Entorno Social como Parte de la Empresa

¿Deben las empresas plantearse un entorno digital social para sus empleados? ¿Qué riesgos deben asumir ante este cambio? ¿Cómo pueden beneficiarse de este cambio?

No es nuevo hablar del elevado uso de las redes sociales por parte de los usuarios de internet, ni tampoco lo sería si comenzamos a especular sobre el futuro de dichos soportes pero, ¿disponer de una intranet social es una tendencia o realmente está disfrutando de su etapa de madurez?

¿Qué es una intranet social?

Desde hace mucho tiempo se viene hablando del elevado riesgo de las compañías ante una concentración de “Know How” en determinados recursos y su posible fuga. Ante ello, se plantean la necesidad de introducir herramientas que permitan una gestión y fluidez del conocimiento entre las diferentes áreas.

Sin embargo, hasta la fecha se han implementado herramientas particulares de Gestión del Conocimiento que acaban teniendo un uso por debajo de las expectativas tanto de introducción de datos como de consulta de los mismos. Además, en muchas organizaciones no llegan a implementarse debido a una falta de cambio cultural hacia la compartición de conocimiento.

Dentro de este ámbito nace el concepto de intranet social, un entorno único de interacción de y con los empleados. Dentro de este entorno necesitaremos facilitarles, de forma integrada, todas las herramientas necesarias para comunicarse, compartir conocimiento y otras acciones propias de su día a día laboral.

¿Qué puede aportar un entorno social?

Estos entornos, bien entendidos, pueden ofrecer a las empresas herramientas que, no sólo faciliten el trabajo de sus empleados, optimicen los tiempos de ejecución de tareas cotidianas sino, además, evitar caer en errores redundantes o aumentar la rentabilidad de los casos de éxito.

Pero si el uso de la intranet aún es reducido en muchas empresas, ¿cómo vamos a plantearnos que además se plantee un uso social?

Actualmente, están cada vez más en boca de todos, herramientas como wikis, chats, blogs, foros o simples carpetas compartidas dentro de las herramientas ofrecidas por las empresas a sus empleados, pero es cierto que, generalmente, no están integradas dentro de un mismo entorno.

Si logramos un entorno único de trabajo, lo que podremos conseguir es que el empleado se sienta cómodo dentro de la herramienta y maximice su tiempo en la misma y, por lo tanto, ofrezcamos las herramientas que le interesen a la empresa dentro de un mismo entorno.

¿Se han planteado que ocurriría si lográramos un entorno de interacción con el servicio de soporte de IT de la compañía a través de la intranet? ¿Y si pudiésemos ofrecer un lugar donde comentar nuevas ideas de mejora de la compañía? ¿Mejoraría la rentabilidad de los servicios internos? ¿Y el clima laboral? ¿Podríamos llegar a conocer mejor a nuestros empleados?

¿Cómo podemos afrontarlo?

Está claro que todo esto no se puede esperar únicamente desarrollando el entorno, sino que debemos plantearnos un proyecto de Gestión del cambio detallado por fases.

No podemos otorgar herramientas sociales a los empleados sin explicarles su uso, orientarles y hacerles ver la buena experiencia de usuario.

Tampoco debemos incluir a todos los usuarios dentro de los mismos grupos. Deberán existir grupos de afinidad y herramientas por perfiles y asegurar el correcto uso de las mismas.

Pero no debemos tener miedo al cambio o a que los empleados hablen de nosotros como empresa. Por supuesto que debe haber una moderación, pero estas vías ya las utilizan en su día a día, en la máquina de café, a través de correos electrónicos o de chats de grupo.

Lo que pretendemos ahora es aprovechar los cambios tecnológicos para ofrecer un entorno único de interacción que permita a la compañía sacar el máximo provecho del conocimiento y las inquietudes de sus empleados.