemas inician por mantener y propagar una opinión obtenida de esa manera y, para agravarlos, por afirmar que tal opinión es propia y que debe defenderse —cuando ni es propia ni debe defenderse sino evaluarse. La mera opinión será para tu proyecto como la comida chatarra es para tu salud: dañina. Por otro lado, lograr conocimiento confiable implica un trabajo muy duro.

En tu caso no hay motivo para amedrentarse pues ya estás acostumbrada a ese tipo de trabajo; asimismo, ¿cómo podrías justificar el apego a una mera opinión si tú no eres un caso desesperado sin recursos ni salud?

No quiero dejar de mencionar otros aspectos importantes del proyecto. Aspectos como un modelo extendido de negocio, que añada posibilidades distintas a tu modelo actual para interactuar con clientes y proveedores; el relevante papel del software como medio para conservar entendimiento; un modelo financiero para la solución tecnológica acorde al dinamismo de tu negocio y a las cambiantes condiciones en su entorno; y otros aspectos decisivos. En todos podrán entremezclarse las meras opiniones y el conocimiento confiable, por ejemplo: “un proyecto para crear una solución de negocio basada en software es igual a uno para hacer un edificio o un puente, y ambos se administran igual: al inicio hay un conjunto fijo de requerimientos, un costo total fijo, y un plan para todo el proyecto.” Si bien es cierto que los requerimientos, el costo y la frecuente planeación son muy importantes, también es cierto que, precisamente por dicha importancia, podemos lograr una mejor aproximación a esos aspectos por medio de procesos empíricamente controlados, y no sólo por medio de racionalizaciones prematuras.

¿Qué significa un proceso empíricamente controlado? Bueno, para comenzar, significa que un proceso no es controlado sólo por racionalizaciones «a priori», es decir, por imaginar el futuro con independencia de la corroboración de la experiencia —lo cual sigue siendo una tendencia mayoritaria en la industria de hoy, con grandilocuentes arquitecturas por anticipado, gráficas de Gantt expresadas en meses o años, y estrategias y tácticas para la gestión del riesgo basadas en el miedo. Por otro lado, un proceso empíricamente controlado surge de estrategias y tácticas «a posteriori» ejecutadas continuamente y en lotes pequeños. Un ejemplo de tales estrategias y tácticas se puede encontrar en ejecuciones musicales y representaciones teatrales.

Si te interesa aumentar la medida de confianza en el éxito de tu proyecto, entonces «¡ensayar, ensayar, ensayar!» es un hábito esencial para lograr excelentes resultados tanto en representaciones teatrales como en la creación de soluciones empresariales basadas en software.

Por ejemplo, la publicación de la solución tecnológica a tus clientes y proveedores es una parte crucial que necesitarás que resulte muy bien; por lo que ensayos realistas de ese procedimiento deben ser ejecutados, temprano y a menudo, antes de tocar al usuario final.

Hay mucho, mucho más, que debes considerar para no ser parte de las estadísticas de proyectos fallidos o deficientes, donde los inversionistas obtienen muy poco o nada a cambio de su inversión. Con mucho gusto continuaré en la siguiente oportunidad.

>> Marco A. Dorantes