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Gestión del Conocimiento en las Organizaciones

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Tenemos que aprender a mirar cara a cara la realidad.
 Inventar, si es preciso, palabras nuevas e ideas nuevas
para estas nuevas y extrañas realidades que nos han salido al paso.
 Pensar es el primer deber de la ‘inteligencia’. Y en ciertos casos, el único.
Octavio Paz en “El laberinto de la soledad”

Aunque el “cambio constante” es un concepto organizacional ampliamente mencionado por Peter Senge en su famosa obra La quinta disciplina [1], existe un concepto bastante similar que es un elemento filosófico de una religión ancestral: “el cambio continuo”. De acuerdo al budismo tradicional “solo existe una ley en el universo que no está sometida al cambio: esta ley es que todas las cosas cambian y que nada es permanente” [2]. Sin embargo, parece que en gran parte de las organizaciones mexicanas no se presta oído a esta verdad milenaria, y sigue en boga el sentimiento de que hay que seguir realizando las cosas como siempre se han hecho y que todo permanecerá igual. A pesar del tímido inicio de la apertura neoliberal durante los ochentas y su continuación frenética en los noventas, un gran número de organizaciones no se adecuaron a la necesidad imperante de competir globalmente. Este evento fue el primer “holocausto” de la empresa mexicana.

El segundo “holocausto” está viviéndose en este preciso momento y se está tragando a las empresas que sobrevivieron y que no están poniendo su atención en la gestión del conocimiento organizacional por medio de las TIC. Las empresas tienen que aprender continuamente utilizando ese gran monstruo tecnológico si quieren sobrevivir a este segundo gran “holocausto”.

Pero regresando a cuestiones más básicas: ¿qué entendemos por la gestión del conocimiento organizacional? Podemos suponer que uno de los ejemplos más antiguos de la aplicación de este concepto fue cuando los primeros “homo sapiens” inculcaron en sus sucesores las rutas que debían recorrer anualmente en sus inicios nómadas. La observación de los elementos del paisaje y la realización de las primeras señalizaciones rudimentarias con piedras, troncos y dibujos en muros permitió contar con el primer tipo de conocimiento que era generado y que posteriormente también era adquirido por clanes amigos. Este conocimiento de las rutas ancestrales tuvo que ser organizado para tener sentido. Así la ubicación de un sitio de pesca o el lugar donde se podían encontrar los frutos en ciertas temporadas del año resultó fundamental para la supervivencia. En sus inicios el conocimiento era resguardado por medio de la palabra hablada, posteriormente evolucionó hacia la utilización de elementos tallados o gráficos y finalmente conllevó a la escritura. Este resguardo en medios físicos logró la asimilación de sucesos en beneficio de los individuos que conformaban el clan y en lo que finalmente sería la consumación concreta de esta gestión: la utilización del conocimiento.

Así queda establecido que la gestión del conocimiento es una ventaja competitiva que permitió en sus inicios sobrevivir a la humanidad y que ahora es la acción que impulsa a las organizaciones a mantenerse y adaptarse exitosamente [3]. El conocimiento, que forma parte de los activos intangibles, permite a las organizaciones privadas enfrentarse a la apertura de mercados y a la competencia con empresas transnacionales. Para las organizaciones públicas significa adecuarse exitosamente a los cambios tecnológicos para responder eficientemente a los ciudadanos.

Diversos autores han tratado de establecer cuáles son los procesos involucrados en la gestión del conocimiento. Para propósitos prácticos, tales procesos se pueden resumir en los siguientes: generación, adquisición, clasificación, resguardo, utilización y aplicación. No es mi propósito ahondar en cada uno de estos procesos, sino establecer cómo puede realizarse su sistematización por medio de las TIC. Todas las organizaciones manejan estos procesos, aunque muchas veces de manera inconsciente o informal. Por otra parte, la sistematización de la gestión del conocimiento puede ser un gran esfuerzo desperdiciado si no es implementada tomando como referencia lo que la organización es, hacia donde debe dirigirse y qué es lo que realiza. Enfocarse a una solución enteramente informática para gestionar el conocimiento y poner confianza ciega en que la tecnología va a resolver las deficiencias de la organización puede ser una trampa mortal. Encargarle este proceso al departamento informático de una organización puede derivar que la sistematización se vuelva el fin y no el medio de transferencia del conocimiento.

Pero, ¿cómo se logra la sistematización de la gestión del conocimiento? La respuesta no es única y depende de cada organización. Sin embargo existen dos rubros de referencia, el primero está orientado a la finalidad de la organización y a la alineación de objetivos con su personal. Para esto se toma en cuenta elementos tales como la misión, visión, habilidades, valores, logros; en resumen, lo que converge en lo que llamamos cultura organizacional. El segundo rubro corresponde al uso de las tecnologías informáticas y de la comunicación, en lo que puede llamarse de una forma poética: “la filosofía de la información”.

Para que el primer rubro tenga éxito, se deben tomar en cuenta las siguientes prácticas:

  • identificar las necesidades de recursos e información,
  • realizar prácticas para conocer opiniones y grados de satisfacción de los usuarios,
  • implementar técnicas de trabajo en equipo que inciten a compartir conocimiento, utilizar los sistemas de comunicación organizacional, establecer el reconocimiento formal de logros [4],
  • mantener una cultura de puertas abiertas, apoyar en la aplicación de nuevos conocimientos y la creación de una visión compartida.

En cuanto al segundo rubro, la sistematización de la gestión del conocimiento, propone que mediante la utilización de las TIC se promueva entre otros factores el intercambio de ideas, la notificación de reuniones tanto formales como informales, la transmisión del conocimiento tanto adquirido como generado, creación de un repositorio único de contenidos, etcétera; todo mediante una interface informática única de acceso al conocimiento organizacional. La utilización de la innovación derivada de las redes sociales en el ámbito de la distribución de las ideas, puede redundar en el reconocimiento personal por medio de las aportaciones a la base clasificada del conocimiento organizacional.

La incorporación a una organización de un Sistema de Gestión del Conocimiento tiene tres tipos de implementación:

  1. La utilización de un software comercial ofrecido por un proveedor de soluciones tecnológicas para la gestión del conocimiento. El inconveniente es que frecuentemente requieren que los procesos de la gestión del conocimiento se acoplen al funcionamiento de un sistema informático y pueden resultar invasivos para la cultura organizacional.
  2. La segunda forma de afrontar la sistematización es por medio de herramientas basadas en software libre. La utilización de estos instrumentos redunda en un conjunto de soluciones tecnológicas de bajo costo, pero posiblemente sin toda la funcionalidad deseada o que requieran una gran cantidad de ajustes para adecuarse a las necesidades de la organización.
  3. El tercer camino consiste en elaborar una solución ad-hoc a la organización. Las principales ventajas de tomar este camino es que se pueden acoplar las herramientas tecnológicas a la cultura organizacional, se toma en cuenta el reconocimiento personal, logra la participación fluida de los integrantes de la organización, etc. La desventaja es que se requiere un grupo informático dedicado al entendimiento de la organización, así como la ejecución de un proceso de ingeniería de software: análisis, diseño, implementación y mantenimiento de aplicaciones.

Para una organización con ejecutivos que no tengan una visión de la importancia de la gestión del conocimiento, esta puede parecer un derroche de recursos organizacionales para un fin diferente al objeto y razón de ser de una empresa. El apoyo de la dirección es de vital importancia para la ejecución de la sistematización de la gestión del conocimiento. La aceptación de tal proyecto, de forma que el personal no lo considere un trabajo añadido a sus actividades laborales, dependerá también del éxito de la dirección para fomentar y hacer sentir la importancia de cada integrante como generador del conocimiento.

Conclusión

Parafraseando a Octavio Paz, tenemos que inventar ideas y palabras nuevas para enfrentar las nuevas realidades que nos salen al paso. El “cambio continuo” se está acrecentando y las organizaciones deben poner especial atención: la sistematización de la gestión del conocimiento permite que las organizaciones nacionales enfrenten e ideen la investigación, la innovación y el desarrollo de productos, servicios y procesos que se adecuen a los “nuevos tiempos” con los recursos con que ya se cuenta. Nosotros, con un propósito práctico ya establecimos la importancia de la gestión del conocimiento y su desglose en sus procesos – generar, adquirir, clasificar, resguardar, transmitir y aplicar-; se estableció la relación de la sistematización de la gestión de este activo con la cultura organizacional y la importancia de la utilización de las TIC. Tomar conciencia de la importancia de estos puntos mediante la sistematización y llevar el conocimiento a la “acción” es lo que permitirá a las organizaciones mexicanas evadir el segundo “gran holocausto” y mantenerse en competitividad.

Referencias

  1. P. Senge. La quinta disciplina. Editorial Granica, 2011. http://swgu.ru/qo
  2. S. Rimpoché. El libro tibetano de la vida y la muerte. Ediciones Urano, 2006. http://swgu.ru/qp
  3. Y. Altamirano, I. Ortega. Propuesta de un modelo de gestión del conocimiento: ejemplo de aplicación en una PyME. Congreso Internacional de Investigación e Innovación en Ingeniería de Software 2015. http://swgu.ru/qm
  4. D. Palacios,  F. Garrigós. Propuesta de una escala de medida de la gestión del conocimiento en la industrias de biotecnología y telecomunicaciones. Investigaciones Europeas de Dirección y Economía de la Empresa. Vol. 12, No. 1, 2006. http://swgu.ru/qn
Bio

Israel Ortega es Maestro en Administración con especialidad en Tecnología e Ingeniero en Computación por la UNAM. Miembro del grupo promotor de la Red Universitaria de Colaboración en Ingeniería de Software y Base de Datos. Ponente en el Congreso Internacional de Investigación e Innovación en Ingeniería de Software, (CONISOFT) en su edición 2015. Labora en el Departamento de Base de Datos y Servicios Web de la Dirección de Sistemas de Personal UNAM.