Cómo Aprovechar la Arquitectura Empresarial en la Administración de Proyectos de TIC

Uno de los retos que tienen las organizaciones al hacer inversiones en TIC, es asegurar los resultados y el impacto que éstos generan al negocio y la estrategia de la organización, por lo que es necesario que se alinien a sus necesidades y al cumplimiento de los objetivos estratégicos, además de maximizar la relación costo-beneficio de la inversión.

El marco de Arquitectura Empresarial permite mejorar el desempeño de los programas y proyectos al seguir un modelo de capas sucesivas de intervención, desde el nivel de la estrategia del negocio hasta el nivel de la infraestructura de TIC.

INFOTEC plantea en sus proyectos el uso del marco VIA INFOTEC, que consiste en siete capas horizontales y dos verticales, por medio de las cuales y sus interrelaciones es posible contextualizar los proyectos dentro de la organización, identificando todos sus aspectos e impactos (ver figura 1).

Figura 1. Estructura del marco VIA INFOTEC.

Dicho marco establece como principio fundamental la vinculación y transformación de las capas de la organización en propuestas de solución integradas para obtener los resultados deseados.

La utilidad del uso del marco de Arquitectura Empresarial en la administración de proyectos de TIC consiste en contextualizar el proyecto en el ecosistema de la organización, con el fin de establecer adecuadamente el alcance, los riesgos, las condiciones, las restricciones y las oportunidades que cada proyecto conlleva. En este nivel no se pretende modelar y documentar cada una de las capas, la recomendación es contar con los elementos necesarios para realizar una planeación, ejecución, seguimiento y cierre del proyecto en un enfoque integral y estratégico. Cuando identificamos la capa en la que se centra el proyecto, podemos determinar la interrelación que tiene con las otras capas dándonos una visión global de los aspectos que generarán el éxito.

El modelo también nos permite identificar a los grupos de interés del proyecto, que es un aspecto fundamental en la gestión, ya que podemos saber quién es el usuario final y quienes se verán afectados positiva o negativamente; así mismo permite formalizar la gobernabilidad al poder precisar los actores que conforman el grupo estratégico y el grupo táctico-operativo para delimitar la toma de decisiones y las acciones necesarias para alcanzar los objetivos del proyecto. Además, podemos reconocer los procesos que se verán afectados en los diferentes niveles (estratégicos, sustantivos, de apoyo y de TIC), lo que permite definir la estrategia de intervención y administración del proyecto, sin dejar supuestos o cabos sueltos.

Como se puede observar, el impacto en el concepto de Arquitectura Empresarial es diverso y no solo está centrado en la documentación de una infinidad de mapas, planos o artefactos que definen cada capa de la organización, o como una herramienta para lograr una arquitectura orientada a servicios. Por el contrario, es una herramienta que se puede utilizar para la alineación de las TIC con el negocio y con la estrategia, para dimensionar y planear un proyecto o como un mecanismo de comunicación entre los diferentes involucrados que coadyuva en la concepción de una visión compartida del proyecto. Los administradores de proyectos y los ejecutivos de las organizaciones deben romper el paradigma que centra la Arquitectura Empresarial como una herramienta de los responsables de la unidades de TIC, y en su lugar apreciarla como un mecanismo que les permitirá hacer mejor las actividades de planeación estratégica, programación y administración de proyectos de TIC.