Planeación Estratégica de TIC: ¿Realidad o ficción?

Ahora que estamos en el segundo trimestre del año, probablemente tengamos una buena cantidad de iniciativas y proyectos de TI en curso, todos ellos obviamente apegados al presupuesto y al plan estratégico de TI, que a su vez está alineado a los planes de negocio pues fueron conjuntamente elaborados entre octubre y noviembre del año pasado.

Nada más lejos de la realidad… Para este momento del año, algunas iniciativas de TI seguramente surgieron como resultado de atender un tema regulatorio, alguna petición urgente del negocio o apagar un fuego. Pocas veces se observa un proceso formal de planeación. Mucho menos con un sentido estratégico ya sea de TI o de negocio.

Para comprender por qué sucede así, debemos estar conscientes que dentro de las organizaciones tenemos un entendimiento distorsionado tanto de lo que es planeación como de lo que es estratégico, y en algunas ocasiones sorprendentemente hasta de lo que son las TIC.

¿Realmente hacemos Planeación Tecnológica?

Como mexicanos tenemos un reto culturalmente hablando, pues no somos precisamente proclives a planear, justificando en muchas ocasiones que el área de TI es un área de servicio —lo cual es cada vez menos cierto— y debemos sólo responder a lo que el negocio requiera en el momento que lo requiera. Luego entonces, nos encontramos con listas de buenos deseos elaboradas con solicitudes de pasillo por parte de las gerencias o de la Dirección General.

La planeación de TI implica llevar a cabo un proceso formal de levantamiento de requerimientos que estén debidamente justificados en cuanto a beneficios cualitativos y cuantitativos en términos de negocio. Incluso tratándose de proyectos regulatorios, tendríamos que ser capaces de justificarlos en función de evitar las multas o sanciones económicas o evitar daño reputacional a la compañía. Planear también implica ser capaces de tener identificados los recursos requeridos en aspectos de infraestructura, licenciamiento, software, habilidades e información, los tiempos en que tendría que llevarse a cabo y lo más importante, quiénes serán los responsables de ejecutar dichos proyectos, así como el sponsor no solamente financiero.

¿Es válido hablar de estrategia tecnológica?

Por otro lado, es una tentación cotidiana en las empresas, darle la connotación de estratégico a todo lo que consideramos importante a discreción del solicitante, máxime cuando el solicitante está del lado del negocio. Estratégico no solo es aquello que requiere grandes cantidades de recursos o que provenga de la Alta Dirección. Estratégico debe ser aquello de alto impacto - en función del negocio- y consecuentemente de largo plazo. Si estos dos componentes no están presentes a la par, no podemos decir que es estratégico.

Algo indispensable es que el ejercicio de planeación estratégica no debe realizarse en aislamiento. Muchas empresas aíslan —con el afán de crear un clima favorable de "análisis y reflexión"— a su cuadro directivo para elaborar el plan estratégico de negocios y a su regreso (generalmente de lugares paradisiácos) le comunican dicho plan al responsable de TI para que con base en él, elabore el plan estratégico de tecnología. En el lado contrario de la moneda, algunos CIOs elaboran a ciegas su propio “plan estratégico” de TI, adivinando qué puede ser relevante para el negocio. El inconveniente que esto acarrea es que estamos colocando una restricción importante al negocio, definiendo nosotros solos la arquitectura e infraestructura, sin fundamento alguno de negocio.

¿Por dónde empezar?

De esta forma, la planeación estratégica de TI consiste en construir la visión del futuro de la organización, con base en las iniciativas y proyectos tecnológicos de alto impacto y largo plazo que hagan correspondencia con las respectivas iniciativas estratégicas de negocio.

Llevar a cabo un ejercicio de planeación estratégica de tecnología en conjunto con las áreas de negocio, ofrece consistencia, minimiza el fracaso de los proyectos y asegura la entrega de valor al negocio. Es decir, alinea la visión tecnológica con la visión que tiene y persigue el negocio, y garantiza que todas las iniciativas y proyectos por realizar tienen un sustento razonable y no son capricho de uno o algunos, sin poner en riesgo la consecución de las metas organizacionales.

Una vez estructurado el plan, deberá ser presentado, revisado, aprobado y priorizado por la Dirección General o comité si fuese el caso, y finalmente comunicado para que se tenga certeza de la utilización de los recursos, en los tiempos programados y saber en qué momento tendrá lugar cada proyecto.

Tomando esto en consideración cualquier organización, ya sea pública o privada, pequeña o grande, familiar o con gobierno corporativo, puede hacer realidad un Plan Estratégico de TI que soporte lo que el negocio requiere.