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Business Analysis para Proyectos de Datos

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El enfoque principal del Business Analysis es entender la necesidad que está detrás de cualquier iniciativa de negocio antes de iniciar algún esfuerzo de proyecto y con esto asegurar que esté completamente alineado a la estrategia institucional de la organización y que el objetivo del mismo está claramente entendido.

 El éxito en cualquier proyecto de Data Warehouse (DW) o Business Intelligence (BI) se determina al inicio del ciclo de vida del proyecto, cuando el analista capta los requerimientos del negocio. Una recolección deficiente de los requerimientos de negocio es una de las fallas más comunes en los proyectos en general y eso incluye por supuesto los de gestión de datos.

 Forrester define de manera amplia que “Business Intelligence es el conjunto de metodologías, procesos, arquitecturas y tecnologías que transforman los datos en bruto en información útil y con significado, para habilitar una visión operativa y toma de decisiones más eficaz, estratégica y táctica”. Entre más datos se tengan, mayor es el reto, y este reto requiere una buena estrategia de Business Analysis.

Análisis Empresarial

El área de conocimiento de Business Analysis que describe las actividades necesarias para identificar una necesidad de negocio y justificar la inversión necesaria para solucionarla, es el Análisis Empresarial. Los resultados del Análisis Empresarial proporcionan contexto para el posterior análisis de requerimientos e identificación de soluciones para una iniciativa dada o para planeación a largo plazo. La figura 1 muestra un diagrama con estas relaciones.

Figura 1. Relaciones entre las áreas de conocimiento del Business Analysis.

Evaluar la oportunidad

De acuerdo con Ralph Kimball, uno de los expertos más reconocidos en el área de DW/BI, existen tres áreas críticas que el analista requiere evaluar dentro de la organización antes de estar listo para realizar un proyecto de BI.

  1. El nivel de compromiso y de patrocinio del proyecto por la alta dirección.
  2. El nivel de necesidad del negocio de crear una solución de BI.
  3. La cantidad y calidad de los datos de negocio disponibles.

Identificar la necesidad del negocio

Las necesidades y beneficios de una implementación de BI son algunas veces impulsadas por la competencia y la necesidad de ganar ventaja en el mercado. Otra razón es la adquisición de otras organizaciones que expanden la organización original y que algunas veces puede resultar beneficioso implementar una solución de data warehousing o BI con el fin de tener una mejor visión del negocio.

Con la finalidad de asegurar que existe una oportunidad de mejora si la iniciativa es atendida, el analista de negocio debe de considerar alguno de los siguientes factores:

  • Impactos adversos que el problema o necesidad está causando hacia adentro de la organización y cuantificarlos (pérdida potencial de ingresos, ineficiencias, clientes insatisfechos, baja moral de los empleados).
  • Beneficios esperados por cualquier potencial solución (incremento de ingresos, reducción de costos, incremento de la participación en el mercado).
  • Qué tan rápido el problema puede ser potencialmente resuelto o la oportunidad pueda aprovecharse así como el costo de hacer o de no hacer.
  • El origen real del problema.

Resultado Deseado

Un resultado deseado no es una solución. Este describe los beneficios de negocio que resultarán de atacar correctamente la necesidad de negocio y de lograr el estado final deseado por los usuarios. Las soluciones propuestas deben ser evaluadas contra los resultados deseados para asegurar que pueden entregar estos resultados.

 Frecuentemente es difícil justificar los beneficios esperados para proyectos de BI y a menudo estos deben de ser priorizados a través de iniciativas estratégicas.

 Algunas iniciativas estratégicas de negocio en las que se pueden apalancar beneficios que justifiquen los proyectos de BI son:

  • Crear una nueva capacidad del negocio como un nuevo producto o servicio.
  • Atacar una desventaja competitiva, o crear una nueva ventaja competitiva.
  • Incrementar los ingresos, incrementando ventas o reduciendo costos.
  • Incrementar la satisfacción del cliente.
  • Incrementar la satisfacción del empleado.
  • Cumplir con nuevas regulaciones.
  • Mejorar la seguridad.
  • Reducir el tiempo para entregar un producto o servicio.
  • Fortalecer y promover el acceso a los datos en toda la organización.

 Los resultados deseados deben de atender un problema u oportunidad y apoyar los objetivos y metas del negocio.

 Como todo proyecto, es mejor demostrar beneficios tangibles tales como el de eliminar costos por la producción de reportes regulatorios, la reducción de tiempo de acceso de los empleados de la organización a los datos corporativos, etcétera.

Capacidades de la organización

Si las capacidades actuales son insuficientes para lograr los objetivos de negocio, el analista de negocio debe identificar las capacidades que necesitan ser adicionadas. El analista de negocio desarrollará los modelos, la información descriptiva sobre la visión futura y la descripción sobre el estado futuro de la organización.

 Dado que los proyectos de data warehousing y BI están sustancialmente basados en los datos disponibles de la organización, antes de iniciar cualquier esfuerzo es necesario realizar un perfil de los datos. Este análisis identifica el contenido, existencia y estructura de los datos y debe de hacerse lo antes posible y si éste demuestra la falta de los datos necesarios para satisfacer la necesidad de negocio, es importante considerar poner el proyecto en espera temporalmente mientras el área de TI resuelve como recolectar la información apropiadamente. Algunos otros ejemplos de capacidades son:

  • Procesos de negocio.
  • Características de la aplicación de software.
  • Tareas que un usuario final puede desarrollar.
  • Eventos que la solución debe tener disponible para responder.
  • Productos que la organización crea.
  • Servicios que la organización entrega.
  • Metas que la solución permitirá, a los usuarios y al negocio, alcanzar.

Enfoque de Solución

El enfoque de la solución pretende describir el enfoque general que se tomará para crear o adquirir las nuevas capacidades requeridas para satisfacer la iniciativa de negocio. Para determinar el enfoque de la solución, es necesario identificar los enfoques posibles, determinar los medios a través de los cuales la solución podrá ser entregada (incluyendo la metodología y el ciclo de vida a ser usado) y evaluar si la organización es capaz de implementar y usar eficazmente una solución de esa naturaleza.

 Cuando se planean los requerimientos para datos de negocio y business intelligence, siempre es recomendable considerar escenarios específicos que aplican a la organización y entonces seleccionar las características de BI que mejor se ajusten a ese escenario.

  • Los pasos esenciales de BI que hay que tomar en cuenta cuando se está analizando el enfoque son:
  • Cuáles son las fuentes de datos de negocio para recolectar los datos requeridos.
  • Cómo convertir los datos de negocio en información y presentarla de forma apropiada.
  • Cómo consultar y analizar los datos.
  • Qué acciones se tomarán sobre los datos recolectados y quienes las realizarán.

 Los elementos que se recomienda considerar al trabajar en el enfoque de la solución pueden incluir: alternativas, supuestos, limitaciones, clasificación y selección de enfoques. Estos últimos pueden ser viabilidad operacional, económica, técnica, de tiempo, organizacional, cultural, legal y de marketing.

Caso de Negocio

El caso de negocio describe la justificación del proyecto en términos del valor añadido al negocio como resultado de la implementación de la solución de BI. El caso de negocio debe incluir también beneficios cualitativos y cuantitativos, estimados de costo y tiempo para alcanzar el punto de equilibrio, expectativas de ganancias y seguimiento de oportunidades. También debe presentar las expectativas de la consecuencia del flujo de efectivo sobre la acción del tiempo, y los métodos y razonamiento que fueron usados para cuantificar costos y beneficios.

Conclusión

El valor que aportan las prácticas de Business Analysis a la ejecución de proyectos es principalmente asegurar que los esfuerzos de una iniciativa están dirigidos a satisfacer necesidades reales de la organización y la medición de los resultados reales de las implementaciones. Cuando se realizan proyectos de Data Warehouseing o Business Intelligence, los esfuerzos suelen ser muy importantes y el desgaste de la organización al implementarlos es considerable.

 El identificar puntualmente los beneficios que estas soluciones darán a la organización y si la organización está en condiciones para soportar estos esfuerzos redundará en beneficios importantes a la organización al prevenirles incursionar en costosos proyectos que al no estar correctamente dimensionados se conviertan en proyectos problema con la consecuente pérdida de tiempo y dinero.

Bio
Gabriel Almeida, CBAP, es Director de Servicios Educativos y Profesionales en Sean México. Fue fundador y primer presidente del capítulo México del International Institute of Business Analysis (IIBA), donde actualmente es VP de Desarrollo Profesional. Estudió Licenciatura en Informática en UPIICSA y tiene 35 años de experiencia en la industria de TI. galmeida@seanmexico.com