Un acercamiento al pensamiento en sistemas

El pensamiento en sistemas es considerado como la base para el pensamiento Lean y Agil. A continuación un breve acercamiento a este interesante tema.

¿Qué es el pensamiento en sistemas y por qué es importante considerarlo?

El pensamiento natural de los individuos se revela durante su infancia con la pregunta ¿Por qué? Es, según se puede ver, la forma en que naturalmente nos preguntamos acerca del mundo que nos rodea. Es la filosofía natural del ser humano. ¿Por qué funcionan las cosas de la forma en qué lo hacen? Entender esto permite interactuar de una manera más efectiva con todo lo que nos rodea: complejos sistemas relacionados entre si y compuestos por elementos que a su vez forman otros sistemas.

Gracias al pensamiento en sistemas podemos regresar a las preguntas esenciales: ¿Por qué?, ¿Qué nos llevará a un mejor entendimiento? El “cómo”, aprendido, será el apoyo y no al revés. [1]

Consideremos que un sistema es un grupo de elementos interconectados o interrelacionados que forman un todo unificado y complejo. Los elementos que forman el sistema pueden ser tangibles, tal como las piezas que forman el motor de un auto o intangibles como los estados de la mente de un individuo.

Un ejemplo de esto es un equipo de investigación y desarrollo en una empresa de software. El sistema lo forman los miembros del equipo, los instrumentos de investigación y los procesos que siguen para crear nuevos productos. Este  equipo/sistema, se interrelaciona con otros equipos/sistemas dentro de la misma empresa, tales como el equipo de finanzas, de compras, etc.,  para formar un sistema mayor que es la empresa la cual, a su vez, forma parte de la rama tecnológica de un sistema económico de una región. Todos en algún momento y de alguna manera formamos parte de distintos sistemas que están interconectados entre si.

Un sistema, para ser nombrado como tal, debe tener ciertas características, tales como:
a) Todas las partes del sistema deben estar presentes para que el sistema pueda llevar a cabo su propósito.
b) Todas las partes del sistema deben estar acomodadas de cierta forma para lograr el propósito.
c) Un sistema tiene un propósito específico dentro de sistemas más grandes.
d) Los sistemas tienden a mantener su estabilidad a través de fluctuaciones y ajustes.

Por ejemplo, tómese el caso de una caja de bombones. Al retirar uno o meter otro no pasará nada. En cambio si se tiene un jardín y se retira un grupo de plantas para cambiarlas por otras, eso afectará el sistema que forma el jardín.

¿Por qué es importante considerar los sistemas?

Si se quisiera entender el por qué del comportamiento de alguno de los elementos, no se podría lograr tal objetivo simplemente aislando dicho elemento y dividiéndolo en partes para ver cómo funciona, es decir, analizarlo, para ello sería necesario recurrir a otro acercamiento, el pensamiento en sistemas, el cual nos explicaría el por qué de dicho comportamiento, es decir,  busca entender la forma en que se relaciona el objeto de estudio con los demás elementos que constituyen el sistema.

Entonces, ¿qué es el pensamiento en sistemas?

El pensamiento en sistemas es un proceso de pensamiento que permite entender el todo. Ver el gran panorama, en lugar de perderse en cada arbusto. Tal entendimiento permite establecer relaciones de comportamiento, de conexión, de dependencia entre los elementos que lo constituyen de tal forma que permitiría explicar problemas complejos que contienen varias dependencias y diversos actores. Es importante considerar que “el sistema no es sólo la suma de las partes, es el producto de sus interacciones”. [2]

El pensamiento en sistemas tiene su origen en el campo de la dinámica de sistemas fundado en 1956 por el doctor Jay Forrester.

A continuación, un comparativo de los pasos que sigue el pensamiento analítico y los del pensamiento en sistemas. [1]

Pensamiento analítico
1)    Descomponer: identificar las partes que el objeto contiene.
2)    Identificar las propiedades y comportamientos de cada una de esas partes
3)    Ir agregando el conocimiento adquirido de cada parte para obtener el conocimiento del todo.

La pregunta, en el pensamiento analítico es “¿Cómo?” y el resultado es “Conocimiento”. Con su uso se obtienen: procesos rígidos, organización piramidal, manejo top-down, optimización localizada.

Pensamiento en sistemas
1)    Identificar el contenedor
2)    Identificar sus propiedades y comportamientos
3)    Desagregar el entendimiento del contenedor para identificar la regla o comportamiento funcional de cada una de sus partes.

La pregunta en este tipo de pensamiento es “¿Por qué?” y el resultado es “Entendimiento”,  lo cual permite encontrar la raíz del problema. De hecho, el pensamiento en sistemas es la forma natural de pensar del ser humano, no la forma analítica.

El pensamiento en sistemas permite ver a las organizaciones como un sistema interactuando y desarrollándose a través del tiempo y pueden crearse modelos para predecir su comportamiento, lo que se conoce como dinámica de sistemas. Hay ocasiones en que las empresas aplican políticas focalizadas a una parte de la empresa; si estas políticas se simulan en el modelo se pueden observar resultados inesperados de dicha aplicación.

Existen tres patrones importantes a considerar en el Pensamiento en Sistemas: [2]

• Limites de crecimiento.
• Desplazamiento de la carga
• Suboptimización

Límites de crecimiento. Cuando se logran los resultados deseados en un proceso, existe un efecto secundario que tiende a balancear el resultado obtenido de tal forma que si se empuja más este proceso para producir mayores beneficios, el efecto secundario mencionado se amplificará. Considere el caso de una máquina de producción. Existe un punto en el que el nivel de producción es el adecuado, pero si se sigue produciendo incesantemente, puede provocar que se desequilibre completamente el sistema.

Desplazamiento de la carga. Considerar que los síntomas son la causa raíz de un problema puede provocar que se atiendan los síntomas, éstos desaparezcan y el problema empeore. Tal es el caso de creer que el aumento de errores en un módulo de un sistema está directamente relacionado con la ineficiencia actual de un equipo de trabajo y para resolver el problema sea necesario presionar más a la gente. Pudiera ser esa la razón, pero es necesario indagar adecuadamente para descubrir la verdadera raíz del problema.

Suboptimización. Optimizar cada parte de un proceso no implica necesariamente la optimización del todo. Si mi estrategia para entender un proceso es entender cada una de las partes que lo forman olvidándome de unirlas para crear un todo coherente, es muy posible que mis oportunidades de entender el proceso completo sean pocas.

Conclusión

El entendimiento claro de la diferencia entre pensamiento analítico y pensamiento en sistemas es crucial. Percibir a la organización como un sistema implica, por ejemplo, ver la diferencia entre la cooperación y la competitividad interna, donde la primera es más efectiva para llevar a la empresa a mejores niveles de desempeño. Igualmente entender que es posible mejorar el desempeño de cada parte del sistema y destruirlo al mismo tiempo. [5]  Ciertamente el pensamiento en sistemas es el que nos permite entender esto.

Y para finalizar, recordemos las palabras del doctor Ackoff:  “El objetivo final de un sistema social es el desarrollo, no el crecimiento. Nuestra sociedad no entiende la diferencia entre ellos. Es posible desarrollarse sin crecer y se puede crecer sin desarrollarse.” [5]

Referencias

[1] Curso Gestión Lean Agil de Proyectos. Masa K Maeda. 27-28 marzo 2012. México, DF.
[2] Poppendieck, Mary y Poppendieck, Tom, Lean Software Development: an Agile Toolkit, Addison Wesley, 2003.
[3]http://en.wikipedia.org/wiki/Systems_thinking
[4]http://waupaca.uwex.edu/files/2011/01/Systems-Thinking-2010.pdf
[5] The Deming Library, Vol. 21, A Theory of System For Educators and Managers. CC-M Productions,1993.