Cómo me organicé durante el desarrollo de PostWarden

Hoy en día existen muchas metodologías, herramientas y tecnologías para administración de proyectos, productividad, organización, administración de tareas, administración de conocimiento, etc. Hay tanto de donde escoger que decidí compartir los “qué”, “cómo” y “porqué” de lo que usé para mantenerme organizado durante el desarrollo de PostWarden. Por el momento sólo digamos que involucra GTD (Getting Things Done), Pomodoro, Things para Mac, cuadernos Moleskine, Notational Velocity, Dropbox y TiddlyWiki.

El coctel de metodologías

Hay varias metodologías de productividad, he leído mucho sobre ellas y decidí preparar mi propio coctel con un poco de cada una. Si mezclas GTD con Pomodoro y un poco de métodos minimalistas como The Power of Less, obtendrás algo similar a lo que yo uso.

Primero divido tareas en pequeños ítems “accionables”, organizo tareas en proyectos, manteniendo listas, a la GDT, de tareas por hacer algún día y listas de próximas tareas. Cada día selecciono un grupo de tareas y las realizo una por una durante el día, manteniendo todo mi enfoque en la tarea actual. En otras palabras, soy un singletasker como recomienda Leo Babauta en “The Power of Less”.

Capturando con cuadernos Moleskine

Para mí, pluma y papel son la mejor forma de capturar ideas y listas de tareas pendientes. Para ayudarme con esto, compré dos sets de cuadernos Moleskine Volant; un set de papel blanco para bosquejos y garabatos, y un set de papel con rayas para notas, ideas y listas de tareas pendientes.

Ideé una manera estándar para escribir entradas en el cuaderno de rayas. La forma en la que lo hago es bastante sencilla:

En la primera línea etiqueto el apunte con #Nota, #Idea o #Por-Hacer para saber el tipo de apunte del cual se trata. Debajo escribo el contenido del apunte y delimito cada entrada con una línea. También uso otras etiquetas para darle contexto al apunte, por ejemplo: agrego la etiqueta #PostWarden a todos mis apuntes que tengan que ver con PostWarden.

Uso la etiqueta #CAPTURADO para saber que ya digitalicé ese apunte. De esta forma, dándole un vistazo rápido a mis apuntes me doy cuenta de cuales apuntes todavía necesitan ser digitalizados.

Ideas y notas en Notational Velocity + Dropbox

No puedo dejar mis notas en los cuadernos Moleskine ya que no son buscables, respaldables ni accesibles en cualquier lugar. Notational Velocity es una aplicación para Mac que sincroniza archivos de texto con Dropbox. Su capacidad de búsqueda también es muy útil si tienes muchas notas. Si quiero ver las notas en donde sea, lo hago usando WriteRoom para iPhone o iPad ya que también se sincroniza con Dropbox.

No hay nada como tener todas tus notas e ideas disponibles en donde estés y que cualquier aplicación que pueda leer archivos de texto las pueda abrir. ¡Incluso las puedo abrir en Notepad.exe!

Mi wiki personal con TiddlyWiki

TiddlyWiki es un wiki personal brillante, el cual consta de un archivo de HTML y un applet de Java. ¡No requiere un servidor! Yo guardo mi wiki en Dropbox para poder abrirlo donde quiera.

Como es sólo un archivo con HTML, CSS y Javascript, no hay tiempos de carga y no salta uno de entrada a entrada. Cuando le das click a un vínculo wiki, la nueva entrada aparece debajo de la entrada actual. Es una manera bella y elegante de mantener tu conocimiento a la mano.

Yo almaceno documentación técnica, snippets, guías, tips, ejemplos y demás en mi TiddlyWiki. En vez de agregar una página de StackOverflow a mis favoritos o buscar en Google cada vez, agrego una entrada en mi TiddlyWiki con esa información. En vez de tratar de recordar cómo resolver un problema, agrego una entrada.

Para hacerlo todavía más útil, uso Fluid.app, el cual te permite que tu TiddlyWiki sea accesible desde la barra de menú de tu Mac.

¿Cómo uso Things para Mac?

Things es una aplicación muy simple pero poderosa para productividad y listas de tareas pendientes. Fue diseñada basada en la metodología GTD pero puedes configurarla para usarla como tú gustes. El problema con esto es que si no la configuras de una forma adecuada, puede ser un desastre.

Áreas de Responsabilidad y Proyectos

Uso un Área de Responsabilidad de Things por cada proyecto: PostWarden es un Área de Responsabilidad. Cada tarea que requiere más de una acción para ser realizada en un Proyecto de Things. “Implementar Offline Drafts” fue un proyecto, “arreglar fugas de memoria” fue otro proyecto, etc.

Tareas individuales pueden ir dentro de Áreas de Responsabilidad o Proyectos. Los proyectos consisten de una lista de todas las tareas que deben de ser realizadas para terminar el proyecto. “Implementar Offline Drafts” consistió de 24 tareas como: “Habilitar auto-guardado de offline drafts en el compositor de posts” y “Deshabitar validación de datos requeridos al guardar offline drafts”.

Etiquetas, etiquetas y más etiquetas

Una de las cosas más importante que puedes utilizar en Things son etiquetas. Es muy importante que prepares un set estándar que usarás todo el tiempo. Si no haces esto, terminarás administrando tus etiquetas más que tus tareas.

Las divido en tres grupos: importancia, tiempo y tipo.

La Importancia también puede ser entendida como prioridad. Usar prioridades numéricas o “alto”, “mediano” y “bajo” puede ser muy confuso para mí. Por eso uso palabras como “debo”, “debería” y “podría” para diferenciar entre cosas que debo, debería o podría hacer. Me gusta usar palabras que implican acción.

Básicamente tareas que serán parte de la siguiente versión del programa va en “debo”, tareas que serán parte de una versión futura va en “debería”, y tareas que son más que nada ideas o cosas no muy importantes van en “podría”.

Lo más vital de esta etiqueta es que se revise con frecuencia porque los proyectos y tareas cambian de importancia constantemente.

Para saber las tareas que puedo realizar en determinado momento decidí usar los métodos de Pomodoro para hacer estimaciones. Un pomodoro es básicamente un intervalo de 30min de trabajo. Una tarea usualmente debe de tomar entre menos de un pomodoro hasta cuatro pomodoros. Si una tarea se tardara más en ser realizada, es mejor convertirla en proyecto y dividirla en tareas más pequeñas.

La etiqueta “tipo” la uso para darme una idea del tipo de trabajo requiere la tarea o proyecto. De esta manera puedo encontrar fácilmente todos los bugs o todos los cambios de la interfaz gráfica, etc. También añadí la etiqueta “feedback” para ayudarme a identificar tareas relacionadas con retroalimentación recibida de usuarios.

Hoy, Siguiente, Programado y Algún día

Things separa todos los proyectos y tareas en base a cuando deberían realizarse. Algo muy importante es agregar todo a “algún día” primero, si no haces esto, la lista siguiente crecerá tanto que se volverá demasiado abrumadora. Para mí, “algún día” es un día bonito, significa que la tarea debe ser realizada pero (por ahora) no importa cuando. La tarea está capturada y me puedo olvidar de ella.

También me puedo olvidar de una tarea si la programo para una fecha futura. Las tareas programadas son suficientemente importantes que quiero que Things me recuerde de ellas otro día. Como es de esperarse, esto también funciona bien para tareas con fecha límite.

En la lista “siguiente” pongo las tareas que voy a realizar en los siguientes días. En el caso de PostWarden, sólo las tareas que serán parte de la siguiente versión van aquí. También añado los proyectos que toman mucho tiempo y deben de ser empezadas de una vez aunque no son parte de las siguiente versión.

Al menos de que haya algo que realmente tengo que hacer hoy, rara vez uso la lista “hoy”. Usualmente voy trabajando en las tareas etiquetadas como “siguiente” de una en una hasta que termine.

Todo va junto al final

Una tarea es un ser orgánico: crece, se reproduce y muere. No puedes mantener una lista de tareas sin revisarla porque se volvería un caos. Debes de revisar las etiquetas y estados de cada tarea constantemente.

Algunas tareas que crees que “debes hacer” podrán convertirse en tareas que sólo “deberías hacer” o tareas que ya no tienen que ser hechas. Lo más probable es que sigas agregando más tareas a tus proyectos porque no pensaste en ciertas cosas de antemano. Cuando terminas con las tareas en “siguiente”, deberías de revisar las tareas de “algún día” para encontrar cuales pueden ser movidas a “siguiente”.

Cada vez que reviso mis tareas (usualmente una vez a la semana), reviso lista por lista limpiando cada una. Reviso la importancia de cada tarea asegurándome de haber creado tareas en base a mis apuntes, borro tareas obsoletas y me aseguro de no tener tareas duplicadas, también creo tareas para los proyectos que le faltan tareas.

Así es como Things funciona para mí, si pruebas este método, espero que te sirva también.

Conclusiones

Hay tantas maneras de organizarte y tantas personas que se dedican a inventar nuevas formas y nuevas herramientas, que puede ser abrumador. Al buscar herramientas es preferible que uses una que te permita exportar tus datos o al menos extraerlos fácilmente con un script.

No pierdas tu tiempo probando todo lo que encuentres. Es bueno experimentar pero usa que te funcione y hazle ajustes cuando sea necesario. Al final del día, lo que importa es que estés cómodo y seas libre para hacer el trabajo que quieres hacer, además de poderlo hacer bien.