Reinventando la Oficina

Definir lo que es una oficina en estos días no es tan fácil como solía ser: hace algunos años una oficina era simplemente “un cuarto donde trabaja un grupo de personas”, una evolución natural de lo que antes eran talleres o áreas de trabajo, con escritorios, salas de juntas y despachos privados. Con la llegada de la Cultura Digital, los conceptos sobre cómo trabajamos han impactado también nuestra percepción de lo que es una oficina, desde cómo está diseñada, quién está en ella, dónde se encuentra y la razón por la que siquiera necesitamos una.

La interacción social

En principio, la idea esencial de una oficina es centralizar los recursos humanos y técnicos de una empresa para aumentar su productividad en términos de tiempo de ejecución, por lo que si todos los recursos de un negocio se encuentran reunidos en el mismo lugar, el tiempo y esfuerzo necesario para que interactúen es menor y la sinergia es mayor. Adicionalmente, el desempeño de los empleados aumenta (en teoría) cuando sus supervisores trabajan con ellos en el mismo espacio.

Los empleados del negocio tienen un beneficio personal adicional: al poder tener un lugar separado de su casa para realizar sus labores, se cuenta con la oportunidad de separar su vida personal de su trabajo y tener (de nuevo, en teoría) un mejor balance entre vida-trabajo, pudiendo asignar horarios para su trabajo y para descansar.

Un beneficio importante para la empresa basada en la oficina es que el espacio crea una mayor integración entre las personas que trabajan en ella, permitiéndoles sentirse identificados con la cultura de la empresa —es decir, los principios sobre los cuales fue creada y opera el negocio—, creando entre ellos, sus compañeros de oficina y la misma empresa un fuerte vínculo emocional que con el tiempo convierte a los empleados en una pequeña tribu con ideas, pensamientos y objetivos alineados en el beneficio del negocio.

Nuevos roles, nuevas reglas

La estructura que provee la oficina funciona para empresas pequeñas o locales, pero cuando la empresa empieza a crecer más de cierto límite (más allá del primer ciento de empleados) los beneficios empiezan a desaparecer: en una estructura grande la administración debe invertir más tiempo y esfuerzo para mantener cohesionado al equipo y evitar que se empiece a dividir en pequeñas tribus que compiten por recursos y reconocimiento.  El mismo problema con el concepto de oficina aparece cuando la empresa comienza a crecer geográficamente y es necesario diluir la fuerza de trabajo en un territorio, empiezan a surgir pequeños clanes dentro de la empresa con ideas encontradas, que luchan entre sí por recursos.

La fracturación del equipo de una oficina también puede ocurrir debido a nuevos roles que obligan a los empleados a pasar gran parte de su tiempo lejos del espacio de trabajo ya sea fuera de la oficina o aislados en cubículos personales, generalmente personal ejecutivo, de ventas o soporte en sitio, lo que torna poco rentable la inversión de un lugar de trabajo físico en la oficina, que al eliminarlo excluye a este personal de las dinámicas sociales-laborales, para detrimento de la empresa.
Algo similar ocurre —en ambos sentidos— con proveedores externos del negocio. Si trabajan suficiente tiempo con el equipo de una oficina se volverán parte, al menos en ideología, de la tribu social de la empresa. Por el otro lado, al estar fuera del entorno físico siempre serán considerados como “externos” y por lo tanto, más que parte del equipo de la oficina serán considerados “turistas” de la misma y nunca serán asimilados.

Las nuevas dinámicas económicas y sociales afectan de manera considerable los beneficios que trae la oficina a una empresa y aumentan el costo para mantener a los equipos cohesionados y trabajando juntos, además de que afectan y dividen la cultura de la empresa.

La oficina en la nube

Una oficina es tanto un fenómeno de diseño y arquitectura como un fenómeno social. Para las empresas que se dedican al software y la información, la oficina es cada vez menos un asunto de un espacio físico y más un espacio donde las ideas puedan crearse, fluir y compartirse. Las herramientas digitales, desde email, chats, sistemas de videoconferencia, redes sociales, dispositivos móviles y plataformas de colaboración permiten a los empleados de estas empresas la capacidad de trabajar desde cualquier lugar y en cualquier momento sin necesidad de estar atados a un espacio físico, pero con la ventaja de que la interacción es constante para los asuntos importantes.

Si bien el espacio físico todavía da un valor importante a la creación y desarrollo de una cultura propia dentro de una empresa por medio de la interacción directa y casual, la creación de espacios colaborativos virtuales (es decir, una “oficina en la nube”) permite a la empresa ampliar el rango de alcance que actualmente está limitado por la geografía para incluir a colaboradores en cualquier parte sin necesidad de recurrir a gastos de traslado o de crear nuevas oficinas.

También las personas que son empleados de empresas proveedoras pueden integrarse a las dinámicas de una oficina digital e integrarse directamente a las conversaciones y dinámicas sin necesidad de estar físicamente colocados en una oficina física, reduciendo por un lado los riesgos de filtraciones de información y permitiéndole al proveedor seguir en la dinámica de su propia oficina. Esta dinámica también puede aplicarse con algunos clientes a los que al integrarlos en el proceso de desarrollo se hacen más transparentes los procesos. Esto puede servir para aumentar la relación de confianza y estrechar más los lazos hacia una relación duradera, en lugar de la dinámica de “caja negra” en la que el cliente no se entera de cómo operan sus proveedores. Un efecto adicional es que se pueden reducir de manera drástica la cantidad de reuniones, juntas y llamadas para revisión de un proyecto porque los estatus siempre están disponibles, aumentando la productividad en todos los aspectos de un negocio.

Es necesario reinventar la oficina como concepto, como práctica de negocios y de trabajo, no únicamente porque la idea que hemos heredado de lo que debe ser una oficina ya no funciona en el contexto de la cultura digital en la que vivimos, sino también porque los modelos abiertos ayudarán a los empresarios a reclutar talento y a crear una cultura auténtica en las empresas que ayude a retenerlo.