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Presentaciones Efectivas de TI

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No podemos negar, que en algún momento de nuestra labor como profesionales, tendremos que realizar presentaciones técnicas; son necesarias y representan la oportunidad más importante para demostrar el valor de nuestro trabajo. Varias veces, como consultor de TI, he visto a colegas que no prestan atención a esta habilidad tan importante en nuestros días y se presentan ante el cliente, sin saber que no sólo se trata de hablar, sino de transmitir eficazmente un mensaje.

A continuación se muestran algunos consejos para la elaboración de presentaciones técnicas hacia el cliente.

Planeación pre-presentación

Uno de los ingredientes clave para realizar una presentación efectiva al cliente, es relacionar las características técnicas con las necesidades del cliente y mostrarle que la solución que le presentas cuenta con los beneficios que él espera. ¿Cuántas veces hemos ido a presentar las características de nuestro producto, sin saber nada del cliente? A veces es necesario realizar una reunión inicial de levantamiento de requerimientos entre el cliente, el vendedor y tú, donde el objetivo de esta reunión inicial de levantamiento, es hacer que el cliente hable lo más que se pueda y no que el vendedor hable lo que él quiera.

Paso 1: queremos escuchar al cliente. ¿De qué les agrada hablar a las personas? de sus intereses, opiniones; en resumen: de su persona. Fíjate bien en los detalles, te servirán posteriormente para derribar las barreras de desconfianza que existirán en el cliente y el vendedor, más adelante en el proceso.

Paso 2: queremos saber la expectativa del cliente. Debes tomar en cuenta lo siguiente: la mayoría de los clientes podrán estar pidiendo un producto en específico, pero puede darse el caso que no sepan ni siquiera que existen otros tipos de productos. Ten cuidado en no obviar el problema del cliente.

Paso 3: debemos identificar lo que realmente “le duele” al cliente. Nuestra función, como contraparte técnica ante el cliente, es la definición de lo que el cliente requiere, pero que no puede lograr sin nuestra ayuda. A lo anterior lo llamaremos: problema. Debemos comenzar definiendo el problema, necesitamos saber exactamente qué necesita alcanzar nuestro cliente para lograr sus objetivos, lo cual resultará primordial para definir posteriormente la forma en la que le ayudaremos con nuestro producto o servicio. Por ejemplo, un cliente requiere incrementar su nivel de ventas en un 20%. Los problemas no necesariamente tendrán una correlación directa con el producto que tú representas. No olvides de asegurarte que entendiste correctamente el problema de negocio.

Paso 4: No olvides el paso 1 (queremos escuchar al cliente) En nuestra vida rodeada de tecnología, nunca hay absolutos, sólo relativos, por lo que nuestras soluciones son un conjunto de bloques de construcción unidos para cumplir un propósito específico. Por lo tanto, es mucho más recomendable en esta etapa de descubrimiento, no entrar en muchos detalles sobre la solución a ofrecer.

Paso 5: Mientras más específico, mejor. Avanzada la reunión, una vez que hemos escuchado y platicado los problemas, es necesario recabar los requerimientos técnicos específicos que nos permitirán definir el tipo de solución (o soluciones) a ofrecer. Debemos tratar de ser lo más específico posible. Trata de hacer una lista con las preguntas más importantes, para evitar que se te olvide recabar datos importantes.

Elaboración de la presentación

Bien, ha llegado el momento de elaborar la presentación para el cliente.

Agenda. Una presentación técnica efectiva, debe contener una agenda para la reunión, la cual cumplirá con dos propósitos: organizar tus ideas y organizar el tiempo que tienes para la presentación. Es importante que en todas las presentaciones comiences por decirle a tu audiencia, qué es lo que van a escuchar; así les será más fácil llevar el hilo y no perderse.

Audiencia. Trata de tener, al menos, una lista de los probables asistentes a la presentación. En la lista de personas podrás observar que los nombres vendrán acompañados de los puestos que ocupan en su organización, por lo que es bastante posible que encuentres mezclados puestos técnicos y puestos rudos (no técnicos). Un buen consejo, es pedirle al vendedor te permita llamar por teléfono a los técnicos para “revisar la agenda” y, por tu cuenta, tener una conversación rápida para obtener datos técnicos interesantes, sobre los requerimientos y criterios de evaluación. De esta manera podrás cubrir mejor las expectativas. No queremos sorpresas.

Instalaciones. Este punto también es de los que se subestiman y, la razón por la que me interesa hacer este apartado, es para que todo el trabajo que has realizado hasta ahora no se arruine por pequeñeces. Un hombre sabio un día me dijo: todo lo que no juega a tu favor, juega en tu contra. Por lo que nuevamente: no queremos sorpresas.

Una buena sugerencia es que te lleves un kit (además de tu laptop y cargador): cable de red UTP; adaptador para VGA o HDMI; 1 ó 2 plumones para pizarrón blanco; apuntador láser; mouse externo, llave USB y tiras velcro. Agrega lo que consideres pertinente a la lista y mantén este kit organizado, utiliza las tiras de velcro para organizar los cables.

¿Y el proyector? ¿debo llevar uno? Este punto es discutible. Me he encontrado con empresas que otorgan a sus colaboradores proyectores pequeños y ligeros, ya que una mala presentación puede influir mucho en la toma de decisiones de un proyecto. Sin embargo, otros colaboradores han optado por desarrollar “white boarding”, con excelentes resultados. Existen varios videos en You Tube (“how to whiteboard”), que muestran lo efectivas que pueden ser este tipo de presentaciones, incluso mejores que las realizadas en PowerPoint.

Otro consejo, llega 15 minutos antes. No al edificio, sino a la sala de juntas. Debes estar instalado y listo para comenzar a la hora establecida. ¿Para qué? Para saludar a los asistentes, presentarte y establecer confianza cara-a-cara. No puedes crear confianza si te encuentras ocupado instalando tu equipo. Por favor, lleva suficientes tarjetas de presentación.

Durante la presentación

Una vez que te encuentras listo para comenzar con la presentación, verás cómo los asistentes comienzan a integrarse a la sala. Es un buen consejo acomodar en la mesa frente a ti las tarjetas de presentación para que, de un vistazo, puedas ubicar a las personas. Dirígete a las personas por su nombre; asegúrate de aprender la correcta pronunciación, incluso anotarlo si así prefieres. Evita poner diminutivos o apodos, a menos que la persona te indique hacerlo.

¿Hablar “de usted” o hablar “de tú”? Lo que puedo compartirte es que a personas mayores y/o altos ejecutivos, les parece más apropiado ser llamadas por su apellido o por su título, que por su nombre de pila cuando les hablan personas mucho más jóvenes (que es lo que normalmente nos pasa como tecnólogos, generalmente somos los más jóvenes de la reunión). Por lo que, siempre es mejor comenzar por dirigirte de manera más formal con el Sr. Fernández, que llamarle simplemente “amigo Mike”. Al inicio, normalmente, el vendedor toma el control de la reunión y, como parte de la presentación, debería presentarse. Preséntate expresando una breve descripción de tu experiencia o función en la empresa. Una vez que se han presentado, el grupo del cliente hará lo mismo.

Diapositivas

Normalmente el vendedor comenzará con la presentación (lo ideal es que comience por el problema del cliente) y mostrará información de la empresa, datos de mercado relevantes, etc. Ojo, mantente atento ya que los asistentes técnicos pueden, por empatía, realizarte preguntas sobre lo que presenta el vendedor y no se vería bien que te sorprendan “papando moscas”.

Un buen tip es contemplar un promedio de 3 minutos por slide/diapositiva. Aunque esto pudiese parecer mucho tiempo por slide, recordemos que representa un promedio. También contempla tiempo para interactuar con tu audiencia.

Considero que unos 15 slides representan como unos 45 minutos, más o menos. Otro tip es que no cargues tu presentación con demasiados slides. El más importante de todos los tips. Por favor, memoriza tus slides, relaciona el contenido de estos con los beneficios/características y sobretodo hazlo de cara a la audiencia, no a la pantalla. El contacto visual es fundamental.

Otro punto importante a considerar es que no abuses del uso de slides que van mostrando poco a poco el contenido para seguir adelante, ya que la audiencia pondrá más atención en qué momento avanzas al siguiente punto, que en lo que estás diciendo. Mantén los slides sencillos y consistentes.

Última recomendación

Antes de una competencia, como en un partido de fútbol, los jugadores comienzan por calentar sus músculos para no lastimarse, pero sobre todo lo hacen para asegurar el tener un buen rendimiento. Tú también puedes hacerlo. Una vez que hayas llegado con anticipación a la reunión, saca una hoja de papel y repasa los puntos clave de la presentación o del diagrama para el pizarrón. Verás cómo se mejora tu presentación una vez que hayas “calentado”.

Bio

Raúl Reyes González es un consultor de TI y un entusiasta sobre la nube, líder de la comunidad de usuarios de VMware en la Ciudad de México (VMUG) y miembro activo de otras comunidades. Cuenta con las certificaciones VCP5, AWS-CSA-A e ITIL v3; Ingeniero en Sistemas por parte de UNITEC, cuenta con un diplomado en Consultoría Aplicada a la Administración de TI por parte de la Ibero, y actualmente se encuentra cursando la Maestría en Administración de Negocios. @RaulRgmx