Los procesos de innovación

Hace unos días, durante la planeación anual de la compañía, tuvimos una presentación sobre el modelo de innovación llamado “Design Thinking”. El modelo es interesante y dentro de la presentación nos mencionaron el proceso de innovación que siguen como parte del modelo completo. 

Dentro de la audiencia escuché algunos susurros, ¿procesos de innovación?, ¿qué no se supone que los procesos y la innovación están peleados?

La percepción general es que la innovación es parte del dominio del artista, el libre pensador (free thinker), sin limitaciones, el hombre libre que sólo se deja guiar por su creatividad mágica que únicamente el posee. Los procesos son parte de las viejas generaciones, de los estructurados, que no pueden pensar fuera de la caja, de los que tiene que planear su vida y no ven más allá de sus planes. 

Quienes han leído mis artículos anteriormente se pueden imaginar mi reacción: yo creo fervientemente que los procesos y la innovación, no están peleados. Déjenme repetir: “Los Procesos NO están peleados con la innovación”, los procesos son una parte indispensable del medio ambiente que se requiere para realmente innovar, ¿Por qué digo esto? Porque el proceso es un acuerdo preestablecido entre un grupo de personas, estos acuerdos reflejan lo que hemos aprendido hasta este momento y nos ha funcionado, lo que sabemos hacer y cómo lo sabemos hacer. Y aunque estoy seguro que varios de ustedes están pensando: “lo que ha funcionado en el pasado no necesariamente funcionará para el futuro”, lo que acordamos hacer hoy nos libera de discutir el presente y por ende nos libera para pensar en el mañana, en otras palabras los procesos de hoy nos ayudan a liberarnos de los problemas del día con día, para aprender nuevas formas de resolver los problemas que mañana nacerán.

Hallazgos

Al revisar algunos procesos de innovación obtuve algunos aprendizajes nuevos y otros que ya sabía pero me quedaron más claros, déjenme compartirles estos hallazgos:

Los procesos deben de estar enfocados en las similitudes y no en las diferencias. Es cierto que el proceso de innovación es bastante artístico y existen miles de formas de llevar a cabo un objetivo, solo tienes que buscar en Amazon cuántos libros aparecen con la palabra innovación (ya lo hice son 276,561, no te distraigas) para darte cuenta de las mil ideas y formas de atacar el problema, pero en todos los casos al definir un proceso a implementar lo que se busca es resolver la mayoría de los casos a los que nos vamos a enfrentar.

¿Cuántas veces nos ha pasado que al tratar de definir un proceso empiezan a salir todos las diferentes posibilidades y no tomamos  en cuenta qué tanto esos escenarios suceden en realidad? La consecuencia es que complicamos exageradamente el proceso a través de casos que solo sucederán de vez en cuando. 

Un proceso implementable debe ser sencillo y sólo abarcar los casos más frecuentes. Alguien me dijo alguna vez: diseña procesos para gente pensante y lograrás soluciones sencillas que resuelvan el problema.

Los procesos deben de generar retroalimentación continua. Algo que creo que no se enfatiza suficiente al crear o definir procesos nuevos es que la idea de hacer repetible una acción nos permite aprender de la misma, cualquier tipo de aprendizaje se basa en lograr repetir continuamente algo y entender cómo eso afecta y se ve afectado por mi medio ambiente hasta lograr dominar lo que estoy haciendo. Al definir un proceso estamos expresando mucho de nuestros supuestos de cómo se han comportado las cosas con anterioridad. Debemos de escucharlo continuamente para aprender y ajustarlo a nuestro nuevo conocimiento. 

El proceso no es un acuerdo estático, debe de contener algún tipo de métrica o retroalimentación que nos ayude a evaluar si nuestros supuestos son correctos y a mejorar continuamente lo que estamos haciendo. Por eso existen procesos individuales como el PSP (Personal Software Process), lo que buscamos con ellos no necesariamente es coordinarnos con otros, sino aprender de cómo estamos haciendo las cosas en forma objetiva y modificar así mis supuestos para crecer.

Otro punto que me llamó la atención en el proceso de innovación que nos mostraron es que las herramientas específicas se deben de estudiar en forma separada. El proceso es una cosa y las herramientas que definen como ejecutar el procesos son otra. Muchas veces escucho la objeción de que el proceso no dice cómo hacer las cosas en particular; te dice que hagas, por ejemplo, un plan de trabajo pero no como hacer un plan de trabajo. Esto es correcto, lo que buscas con el proceso es asentar las bases, el detalle puede establecerse en procedimientos específicos, en cursos sobre herramientas, en manuales detallados. Pero si queremos que el proceso supla la capacitación, tendremos que definir procesos interminables que nadie estará dispuesto a leer y que solo servirán para llenar repisas.

Finalmente, los procesos no requieren ser secuenciales. Creo que la definición de proceso que dice “Un proceso es una secuencia de actividades acordadas con anterioridad…” nos sesga a entender a un proceso como una actividad secuencial, secuencia sólo indica que hay cosas que se hacen primero y otras después, pero eso no quiere decir que no se puedan hacer cosas en paralelo, recursivas,  incrementales o cualquier combinación de las anteriores, existen procesos en donde cada paso da información para decidir si seguir o volver al principio, y también existen procesos en los que de un punto en particular se disparan varias cosas a la vez y finalmente se reúnen nuevamente en un punto más adelante. Lo importante es que el proceso indique quién tiene que hacer qué y cuándo para poder llevar a cabo eficientemente un objetivo; nadie dijo que tendría que ser de manera lineal.

Por eso reitero, si escuchan que los procesos van en contra de la innovación, tengan cuidado. Para poder sentarnos a cambiar el futuro tenemos que dominar el presente, y si no podemos generar actividades repetibles lo mejor que podemos hacer en cuanto a innovación, es repetir las decisiones que ya habíamos tomado en el pasado para ver si ahora si las vamos a llevar a cabo.