El Presupuesto de TICs: Indicios, argumentos y expectativas

El presupuesto destinado a las tecnologías de la información y comunicaciones (TICs), es principalmente el resultado del esfuerzo personal del CIO.

Me explico: La problemática básica radica en que típicamente las TICs son un medio, no una finalidad. Así que la trazabilidad y cuantificación de cómo las TIC contribuyen a obtener resultados y generar valor, ya sea público o económico, no es evidente en la mayoría de los casos.

Por otro lado, las áreas financieras y presupuestales, no están familiarizadas con la complejidad real de utilizar la tecnología. Así que usualmente califican más como un costo o gasto, que como un activo en el que conviene invertir en su creación y sobre todo en su mantenimiento.

Uno de los principios básicos de cualquier área financiera es mantener los costos bajos, pero la pregunta clave es: ¿cómo sabemos que un monto cualquiera, es un costo bajo?; La respuesta la da la racionalidad y justificación de la inversión. Solo que la racionalidad y la justificación pueden ser muy subjetivas, por eso es bueno justificar con números, pues son objetivos.

¿Qué ocurre con las tecnologías de la información y comunicaciones?, Pues que es muy fácil cuantificar cuánto se gasta en ellas, pero es difícil cuantificar la contribución desde un punto de vista financiero.

A continuación ahondo en los principales factores que inciden en esta situación:

Baja madurez de procesos

Solo es factible recopilar métricas en procesos definidos, a los que la organización se apega, y que están instrumentados con indicadores operativos y financieros.

Se diluye el beneficio

Se deja de cuantificar como un beneficio, el impacto de una solución tecnológica a partir del segundo año, a veces antes. Por ejemplo, si una nueva solución ahorra X cantidad de dinero durante su primer año, en los años subsecuentes se deja de cuantificar este beneficio, así que se diluye. Entonces, unos años más tarde cuando se solicita presupuesto para actualizarla o realizar un mantenimiento mayor, es más difícil de obtener el apoyo de la alta dirección.

Costos de Operación

La dificultad para comprender el costo total de propiedad, en particular los relacionados con la provisión de servicios y activos tecnológicos que habilitan o soportan funciones de negocio.

Se invirtieron 10 millones para desarrollar un nuevo sistema. Pero, luego entra a la etapa de mantenimiento, en donde se debe de contemplar no solo las adecuaciones que solicite el área de negocio, sino los que se requieran por la obsolescencia de la plataforma tecnológica. Se acostumbra decir que el costo de realizar un cambio, es del doble en comparación de haberlo desarrollado por primera vez. Así que hay que estimar no solo la cantidad de mantenimiento esperado, sino que además, es posible que el sistema deba de sobrevivir a la obsolescencia del hardware y software de plataforma.

Complejidad de integración

Las soluciones tecnológicas empresariales típicamente involucran integrar una gran variedad de plataformas, herramientas y servicios de distintos proveedores, lo cual acarrea riesgos. Por más que dichas plataforma y herramientas pregonen ser abiertas y basadas en estándares, la realidad es que siempre ocurrirán problemas de integración, lo que generará costos imposibles de prever.

Los costos ocultos

Usualmente se privilegia el resultado inmediato o en el corto plazo, sacrificando o aplazando los costos y esfuerzo que implica el integrarlo al núcleo de la solución, y no como un agregado externo.

Debido a que el mantenimiento típicamente es urgente, circunscrito a requisitos específicos, muchas veces etiquetados como “temporales”, no se acostumbra considerar que muchas veces conviene hacer un rediseño de la aplicación, con todo el esfuerzo que ello implica. Conforme se evade el trabajo de rediseño, los ajustes o parches que se realizan hacen que el mantenimiento posterior sea cada vez más complicado.

La obsolescencia tecnológica

Desgraciadamente las áreas financieras acostumbran no entender este tema en su amplitud. El problema no es que acabe la vida útil de un producto y se compre algo más actual. Ocurre que se reinventa, se replantea todo y se vuelve casi imposible tratar de prolongar la vida a tecnologías que están casi extintas.

Justificar el presupuesto de tecnología

Aunque al justificar el gasto en tecnología debemos considerar los ahorros que vamos a generar, debemos estar conscientes que esto posiblemente no sea suficiente y concientizar a las áreas financieras de que así como aumenta la plantilla de una organización, su activo fijo, sus ventas, requerimos estar aumentando los sistemas y el presupuesto asignado a éstos.

Hagamos un ejercicio de planeación. Imaginemos una empresa donde cada año se construir una solución tecnológica nueva para resolver una necesidad de negocio distinta. Al mismo tiempo que se desarrollan las nuevas soluciones, hay que dar mantenimiento a los sistemas en producción que implementamos anteriormente.

Para efectos ilustrativos, establezcamos los siguientes supuestos.

1. El desarrollo de cada nuevo sistema implica 6,000 horas hombre al año, o sea 3 personas de tiempo completo aproximadamente.

2. Se estima que el mantenimiento a un sistema en producción, es alrededor del 10% del tamaño del sistema, así que el esfuerzo de mantenimiento es de 1,200 horas al año, aplicando la regla de 2 horas de mantenimiento por 1 de desarrollo.

3. El sistema tiene una vida útil de 6 años, por la razón que quieran. Es así que al término de este periodo, habrá que realizar un esfuerzo específico para reemplazar o modernizar dicho sistema. Asumamos que esto requiere invertir las mismas 6,000 horas hombre que se utilizaron para implementar el sistema original.

La tabla 1 refleja el ejercicio de planeación a 8 años con los supuestos anteriores.

Tabla 1. Planeación de presupuesto

Este tipo de ejercicios pueden ayudarnos a justificar el presupuesto requerido para poder satisfacer las metas de negocio desde el ámbito tecnológico. Necesitamos suficientes datos duros para que todas las partes interesadas: CEO, COO, CFO, CIO y demás, puedan tener una visión compartida.

Autoevaluación

Hagamos ahora un ejercicio de autoevaluación contestando el siguiente cuestionario y sumando los puntos que obtenemos en cada respuesta.

1. ¿En su organización se planea el presupuesto de TICs?
   Si -> 5 puntos
   No -> 0 puntos.

2. ¿Tienen cuantificados los beneficios que año tras año aportan las TICs?
   Si -> 5 puntos
   No -> 0 puntos.

3. ¿Cómo se determina el presupuesto de TI respecto al año anterior?
   a) similar al año pasado más la inflación -> 2 puntos.
   b) se incrementó por nuevos proyectos -> 3 puntos.
   c) se evalúa y considera cada renglón del presupuesto (zero-based) -> 5 puntos.

4. ¿Hay una trazabilidad entre los servicios y activos digitales versus las funciones y áreas de negocio?
   Totalmente -> 5 puntos.
   Parcialmente -> 3 puntos.
   No -> 0 puntos.

5. ¿Con que herramienta se elabora el presupuesto?
   a) Sistema para Gobierno de TIC -> 5 puntos
   b) Hoja de cálculo -> 2 puntos

Resultados:

• 20 puntos o más: Una organización ejemplar, queremos aprender de tí.

• 9 a 18 puntos. El presupuesto es subjetivo, y seguramente resultado de la argumentación y negociación.

• 8 puntos o menos: Prácticamente no hay planeación de TI, se trabaja de forma reactiva.

Conclusiones

• Entre mayor es el aprovechamiento de las TICs, mayor es el gasto que se deberá destinar a ellas.

• Es útil compartir el costo total de propiedad previsto, para tener bases útiles para entenderse con las demás partes interesadas respecto al aspecto financiero, sobre todo, en años subsecuentes.

• La trazabilidad de los activos y servicios TICs, versus las funciones, soporte y habilitación de los procesos de la organización, es fundamental para tener indicios o datos para lograr una estimación de la contribución de las TICs a la generación de valor.

• Es necesario evangelizar a las demás áreas involucradas, respecto a cómo y porqué se requiere hacer X desembolsos. Pero más importante, es necesario crear una cultura relativa a buenas prácticas de inversión en TICs, con una visión a largo plazo.

• Para comenzar a obtener resultados, se requiere de una inversión significativa. Si solamente justificamos decisiones de TI en base a ahorros, nuestra organización perderá oportunidades importantes de innovación por medio de TI.

Con el advenimiento del cómputo basado en la nube, el acceso a internet desde móviles y en el camino, las ventajas y beneficios potenciales, la nueva lógica financiera que esto implica. Hace que el tema de la planeación presupuestal sea un elemento clave que permitirá a las organizaciones obtener grandes beneficios.

El verdadero reto para el CEO, es contar con un CIO, que tenga la visión de cómo aprovechar la tecnología, con la capacidad de compartirla y convencer al resto de la organización, cuando en la práctica, tiene pocos datos duros, y más indicios y percepciones.

La creación del presupuesto no es únicamente un ejercicio de planeación estratégica o financiera, sino de liderazgo, cabildeo, visión de negocio, con futurología y por supuesto, ¡trabajo en equipo!