¿Cómo Sobrevivir a un Proyecto de Gobierno?

Los proyectos de TICs en el sector gobierno típicamente son desgastantes. Así que después de haber vivido varios de estos, surge la pregunta… ¿hay una mejor manera?

Ningún proyecto es igual, así como ninguna institución es igual a otra. Aún así, espero que la información presentada aquí sea útil para quienes se embarcan en proyectos de TIC con gobierno.

Estructura del gobierno

Lo primero de lo que hay que estar consciente es que —al menos en México— existen 3 niveles de gobierno: municipal, estatal y federal. Es importante resaltar que no hay una línea de autoridad entre el presidente de un municipio, el gobernador del estado donde se encuentra dicho municipio, y el presidente de la nación. Adicionalmente, los niveles estatal y federal están divididos en 3 poderes: Judicial, Legislativo y Federal.

Todo esto es trascendente ya que genera una gran cantidad de combinaciones y contextos posibles.

Particularidades

A continuación menciono algunas particularidades del sector público que hay que tener en cuenta al participar en proyectos de este tipo:

• Cualquier entidad, institución u organización pública, está sujeta a un marco regulatorio específico, y debe de crear “valor público”.
• Por cada nivel de gobierno hay una planeación estratégica que es creada por una Dirección dentro de dicho gobierno.
• Existen Programas Gubernamentales (como PROCAMPO y PROSOFT), mediante los cuales se pretende lograr objetivos y metas a mediano y largo plazo.
• El sector gobierno tiene su propia “jerga” de palabras, o más bien dialecto. Es importante comprender no solo el significado de la palabra o acrónimo, sino sus implicaciones, tiempos y contextos.
• Debe de existir transparencia y rendición de cuentas, además de un escrutinio tanto de los ciudadanos como de diversas entidades fiscalizadoras.

¿Qué ocurre en México?

La buena noticia, al menos en el caso del ejecutivo federal, es que los proyectos de TICs deben gestionarse de acuerdo al PMBoK del PMI. La mala noticia, es que no existe el conocimiento sintetizado sobre prácticas recomendadas en proyectos de gobierno.

Así que a continuación menciono alguno de los aspectos más importantes a considerar:

1. Gestión de múltiples partes interesadas, que incluso pueden ser externas a la institución. De repente, descubrimos que existen muchas más partes interesadas de las que suponíamos.
2. Adaptación al cambio político. En el sector público es común que haya cambios repentinos en los niveles directivos, lo cual suele afectar a los proyectos.
3. Entendimiento de la política local, lo cual no solo se debe de entender de la “política”, sino de usos, costumbres y requisitos a satisfacer, muchos de ellos normativos o por disposición de alguna otra área.
4. Preparación al escrutinio. Es muy importante tener en mente que lo que se hace, estará bajo escrutinio. Además, por la naturaleza pública de las organizaciones, el escrutinio puede llegar previo, durante y posteriormente, incluso desde el extranjero.
5. Justificar la creación del valor público, es decir cómo el proyecto contribuye a la entrega de valor al ciudadano. Este valor no requiere ser económico.

Consideraciones

Al iniciar un proyecto de TIC con gobierno, hay que tener en cuenta los siguientes aspectos:

• Conocer bien quién es el patrocinador del proyecto. No necesariamente es el área de tecnología, también podría ser el titular del área responsable del sistema, o superior.
• Asegurar que es viable contar con la información inicial para arrancar el sistema.
• Considerar el esfuerzo que implica la adopción de un nuevo sistema informático. Esto puede involucrar la capacitación a servidores públicos en distintas localidades.

Otras consideraciones importantes incluyen:

• el contexto jurídico observable,
• la claridad respecto al proceso que va a soportar el sistema informático,
• la identificación de todas las partes interesadas,
• el entendimiento respecto al ciclo completo de vida del proceso,
• la viabilidad de introducir cambios respecto a la normatividad vigente,
• las formas y costumbres propias del área o institución.

Por último, recuerda que en la administración pública se audita el dinero gastado, con una visión de conformidad al marco normativo aplicable y las disposiciones vigentes. Esto puede llevar a situaciones complejas en donde se logró el resultado pero al no observarse las reglas puede haber una sanción.